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Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutienadministratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affairesétudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseillerles étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.
Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.
Responsabilités et tâches principales :
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité et recommander des changements de procédure afin d’améliorer le fonctionnement de l’unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.
- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire; Établir et vérifier des dossiers; Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.
- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d’études et de recherche; Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances; Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.
- Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
Le candidat doit être axé sur le client et le service, et avoir la capacité avérée d'établir des relations de travail constructives avec le personnel de tous niveaux. Expérience dans un poste similaire de première ligne, un atout. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe collaborative. Capacité à transmettre et à recevoir clairement des informations, ainsi qu'à écouter et à aider les administrateurs à résoudre leurs problèmes. Le candidat retenu aura d'excellentes compétences en matière de gestion du temps et le désir de travailler dans un environnement au rythme rapide, des compétences organisationnelles démontrées, la capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches sur un certain nombre de projets, afin de respecter des délais réguliers. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité avérée à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes tout en restant calme sous pression. Expérience du travail avec diverses populations d'étudiants, notamment des étudiants de premier cycle, des diplômés et des étudiants en formation continue. Une expérience de soutien aux professeurs/chercheurs dans tous les aspects de l'administration de leur personnel de recherche est un atout. Capacité avérée d'analyser des données et des statistiques à des fins de production de rapports et de gestion budgétaire. Capacité avérée à préparer l'ordre du jour de réunions et à rédiger des procès-verbaux. Grand souci du détail et capacité avérée à rédiger de la correspondance et à relire des documents en utilisant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage appropriés. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en tant que membre d'une équipe. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité avérée à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes tout en restant calme sous pression. Expérience du travail avec diverses populations d'étudiants, notamment des étudiants de premier cycle, des diplômés et des étudiants en formation continue. Une expérience de soutien aux professeurs/chercheurs dans tous les aspects de l'administration de leur personnel de recherche est un atout. Capacité avérée d'analyser des données et des statistiques à des fins de production de rapports et de gestion budgétaire. Capacité avérée à préparer l'ordre du jour de réunions et à rédiger des procès-verbaux. Souci du détail et capacité avérée à rédiger de la correspondance et à relire des documents en utilisant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage appropriés. Capacité avérée à travailler dans un environnement PC en utilisant Microsoft 365, en mettant l'accent sur Excel, Minerva, Banner, Workday, les logiciels de présentation, la messagerie électronique et Internet. Expérience avérée de l'apprentissage et de l'adaptation à de nouveaux logiciels et de la fourniture d'un soutien aux utilisateurs. Expérience dans le développement de communications sur le web (la connaissance de DRUPAL est un atout).
L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4(qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-01-08
Date limite pour postuler :
2025-06-20
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
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