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COORDONNATEUR* ADMINISTRATIF ET DES COMMUNICATIONS
Le Partenariat de l’est de la Montérégie pour la communauté d’expression anglaise (MEPEC) est un organisme à but non lucratif dont la mission est de servir les intérêts de la communauté d’expression anglaise de la Montérégie-Est. Au MEPEC, nous nous engageons à faire une différence dans la vie de ceux qui nous entourent, qu'il s'agisse de nos employés, de nos membres ou de la communauté dans son ensemble. Nous croyons que notre communauté diversifiée d'expression anglaise contribue à la région de la Montérégie-Est en tant que membres actifs, dynamiques, engagés et prospères. C'est pourquoi nous nous efforçons chaque jour de créer un environnement inclusif, favorable, collaboratif, éducatif et amical.
Le MEPEC recrute actuellement un Coordonnateur administratif et des communications qui est chargé de fournir un soutien organisationnel et administratif à l'équipe de gestion et aux coordinateurs, mais aussi de développer du contenu et du matériel promotionnel afin d'améliorer la visibilité, les services et les activités du MEPEC. Le coordinateur administratif et de la communication assure le bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau, en accueillant les membres et les visiteurs, en gérant les activités de réception et en assurant une communication interne et externe appropriée.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Tâches administratives (+/- 15 heures par semaine)
- Accueillir les membres et les visiteurs en personne et répondre aux appels téléphoniques, déterminer le but de leur visite et les rediriger vers la personne ou la ressource externe appropriée.
- Gérer les boîtes aux lettres électroniques partagées du MEPEC (Info et Bibliothèque), en répondant, en redirigeant les messages et les courriels, et en triant et distribuant le courrier.
- Maintenir l'inventaire et acheter le matériel et les fournitures de bureau et de projet.
- Effectuer diverses tâches financières telles que le paiement des factures, la préparation des chèques, le traitement des notes de frais, la gestion de la petite caisse, les dépôts bancaires et la préparation des documents comptables mensuels.
- Veiller au bon déroulement des activités dans l'espace communautaire en collaborant étroitement avec les autres coordonnateurs, les bénévoles et les sous-traitants :
- Saisir les données relatives aux activités et aux participants dans la base de données opérationnelle à des fins de « reporting » ;
- Aider les autres coordonnateurs, les bénévoles et les sous-traitants pendant les activités, lorsque nécessaire ;
- Aider les bénévoles et les sous-traitants dans les tâches administratives liées à leurs responsabilités.
Tâches en communications (+/- 20 heures par semaine)
- Gérer une présence en ligne les comptes de médias sociaux pour promouvoir les services et les activités du MEPEC :
- Produire des contenus numériques innovants, engageants et uniques ;
- Gérer le calendrier de contenu et les demandes ;
- Suivre les données de performance.
- Appliquer la stratégie de marketing et de communication :
- Produire l’infolettre mensuelle ;
- Préparer et envoyer des courriels de masse aux membres ;
- Superviser l'application des directives de la stratégie par les autres membres de l'équipe.
- Réviser, éditer et relire la correspondance, les présentations, les brochures, les publications, les rapports et autres documents connexes, sur demande.
Autres tâches connexes
- Participer à des événements de sensibilisation et de mise en réseau, selon les besoins.
- Participer aux réunions d'équipe ainsi qu'à l'élaboration et à l'exécution d'événements ou d'initiatives organisationnels.
- Toute autre tâche connexe assignée par la Gestionnaire de programme ou la Directrice générale.
EXIGENCES PROFESSIONNELLES
- Connaissances théoriques équivalentes à un niveau d'études secondaires plus un programme de formation professionnelle ou une AEC (Attestation d'Études Collégiales) en administration de bureau (bureautique), arts et communication, ou un autre domaine relié.
- Une grande expérience du travail en communication et/ou administration de bureau est prise en compte en lieu et place du diplôme académique requis.
- D’un (1) an à moins de trois (3) ans d'expérience préalable, y compris le temps nécessaire pour se familiariser avec les tâches.
- Expérience et maîtrise des logiciels pertinents (Microsoft Office 365, AirTable et Canva).
- Connaissance des procédures administratives et de bureau.
- Expérience en gestion de l'information et de la communication.
- Faire preuve d'une excellente maîtrise de l'anglais et du français (à l'écrit et à l'oral).
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS
- Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication
- Forte autonomie professionnelle et capacité à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe interdisciplinaire
- Solides compétences en matière de rédaction et de documentation, avec une approche méticuleuse des détails
- Orientation vers le service à la clientèle
- Créativité
- Flexible, capacité d'adaptation et de coopération
CONDITIONS D'EMPLOI
- Ce poste est basé sur un horaire de travail de 35 heures par semaine, en semaine du lundi au jeudi et en demi-journée le vendredi.
- Date d'entrée en fonction : Aussitôt que possible.
- Le salaire horaire est de 23,30$ à 26,30$.
- Contrat : Ce poste est destiné à remplacer la personne qui remplace une employée en congé de maternité. Ce contrat de 9 mois peut être prolongé jusqu'à un an.
