Administrateur de Programme

S’il-vous-plaît, faire parvenir votre lettre de présentation et votre CV à [email protected] avant le 4 juillet 2025. Les candidatures qui sont soumises par le site internet ne seront pas considérer pour cet emploi.

Présentation de l’organisation

Le Centre de recherche de St. Mary (CRSM) est membre du CIUSSS-de-l’Ouest-de-l’île-de-Montréal et un centre de recherche du réseau McGill qui se spécialise dans la recherche axée sur l’organisation des soins, les interventions centrées sur le patient et les partenariats avec la communauté qui favorisent la qualité et la proximité de soins. Établi au cœur du quartier Côte-des-Neiges, le CRSM est aussi engagé dans la recherche sur l’optimisation des soins aux populations vulnérables.

Sommaire du rôle et des responsabilités

Résumé du poste

L’administrateur de programme des opérations des essais cliniques en oncologie est responsable du leadership stratégique, de la coordination et de l’optimisation de toutes les activités liées aux essais cliniques en oncologie. Le titulaire veille à l’excellence opérationnelle, à la conformité réglementaire et à une communication efficace entre toutes les parties prenantes, tout en assurant la bonne exécution des protocoles de recherche depuis le lancement jusqu’à la clôture.

Responsabilités clés

Leadership et supervision de l’équipe

• Fournir un leadership opérationnel à l’équipe des essais cliniques en oncologie.
• Superviser le personnel, gérer les activités quotidiennes et agir en tant que superviseur de site pour les projets assignés.
• Planifier, attribuer et revoir le travail des membres de l’équipe pour garantir l’alignement avec les objectifs du projet.
• Diriger le recrutement, la formation, l’intégration et le développement professionnel continu du personnel.
• Développer et mettre en œuvre des procédures normalisées de fonctionnement.
• Organiser et animer les réunions régulières de l’équipe et coordonner les efforts du personnel.
• Représenter l’équipe des essais cliniques lors des réunions internes et des forums externes pertinents.

Développement des essais cliniques et engagement des promoteurs

• Initier et maintenir le contact avec les promoteurs, les groupes coopératifs et les parties prenantes pour explorer et sécuriser de nouvelles opportunités d’essais.

• Réviser la documentation initiale, y compris les accords de confidentialité et de faisabilité.
• Participer aux démarches de sensibilisation et de développement des relations avec les promoteurs.

Activation et supervision des protocoles

• Superviser le processus complet d’activation des protocoles de recherche, comprenant :
• La revue scientifique interne
• L’examen par le comité des essais cliniques
• La soumission et l’approbation par le comité d’éthique (IRB)
• Garantir une initiation des protocoles rapide, précise et conforme.

Négociation des contrats et planification financière

• Examiner, négocier et optimiser les contrats d’essais cliniques conformément aux politiques institutionnelles et aux attentes budgétaires.
• Soutenir la préparation et la négociation des protocoles d’entente et autres accords légaux.
• Coordonner avec les équipes de facturation pour développer et valider les parcours de facturation spécifiques aux protocoles.
• Collaborer à la prévision des budgets, au suivi des dépenses, et à l’identification des écarts et des actions correctives.

Gestion réglementaire et de la conformité

• Assurer la conformité avec toutes les directives institutionnelles, réglementaires et éthiques relatives à la recherche clinique.
• Superviser toutes les fonctions réglementaires et administratives liées à l’initiation, au maintien et à la clôture des essais.
• Soutenir la gestion documentaire, la préparation aux audits et le respect des procédures normalisées de fonctionnement.

Optimisation des opérations et soutien à l’infrastructure

• Suivre l’avancement des essais cliniques à l’aide d’indicateurs clés de performance, de jalons et de calendriers.
• Identifier et traiter de manière proactive les retards opérationnels, les risques ou obstacles.
• Élaborer et mettre en œuvre des plans d’action pour résoudre les problèmes opérationnels.
• Piloter des initiatives visant à améliorer l’efficacité des systèmes et les mesures de contrôle qualité.
• Participer à la planification des besoins en ressources, y compris le personnel, les locaux et les équipements.

Formation et renforcement des capacités

• Développer des outils, des procédures et des programmes de formation pour renforcer les compétences de l’équipe et assurer une qualité de travail constante.
• Contribuer à l’orientation et à la formation continue du personnel des essais cliniques.
• Mener des initiatives de renforcement des capacités auprès des équipes de recherche et cliniques.

Engagement des parties prenantes et communication

• Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes impliquées dans les essais cliniques en oncologie.
• Faciliter une communication claire et cohérente avec les partenaires, promoteurs, investigateurs et autorités sanitaires.
• Préparer et présenter des exposés, des séances d'information et des mises à jour aux parties prenantes selon les besoins.

Planification stratégique et collaboration institutionnelle

• Collaborer avec le centre de recherche et CIUSSS-ODIM sur la planification stratégique et l’intégration opérationnelle.
• Soutenir les activités liées aux politiques organisationnelles, à la rémunération, à la santé et sécurité, à la coordination des ressources humaines et à la structure administrative.
• Participer aux initiatives institutionnelles visant à améliorer l’infrastructure de la recherche.

