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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Résumé du poste :
Sous la responsabilité du directeur adjoint de l'administration, de la directrice de la division du développement du corps professoral et du chef de projet pour les activités d'apprentissage mixte, le ou la titulaire du poste soutiendra les fonctions administratives de la division du développement du corps professoral et des programmes d'apprentissage mixte au sein du département de médecine familiale. Le ou la titulaire jouera également un rôle clé dans l'élaboration et la mise en œuvre de nouvelles initiatives et activités.
Principales responsabilités :
- Fournir un soutien administratif professionnel au directeur de la division et aux chefs de projet en collaborant avec eux pour fixer les priorités et assurer le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau de développement du corps professoral du département. Anticiper et répondre à un éventail de besoins administratifs afin de permettre au directeur de mener à bien son mandat.
- Collaborer avec le directeur du développement du corps professoral à la planification, à l'élaboration et à l'administration du programme de travail annuel pour le développement du corps professoral, qui peut comprendre des ateliers, des séminaires et des activités d'apprentissage en ligne ou mixte.
- Coordonner la gestion quotidienne du projet de programme de formation professorale afin de veiller à ce que toutes les activités soient menées à bien conformément au calendrier, résoudre les problèmes rencontrés et remédier aux retards en élaborant des plans de secours.
- Aider à la planification et à l'organisation d'événements tels que la retraite du département, les conférences, les symposiums et les visites de sites. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage, le cas échéant.
- Contribuer à la préparation du matériel de soutien pédagogique pour les activités de développement du corps enseignant, ce qui peut inclure la planification du contenu et du format.
- Organiser et soutenir les réunions, les séminaires, les ateliers, les cours et les événements, y compris la programmation, l'envoi des invitations, l'établissement de l'ordre du jour, la préparation des présentations, la commande des services de restauration, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des points d'action. Veiller à ce que les directeurs soient informés des réunions et disposent des documents requis avant les réunions.
- Préparer, compiler et soumettre les accréditations de DPC, en vérifiant que toutes les réglementations ont été respectées, en obtenant les signatures appropriées et en veillant à ce que les délais soient respectés.
- En coordination avec le responsable de la communication, créer du matériel de communication (bulletins d'information, brochures et autre matériel promotionnel) à l'appui du programme ; veiller à ce que les sites web du programme, le contenu et les listes de diffusion de la formation professorale soient mis à jour et entretenus régulièrement.
- Mettre à jour les outils de gestion du programme et y contribuer, en documentant et en contrôlant les projets ; agir en tant qu'archiviste, assurer le suivi. Produire des rapports à des fins statistiques.
- Mettre en place et maintenir les bases de données des projets des programmes et d'autres ressources, y compris les cours hébergés sur MyCourses. Veiller à ce que ces bases de données/ressources soient exactes et à jour.
- Assurer une communication et un suivi rapides et efficaces avec les participants aux ateliers et aux cours en ce qui concerne l'inscription et la certification. Fournir des explications et résoudre les problèmes liés à leur accès et à leurs dossiers.
- Assurer une communication et un suivi rapides et efficaces avec les participants aux ateliers et aux cours en ce qui concerne l'inscription et la certification. Fournir des explications et résoudre les problèmes liés à leur accès et à leurs dossiers.
- En collaboration avec le directeur et le responsable des finances du CEA, préparer le budget et superviser le fonds de fonctionnement (à court et à long terme). Assurer le suivi des activités financières. Préparer les notes de frais, les factures et les formulaires d'achat pour les fournisseurs.
- Jouer le rôle de personne-ressource en ce qui concerne les systèmes communs utilisés par le programme, notamment myCourses, Minerva, Zoom, etc. et orienter les utilisateurs vers l'assistance informatique disponible, le cas échéant.
- Agir en tant que membre de l'équipe départementale et, le cas échéant, aider d'autres divisions à respecter les délais fixés.
Autres compétences et/ou aptitudes
- Compétences exceptionnelles en matière de relations interpersonnelles et de communication ;
- Solides compétences en matière de communication orale et écrite, en anglais et en français ;
- Solide expérience en matière d'élaboration de programmes ou d'administration de projets ;
- Expérience avérée en matière de gestion d'agendas complexes à multiples facettes et capacité à évaluer les problèmes et à déterminer les priorités ;
- Expérience de la conception et du développement eLearning avec Articulate Storyline ou une autre suite d'outils de création rapide, un atout ;
- Compétences en conception visuelle et en mise en page (Canva, Adobe InDesign, Photoshop, Illustrator) ;
- Expérience et connaissance des systèmes de gestion de l'apprentissage (myCourses), un atout ;
- Expérience de l'élaboration et de la gestion de budgets et solide connaissance du processus de demande de subvention ;
- Expérience et connaissance du travail dans le domaine de la recherche et/ou de la médecine familiale ;
- Capacité à apprendre de nouvelles compétences et technologies ;
- Attention exceptionnelle aux détails ;
- Doit être orienté vers le service, avoir l'esprit d'entreprise et être créatif, et être capable d'assurer la liaison avec tous les niveaux du personnel et les professeurs ;
- Capacité à travailler de manière indépendante ou en équipe avec un minimum de direction ou de supervision ;
- Flexibilité pour s'adapter à des délais serrés, des changements fréquents et des demandes ;
- Capacité à rédiger des procès-verbaux lors de réunions et à assurer le suivi des points d'action en temps opportun ;
- Capacité avérée à travailler avec des applications informatiques, et des applications Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
En tant qu’un des meilleurs employeurs de Montréal, nous offrons :
- Régime d’avantages sociaux compétitif (santé, dentaire, assurance-vie) (si admissible)
- Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10 %) (si admissible)
- Régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés mobiles
- Neuf (9) vendredis d’été payés entre la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des fêtes de décembre
- Exonération des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge
- Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler :
Veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à niveau 4 sur une échelle de 0 à 4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez
cliquer ici
.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
20.25 (Temps partiel)
Superviseur :
Assoc Director Administration
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-06-10
Date limite pour postuler :
2025-07-02
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
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