Payroll and Benefits Specialist I Spécialiste de la Paie et des Avantages Sociaux

Payroll Benefits Specialist/Spécialiste de la Paie et des Avantages Sociaux

We are Analytichem

At Analytichem we are looking for inquisitive individuals to help us build a global organization that enables our customers’ science. Our products help customers make better measurements in analytical chemistry and microbiology. We create the highest quality reference materials for inorganic and organic analysis, culture media, laboratory consumables, and sample preparation equipment that supports the measurements that matter to everyday life.

Our customers enhance the global infrastructure by producing the critical materials needed to manufacture everything from electronics to roads. They safeguardthe environment, food, and water by testing for contaminants from heavy metals to bacteria. They are also forwardlooking, doing the R&D work needed to create the products that will support the needs of Industry 4.0 and the green economy.

We take pride in producing the best products that enable our customers to do the critical science that makes a difference in society. We are a global community with production sites across three continents and are building a diverse and inclusive workforce.

The Role:

As a Human Resources Specialist Payroll and Benefits, you will be the primary point of contact for payroll and benefits-related matters in Canada and will contribute to the smooth running of these critical business processes for our three group companies, which total approximately 100 employees. In this role, you will also provide operational and project support to Canadian employees and Human Resources, and assist Global Human Resources on various payroll and benefits-related matters.

What you'll do:

• As the primary contact for payroll and benefits in Canada, you'll respond to inquiries from managers and employees regarding payroll concerns, plan provisions, benefits enrollment, insurance requests, deductions, status changes, and other general questions.
• You will enter, maintain, and/or process employee information, including hirings and terminations, position changes, employee hourly rates or wages, commissions, bonuses, or other compensation, holidays, garnishments, deductions, and withholdings, as well as changes of address or other information, into payroll systems accurately and in a timely manner.
• You will determine benefits eligibility and process enrollments, changes, and terminations, while providing required documentation through payroll and insurance providers to ensure proper recordkeeping and deductions. You will maintain employee benefits filing systems and ensure benefit changes are properly entered into the payroll system for payroll deductions.
• You will process biweekly payroll according to the company's payroll calendar, ensuring proper processing of tax deductions, benefits, garnishments, and other deductions. You will issue, or reissue, replacement checks or direct deposits, and/or perform off-cycle payrolls due to payroll errors, lost checks, or employee terminations.
• You will review and respond to unemployment insurance claims with appropriate documentation. You will verify the accuracy of monthly unemployment insurance statements.
• You will administer various employee benefit programs (i.e., group health, flexible spending accounts, dental and vision, RSP). You will facilitate the accurate and timely delivery of employer contributions and employee payroll deductions to providers, plan administrators, or other appropriate service providers, and reconcile monthly benefit statements for payment.
• You will process and administer all leave requests and disability-related paperwork: medical, disability. You will calculate missed benefit deductions for employees on leave and develop reimbursement plans upon the employee's return.
• You will support the annual benefits renewal process by providing employee census and other demographic data needed to obtain accurate quotes from benefits providers. You will propose creative solutions and recommendations for plan changes to better support our employee population.
• You will coordinate the annual open enrollment process, distribute all benefits enrollment materials, and conduct meetings designed to help employees obtain information and understand company benefits and other related incentive programs. You will conduct benefits orientation sessions for new employees.
• You will ensure the distribution of required notices to employees. You will advise and inform employees of changes and developments related to benefits, including eligibility, coverage, and provisions.
• You will complete records, reports, and other documents as needed to ensure compliance with federal and local payroll, wage and hour, and benefits laws and best practices.
• You will conduct internal audits of payroll and benefits systems. You will facilitate external audits by providing records and documentation to auditors.
• You will work with the HR team to provide HR reports and personnel statistics.
• You will support future HR harmonization projects on a global platform.
• Other duties as assigned.