Autres responsabilités

• Accomplir toutes tâches supplémentaires assignées par le superviseur ou nécessaires pour assurer le succès du programme.

Exigences

• Langues exigées: Français; Anglais;
• Niveau minimum d’études: Baccalauréat;
• Niveau d’expérience: 2 à 5 ans.

Remarque

Cet emploi est financé par des fonds de recherche et ne représente pas un poste permanent du secteur public du Réseau de la santé et des services sociaux.

Programme d'accès à l'égalité en emploi

Le CRSM valorise la contribution d’employés et employées aux profils variés et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées qui en font la demande en fonction de leurs besoins.

S’il-vous-plaît, faire parvenir votre lettre de présentation et votre CV à [email protected] avant le 4 juillet 2025. Les candidatures qui sont soumises par le site internet ne seront pas considérer pour cet emploi.

- Version anglophone/English version -

Please send your cover letter and resume to [email protected] by 2025-07-04. Applications submitted through the website will not be considered.

Presentation of the organization

The St. Mary's Research Centre (SMRC) is a member of CIUSSS-de-l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal and a McGill Network Research Centre that specializes in research focused on the organization of care, patient-centred interventions and community partnerships that promote quality and proximity of care. Located in the heart of the Côte-des-Neiges district, the CRSM is also involved in research on optimizing care for vulnerable populations.

Summary of role and responsibilities

The Program Administrator of Oncology Clinical Trials Operations is responsible for the strategic leadership, coordination, and optimization of all oncology clinical trial activities. The incumbent ensures operational excellence, regulatory compliance, and effective communication across all stakeholders, while driving the successful execution of research protocols from initiation to completion.

Key Responsibilities

Leadership & Team Supervision

• Provide operational leadership to the Oncology Clinical Trials team.
• Supervise staff, oversee day-to-day activities, and serve as site supervisor for assigned projects.
• Plan, assign, and review the work of team members to ensure alignment with project goals.
• Lead recruitment, training, onboarding, and ongoing professional development of staff.
• Develop and implement standardized workflows and operational procedures.
• Organize and lead regular team meetings and staff coordination efforts.
• Represent the clinical trials team in internal meetings and relevant external forums.

Clinical Trial Development & Sponsor Engagement

• Initiate and maintain contact with sponsors, cooperative groups, and stakeholders to explore and secure new trial opportunities.
• Oversee early-stage documentation, including confidentiality and feasibility agreements.
• Participate in sponsor outreach and relationship development efforts.

Protocol Activation & Oversight

• Oversee the end-to-end research protocol activation process, including:
• Internal scientific review
• Clinical trials committee review
• IRB submission and approval
• Ensure timely, accurate, and compliant protocol initiation.

Contract Negotiation & Financial Planning

• Review, negotiate, and optimize clinical trial contracts in alignment with institutional policies and budgetary expectations.
• Support preparation and negotiation of memoranda of understanding and other legal agreements.
• Coordinate with billing teams to develop and validate protocol-specific billing pathways.
• Collaborate in forecasting budgets, tracking expenses, and identifying variances and corrective actions.

Regulatory & Compliance Management

• Ensure compliance with all institutional, regulatory, and ethical guidelines for clinical research.
• Oversee all regulatory and administrative functions related to trial initiation, maintenance, and closure.
• Support documentation, audit preparedness, and adherence to SOPs.

Operations Optimization & Infrastructure Support

• Monitor clinical trial progress using key performance indicators, milestones, and timelines.
• Identify and proactively address operational delays, risks, or barriers.
• Develop and implement action plans to resolve operational issues.
• Lead initiatives to enhance system efficiencies and quality control measures.
• Contribute to the planning of resource needs including personnel, space, and equipment.

Training & Capacity Building

• Develop tools, procedures, and training programs to enhance team capabilities and ensure consistent work quality.
• Contribute to orientation and continuing education efforts for clinical trials staff.
• Lead capacity-building initiatives across both research and clinical teams.

Stakeholder Engagement & Communication

• Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders involved in oncology clinical trials.
• Facilitate clear and consistent communication with partners, sponsors, investigators, and health authorities.
• Prepare and deliver presentations, briefings, and updates to stakeholders as needed.

Strategic Planning & Institutional Collaboration

• Collaborate with the research center and CIUSSS-ODIM on strategic planning and operational integration.
• Support activities related to organizational policies, compensation, health and safety, HR coordination, and administrative structure.
• Participate in institutional initiatives aimed at improving research infrastructure.

Other Responsibilities

• Perform additional duties as assigned by the supervisor or as needed to ensure program success.

Requirements

• Languages: English; French
• Education: Bachelor’s degree
• Experience: 2 – 5 years

Remark

This position is funded by research funds and does not represent a permanent position in the public sector of the Health and Social Services Network.

Equal Employment Opportunity Program

The SMRC values the contribution of employees with diverse backgrounds and has an equal opportunity employment program and invites applications from women, Aboriginal people, visible minorities, ethnic minorities and persons with disabilities. Accommodation may be provided to persons with disabilities who request it based on their needs.

Please send your cover letter and resume to [email protected] by 2025-07-04. Applications submitted through the website will not be considered.