- Avantages sociaux : 3 semaines de vacances après 1 an, 8 jours de vacances payées à Noël, 13 jours fériés, 8 jours de maladie et jours personnels après 1 ans, activités fréquentes de l'entreprise, remboursement des frais de scolarité ou de formation, télétravail le vendredi pendant l'été (juillet à août), horaires flexibles, régime d'assurance collective complet après 3 mois, avec une contribution de l'employeur allant jusqu'à 50 %, REER après 3 mois, avec une contribution de l'employeur allant jusqu'à 3 %.
Rejoindre notre équipe en tant que coordinateur administratif et de communication offre la possibilité d'avoir un impact significatif sur la communauté d’expression anglaise de la Montérégie-Est tout en développant des compétences précieuses en matière de communication, d'administration et de leadership.
Nous remercions tous les candidats pour leur candidature, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.
ADMINISTRATIVE AND COMMUNICATIONS COORDINATOR
Monteregie East Partnership for the English-speaking Community (MEPEC) is a not-for-profit organization whose mission is to serve the interests of the English-speaking community of the Montérégie-Est. At MEPEC, we’re committed to making a difference in the lives of those around us, whether it’s our employees, members, or the greater community. We believe that our diverse English-speaking community contributes to the Montérégie-Est region as active, vibrant, engaged and thriving members. We therefore work every day in building an inclusive, supportive, collaborative, educational and friendly environment.
MEPEC is currently recruiting an Administrative and Communications Coordinator to be responsible for providing organizational and administrative support to the management team and coordinators but also develop content and promotional material to enhance MEPEC's visibility, services and activities. The Administrative and Communications Coordinator ensures the smooth running of the office's day-to-day operations, welcoming members and visitors and ensuring appropriate internal but mostly external communications.
KEY RESPONSIBILITIES
Administrative Tasks (+/-15 hours per week)
- Welcome in-person members and visitors and answer telephone calls, determine the purpose of their visit and redirect them to the appropriate person or external resource.
- Manage MEPEC’s shared email boxes (Info and Library), by answering, redirecting messages and emails, and sorting and distributing mail.
- Maintain the inventory, and purchase office and project materials and supplies.
- Carry out various financial tasks such as paying bills, preparing cheques, processing expense claims, managing petty cash, making bank deposits and preparing monthly accounting records.
- Oversee the smooth running of the activities in the Community Space by collaborating closely with the other coordinators, volunteers and contractors:
- Enter activities and participants data in the operational database for reporting purposes;
- Support the other coordinators, volunteers and contractors in providing hands-on help during activities, when necessary;
- Support volunteers and contractors with administrative tasks related to their responsibilities.
- Run errands.
Communications Tasks (+/-20 hours per week)
- Manage an online presence by monitoring social media accounts to promote MEPEC services and activities:
- Produce innovative, engaging and unique digital content;
- Manage the content calendar and the requests;
- Track performance data;
- Apply the Marketing and Communications Strategy by:
- Preparing the monthly Newsletter;
- Preparing and sending mass emails to the members;
- Overseeing the maintenance and application of the strategy guidelines by the other team members;
- Review, edit and proofread correspondence, presentations, brochures, publications, reports or other related documents, when requested.
Other Tasks
- Attend outreach and networking events as requested.
- Participate in team meetings and in the development and execution of organizational events or initiatives.
- Any other related task as assigned by the Program Manager or the Executive Director.
PROFESSIONAL REQUIREMENTS
- Theoretical knowledge equivalent to a high school level plus a vocational training program (AEC) in office administration, arts and communication, or related field.
- Great experience in communication and/or office administration is considered in lieu of the required academic diploma.
- From one (1) year to less than three (3) years of previous experience, including the time required to familiarize yourself with the tasks.
- Great experience and proficiency with relevant software (Microsoft Office 365, AirTable and Canva).
- Knowledge of administrative and clerical procedures.
- Experience in information and communication management.
- Demonstrate excellent English and French language (written and spoken).
KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
- Strong interpersonal and communication skills
- Strong professional autonomy and ability to work independently as well as part of an interdisciplinary team
- Strong writing and documentation skills, with a meticulous approach to detail
- Customer service oriented
- Creative
- Flexible, adaptable and cooperative
CONDITIONS OF EMPLOYMENT
- This position is based on a 35 hours per week work schedule, during the week Monday to Thursday and half-days on Friday.
- Starting date: As soon as possible
- Contract: This position is intended to replace the person who is replacing an employee on maternity leave. This 9-month contract may be extended up to one year.
- The hourly salary is from 23,30$ to 26,30$.
- Work benefits: 13 holidays, 8 sick and personal days after 1-year, frequent company activities, tuition reimbursement or training, teleworking on Fridays during the summer (July to August), flexible hours, group insurance plan after 3 months, with up to 50% contribution from the employer, RRSP after 3 months, with up to 3% employer contributions.
By joining our team as an Administrative and Communications Coordinator you will have the opportunity to make a meaningful impact in the English-speaking community while developing valuable skills in communication, administration, and leadership.
We thank all candidates for applying, however, only those selected for an interview will be contacted.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 23,30$ à 26,30$ par heure
Heures prévues : 35 par semaine
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Événements d'Entreprise
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Programmes de Bien-être
- Stationnement sur place
- Travail à domicile
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)
Lieu du poste : Télétravail hybride à Beloeil, QC J3G 4J1
Date limite de candidature : 2025-06-09
Date de début prévue : 2025-07-03