Your Key Skills:

• Qualifications: High school diploma or equivalent. A bachelor's degree in accounting, human resources, or business administration is preferred. Professional certification (e.g., PHR, SHRM-CP, CEBS, or CPP) is strongly recommended.
• Professional Experience: 3 to 5 years of practical experience in payroll and benefits administration. Canadian (Quebec) payroll experience is required. US payroll experience is an asset.
• Communication Skills: Fluency in English and French (oral and written) required. Ability to explain the complex "legal" aspects of benefits and payroll to employees in an understandable manner.
• Software Knowledge: Comfortable with the daily use of MS Office tools (Outlook, Word, PowerPoint). Advanced Excel skills (VLookup) strongly preferred. Experience with multiple automated payroll platforms and systems and HR system implementation is highly recommended.
• Your qualities: Accurate, autonomous, committed, flexible and open-minded. Strong problem-solving skills. Team player with a practical mentality.

Spécialiste de la Paie et des Avantages Sociaux

AnalytiChem est une entreprise mondiale fondée en 2021 qui assiste les laboratoires d'essai analytique dans les marchés industriels, environnementaux et des matériaux à collecter des données exploitables pour optimiser leur activité. Notre mission est de permettre la science de nos clients en fournissant une gamme de produits intégrés et orientés vers des solutions qui les aident à collecter leurs meilleures données.

Nous connaissons une croissance rapide, tant organiquement que par acquisition, avec huit entreprises dans le monde entier et ce nombre continue d'augmenter.

Nos marques incluent SCP Science, Chem Service, Bernd Kraft, OREAS, Chem-Lab, Northeast Laboratories et BioTRADING, et nous soutenons des clients dans une large gamme d'industries, allant de l'industrie à la santé animale en passant par l'environnement.

Notre équipe s'agrandit, et nous recherchons un Spécialiste des Ressources Humaines - Paie et Avantages Sociaux. Le poste est basé sur site à Baie-D'Urfé, Québec.

Si vous recherchez un environnement de travail dynamique dans une organisation à croissance rapide où vous pouvez faire une différence, AnalytiChem pourrait être le défi que vous recherchez.

Le Rôle :

En tant que Spécialiste Paie et Avantages Sociaux, vous serez le principal point de contact pour les questions relatives à la paie et aux avantages sociaux au Canada et contribuerez au bon fonctionnement de ces processus commerciaux essentiels pour nos trois sociétés du groupe, totalisant environ cent employés. Dans ce rôle, vous fournirez également un soutien opérationnel et de projet aux employés canadiens et aux ressources humaines, et soutiendrez les ressources humaines mondiales sur divers sujets liés à la paie et aux avantages sociaux.

Ce que vous ferez :

