Patient Care Coordinator

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Complete Respiratory Care is part of Canada’s largest independently owned obstructive sleep apnea treatment group not privately owned, that delivers a patient-centric health care experience through our clinic operations across Ontario and Quebec. We have patients, not customers; clinics, not stores; and an unwavering commitment to improve the lives of everyone who allows us the privilege of participating in their health care. Built on a model of continuing care, we believe that if we do right by a patient we will create a lifetime relationship. If you aspire to change the lives of those we serve, then we may have a wonderful opportunity for you.

We are currently seeking a Bilingual Patient Care Coordinator to join our team at our Princeville, QC location.

Working closely with clinicians and colleagues, this role is accountable for the administrative duties involved in the day-to-day operations of the clinic and includes responsibility for patient flow from 1st point of contact with the clinic including everything from greeting patients, arranging, and conducting sleep studies to working with insurance providers to ensure timely processing of claims.

Key Accountabilities:

• General office administrative duties including managing appointments for patients and clinicians, processing doctor referrals, maintaining clinic inventory, etc.
• Guiding patient through initial sleep study trial including preparing trial equipment, educating patients on proper use of equipment, submitting reports to physician’s office, and following up with physicians.
• Overseeing patient account including initial set up, facilitating insurance claims, following up on warranty issues and processing accounts receivables.
• Perform data entry tasks.
• Answer patient calls, emails, and questions, including insurance submissions.
• Confidentially manage patient accounts.
• Schedule patient visits and answer pre-visit questions, including billing questions.
• Discuss cost of service, insurance coverage, and payment options with the patient.
• Work as a team player to ensure each patient receives the best service possible.
• Maintain exam rooms for necessary supplies and materials. Ensure cleanliness.
• Schedule patient appointments and procedures according to established protocol.
• Greet patients and screen them for appropriate information.
• Inventory management (placing and receiving orders from vendors.
• Maintain/review patient records, charts, and other pertinent information.
• Respond to/refer incoming patient phone calls.
• Perform other related duties as assigned.
• Evening and weekend hours maybe required

Qualifications:

• Bilingualism in French is required
• Secondary language is an asset
• Post-secondary education preferred
• Minimum one year of relevant experience (Medical office diploma or experience preferred)
• Retail or customer service experience is an asset
• Exceptional client service skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Excellent organizational skills with attention to detail
• Proficiency in MS Word, Excel and Outlook
• Ability to work as part of a team under minimal supervision

Dedicated to representing the communities in which we live and work, we embrace diversity throughout our organization and encourage members of equity groups to self identify during the application process. We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

Complete Respiratory Care fait partie du plus grand fournisseur indépendant de traitement de l'apnée obstructive du sommeil au Canada. Notre groupe, qui n’est pas une propriété privée, offre une expérience de soins de santé centrée sur le patient grâce à nos cliniques partout au Canada. Nous avons des patients, pas des clients ; des cliniques, pas des magasins. Nous sommes engagés à améliorer la vie de tous ceux qui nous accordent le privilège de participer à leurs soins de santé. Construit sur un modèle de soins continus, nous croyons que si nous honorons nos patients, nous créerons des relations à vie. Alors si vous aspirez à changer la vie de ceux que nous servons, nous avons une merveilleuse opportunité pour vous.

Nous recherchons actuellement un coordonnateur des soins aux patients à temps plein pour se joindre à notre équipe à Princeville, QC.

En collaboration étroite avec les cliniciens et ses collègues, le coordonnateur est chargé de la gestion des tâches administratives liées aux opérations quotidiennes de la clinique. Ses responsabilités comprennent la prise en charge des patients, du premier contact avec la clinique en passant par l’accueil des patients, l’élaboration et la mise en œuvre d’études sur le sommeil jusqu’à la collaboration avec les assureurs pour faciliter le traitement rapide des réclamations.

Principales responsabilités

• Tâches administratives générales comprenant la gestion des rendez-vous pour les patients et les cliniciens, le traitement des recommandations des médecins, l’approvisionnement de la clinique, etc.
• Guide les patients dans le processus de test du sommeil initial, notamment en préparant l’équipement pour le test, en informant le patient sur la bonne utilisation de l’équipement, en envoyant les rapports au bureau du médecin et en effectuant le suivi auprès de celui-ci
• S’occupe du compte des patients, notamment de la configuration initiale, du traitement des réclamations d’assurance, du suivi des garanties en cas de problème et du traitement des comptes débiteurs
• Effectue de la saisie de données
• Répond aux appels, aux courriels et aux questions des patients, y compris pour les réclamations d’assurance
• Préserve la confidentialité des dossiers des patients
• Programme les visites des patients et répond aux questions préliminaires, notamment en ce qui concerne la facturation
• Discute du coût des services, de la couverture d’assurance et des options de paiement avec le patient
• Fait preuve d’un bon esprit d’équipe pour s’assurer que chaque patient reçoive le meilleur service possible
• S’assure que les salles d’examen disposent des équipements et accessoires requis Maintient la propreté des lieux
• Fixe les rendez-vous et les procédures pour les patients, en fonction du protocole établi
• Accueille les patients et détermine l’information pertinente dont ils ont besoin
• Gère les stocks (passe des commandes auprès des fournisseurs et les reçoit)
• Effectue la tenue et l’examen des dossiers patients, des graphiques et des autres informations pertinentes
• Répond aux appels des patients et les redirige vers le bon interlocuteur
• Effectue d’autres tâches connexes, au besoin

Qualifications

• Études postsecondaires en administration ou expérience d’au moins 1 an à un poste similaiolides compétences en service à la clientèle
• Solides compétences en service à la clientèle
• Apprend rapidement et peut travailler sur plusieurs projets en même temps en gardant un bon sens des priorités et peut travailler sous pression, seul ou en groupe
• Fortes aptitudes interpersonnelles et organisationnelles, avec d’excellentes capacités de communication orale et écrite
• Grande minutie
• Aptitudes exceptionnelles en informatique et en saisie de données
• La maîtrise de plusieurs langues est un atout

Dédiés à représenter les communautés dans lesquelles nous vivons et travaillons, nous accueillons la diversité dans toute notre organisation et encourageons les membres des groupes d’équité à s’identifier lors du processus de demande. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt ; cependant, seuls ceux sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Job Type: Full-time

Benefits:

• Company pension
• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care

Schedule:

• 8 hour shift
• Monday to Friday

Application question(s):

• What are your salary expectations for this position?
• How did you hear about this position?

Experience:

• customer service: 2 years (required)

Language:

• French (required)

Work Location: In person