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Assistant, Results Management
Group: Legal Affairs
Reports to: Director, Legal Affairs and Associate Director, Results Management
Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada
Posting deadline: 14 September 2025
WHO WE ARE
The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.
POSITION OVERVIEW
The Assistant, Results Management works closely with the other Assistant, Results Management, and the Coordinator, Results Management.
The Assistant provides support, where required to the General Counsel, the Associate Director, Results Management, and the Results Management Unit on any administrative or results management-related matter.
Where required, the Assistant also provides administrative support to the Director, Legal Affairs.
MAIN CHALLENGES
- Ability to independently organize and prioritize work, and to liaise with internal and external stakeholders as needed;
- Manage of volume of diverse and complex tasks within a short timeframe.
KEY RESPONSIBILITIES
- Provides administrative support to the General Counsel as required;
- Supports the Results Management Unit in implementing the Results Management database (RMC), in particular by entering data on this platform, controlling the quality of these data and compiling statistics upon request;
- Assists the other Assistant – Results Management, Coordinator – Results Management, and Results Management Unit with various administrative tasks (proofreading, editing and formatting of documents, letters and reports, creating PowerPoint presentations, Excel spreadsheets or other material);
- Manages departmental Inbox, flags/forwards queries to relevant team member(s);
- Files correspondence, manage and organize records and files;
- Ensures Data Entry and upload documents to the Results Management database;
- Performs data searches, verifies data through source documents and prepares relevant reports as needed;
- Coordinates travel arrangements with WADA Travel desk;
- Contributes to other initiatives, as required.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
- Legal Assistant Diploma, Certification or equivalent;
- A minimum of three (3) years’ experience in relevant role required;
- Proficiency in Microsoft Office Suite, advanced skills in PowerPoint, Excel and Word required;
- Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset;
- High level of discretion and confidentiality;
- Very precise and detail-oriented with strong organization and interpersonal skills;
- Ability to work with minimal supervision and work under tight deadline;
- Periodic work in the evening or on weekends;
- Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
- Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.
WHAT WE OFFER
- Competitive Benefits Package.
Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.
Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.
About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.
The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.
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Assistant, Gestion des résultats
Groupe: Affaires juridiques
Supérieur: Directeur, Affaires juridiques et le Directeur associé, Gestion des résultats
Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada
Date limite de candidature: 14 septembre 2025
QUI SOMMES-NOUS
L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.
APERÇU DU POSTE
L'assistant, gestion des résultats travaille en étroite collaboration avec l'autre assistant, gestion des résultats et le coordonnateur, gestion des résultats.
L’assistant apporte un soutien, si nécessaire, au conseiller juridique général, au directeur associé, gestion des résultats, et à l’unité de gestion des résultats pour toute question administrative ou liée à la gestion des résultats.
Le cas échéant, l'assistant fournit également un soutien administratif au directeur, affaires juridiques.
LES RESPONSABILITÉS CLÉS
- Fournit un soutien administratif au conseiller juridique général, au besoin;
- Soutient l'unité de gestion des résultats dans la mise en œuvre de la base de données de gestion des résultats (RMC), notamment en saisissant les données sur cette plateforme, en contrôlant la qualité de ces données et en établissant des statistiques sur demande;
- Assiste l'autre assistant – Gestion des résultats , le coordinateur – Gestion des résultats et l'unité Gestion des résultats dans diverses tâches administratives (relecture, révision et mise en forme de documents, lettres et rapports, création de présentations PowerPoint, de tableaux Excel ou d'autres supports);
- Gère la boîte de courriels du département, signale/transmet les demandes aux membres concernés de l'équipe;
- Classement de la correspondance, gestion et organisation des dossiers et des fichiers;
- Assure la saisie des données et le téléchargement des documents dans la base de données de gestion des résultats;
- Effectue des recherches de données, vérifie les données à l'aide des documents sources et prépare les rapports pertinents selon les besoins;
- Coordonne les préparatifs de voyage avec l’équipe des voyages de l'AMA;
- Contribue à d'autres initiatives, au besoin.
LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES
- Diplôme d'assistant juridique, certification ou équivalent;
- Au moins trois (3) ans d’expérience dans un rôle pertinent requis;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, compétences avancées en PowerPoint, Excel et Word requises;
- Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; des langues supplémentaires seraient un atout;
- Haut niveau de discrétion et de confidentialité;
- Très précis et soucieux du détail, doté d'un sens aigu de l'organisation et d'excellentes compétences interpersonnelles;
- Capacité à travailler avec un minimum de surveillance et à respecter des délais serrés;
- Travail périodique prévu le soir et/ou la fin de semaine;
- Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
- Aligné sur les valeurs fondamentales de l’AMA : intégrité, ouverture et excellence.
CE QUE NOUS OFFRONS
- Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.
Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.
À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l’Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.
Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.