• En tant que contact principal pour la paie et les avantages au Canada, vous répondrez aux demandes des gestionnaires et des employés concernant les préoccupations liées aux chèques de paie, aux dispositions des régimes, aux inscriptions aux avantages, aux demandes d'assurance, aux déductions, aux changements de statut et à d'autres questions générales.
• Vous saisirez, maintiendrez et/ou traiterez les informations des employés, y compris les embauches et les licenciements, les changements de poste, les taux horaires ou les salaires des employés, les commissions, les primes ou autres compensations, les jours fériés, les saisies, les déductions et retenues, ainsi que les changements d'adresse ou d'autres informations, dans les systèmes de paie de manière précise et dans les délais impartis.
• Vous déterminerez l'admissibilité aux avantages et traiterez les inscriptions, les changements et les résiliations, tout en fournissant la documentation requise par le biais des fournisseurs de paie et d'assurance pour garantir un bon archivage et des déductions appropriées. Vous maintiendrez les systèmes de classement des avantages des employés et veillerez à ce que les changements d'avantages soient correctement saisis dans le système de paie pour les déductions salariales.
• Vous traiterez la paie bihebdomadaire selon le calendrier de paie de l'entreprise, en veillant à un traitement correct des déductions fiscales, des avantages, des saisies et d'autres déductions. Vous émettrez, ou réémettrez, des chèques de remplacement ou des dépôts directs, et/ou effectuerez des paies hors cycle en raison d'erreurs de paie, de chèques perdus ou de licenciements d'employés.
• Vous examinerez et répondrez aux demandes d'assurance-chômage avec la documentation appropriée. Vous vérifierez l'exactitude des états mensuels d'assurance-chômage.
• Vous administrerez divers programmes d'avantages pour les employés (c'est-à-dire, santé collective, comptes de dépenses flexibles, soins dentaires et visuels, RSP). Vous faciliterez la livraison précise et rapide des contributions de l'employeur et des déductions salariales des employés aux prestataires, aux administrateurs de régime ou à d'autres prestataires de services appropriés, et vous réconcilierez les états mensuels des avantages pour le paiement.
• Vous traiterez et administrerez toutes les demandes de congé et la paperasse liée à l'invalidité : médicale, invalidité. Vous calculerez les déductions d'avantages manquées pour les employés en congé et élaborerez des plans de remboursement lors du retour de l'employé.
• Vous soutiendrez le processus annuel de renouvellement des avantages en fournissant un recensement des employés et d'autres données démographiques nécessaires pour obtenir des devis précis auprès des fournisseurs d'avantages. Vous proposerez des solutions créatives et des recommandations pour les changements de régime afin de mieux soutenir notre population d'employés.
• Vous coordonnerez le processus annuel d'inscription ouverte, distribuerez tous les documents d'inscription aux avantages, et organiserez des réunions conçues pour aider les employés à obtenir des informations et à comprendre les avantages offerts par l'entreprise et d'autres programmes d'incitation connexes. Vous animerez des séances d'orientation sur les avantages pour les nouveaux employés.
• Vous veillerez à la distribution des avis requis aux employés. Vous conseillerez et informerez les employés des changements et des développements liés aux avantages, y compris l'admissibilité, la couverture et les dispositions.
• Vous complèterez les dossiers, les rapports et d'autres documents selon les besoins pour garantir la conformité avec les lois fédérales et locales sur la paie, les salaires et les heures, ainsi que sur les avantages, et les meilleures pratiques.
• Vous effectuerez des audits internes des systèmes de paie et des avantages. Vous faciliterez les audits externes en fournissant des dossiers et de la documentation aux auditeurs.
• Vous travaillerez avec l'équipe RH pour fournir des rapports RH et des statistiques sur le personnel.
• Vous soutiendrez les projets futurs d'harmonisation des RH sur une plateforme mondiale.
• Autres tâches assignées.

Vos compétences principales:

• Qualifications : Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent. Un baccalauréat en comptabilité, ressources humaines ou administration des affaires est préféré. Une certification professionnelle (par exemple, PHR, SHRM-CP, CEBS ou CPP) est fortement recommandée.
• Expérience professionnelle : 3 à 5 ans d'expérience pratique en administration de la paie et des avantages. Une expérience en paie canadienne (Québec) est requise. Une expérience en paie des États-Unis est un atout.
• Compétences en communication : Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) requise. Capacité à expliquer le "juridique" complexe des avantages et de la paie aux employés de manière compréhensible.
• Connaissances en logiciels : À l'aise avec l'utilisation quotidienne des outils MS Office (Outlook, Word, PowerPoint). Connaissances avancées en Excel (V-Lookup) fortement préférées. Expérience avec plusieurs plateformes et systèmes de paie automatisés et d'implémentation de systèmes RH est fortement recommandée.
• Vos qualités: Précis, autonome, engagé, flexible et ouvert d'esprit. Fortes compétences en résolution de problèmes. Esprit d'équipe avec une mentalité pratique.

Job Type: Full-time

Pay: Up to $85,000.00 per year

Benefits:

• Disability insurance
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Tuition reimbursement

Ability to commute/relocate:

• Baie-d'urfe, QC H9X 4B6: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

• Bachelor's Degree (required)

Experience:

• Payroll: 2 years (required)
• Benefits administration: 2 years (required)

Language:

• English (required)
• French (required)

Work Location: In person