Adjoint administratif; adjointe administrative – poste bilingue (anglais/français)

Au sujet de l'emploi

• répondre aux demandes de renseignements et les enregistrer, renvoyer les questions au personnel approprié;
• recevoir et examiner les dossiers et documents entrants afin de déterminer les priorités;
• établir/maintenir les systèmes de classement du bureau;
• saisir/manipuler des données, préparer des statistiques et de la correspondance de routine;
• entretenir la zone de réception/la salle d'attente et le matériel de bureau;
• organiser des réunions/coordonner des rendez-vous, participer à la formation et à l'orientation.

Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

• Vous maîtrisez le français oral et écrit à un niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche.

Compétences administratives et en bureautique

• Vous avez de l'expérience dans la gestion des dossiers, la planification et la tenue de dossiers organisés.
• Vous êtes en mesure de suivre les procédures du gouvernement et du Ministère pour soutenir les opérations quotidiennes du bureau.
• Vous êtes à l'aise avec les logiciels de bureautique, y compris le traitement de texte, les feuilles de calcul et les bases de données.
• Vous comprenez les lois relatives à la protection de la vie privée et savez comment traiter les renseignements sensibles de manière appropriée.

Communication et soutien à la clientèle

• Vous communiquez clairement et respectueusement, en particulier avec les clients en situation émotionnelle ou de crise.
• Vous pouvez expliquer les renseignements juridiques et les renseignements relatifs aux programmes de manière à ce qu'ils soient faciles à comprendre.
• Vous rédigez de manière claire et précise, et vous pouvez préparer et relire des documents.
• Vous travaillez bien avec les autres et contribuez à un environnement de soutien et de travail d'équipe.

Connaissance des services aux victimes et du système de justice

• Vous comprenez les services, les politiques et les besoins des victimes du PAVT.
• Vous connaissez bien le système de justice pénale et pouvez expliquer les processus judiciaires et les termes juridiques.
• Vous savez établir l'ordre des priorités des renseignements sur les cas et soutenir les clients dans les procédures judiciaires.
• Vous connaissez les services communautaires et les services d'urgence et vous pouvez orienter les clients vers les services appropriés.

Compétences en analyse et résolution de problèmes

• Vous pouvez examiner et hiérarchiser les documents et cerner les renseignements clés.
• Vous pouvez résoudre les problèmes liés aux dossiers financiers, aux demandes de remboursement de frais de voyage ou à la facturation.
• Vous pouvez gérer plusieurs tâches et vous adapter à l'évolution des priorités.
• Vous cherchez des moyens d'améliorer les processus et de soutenir l'efficacité des opérations de bureau.

Vous ne respectez pas toutes les qualifications?

Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité

• les initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion
  
• les engagements en matière d'accessibilité
  
• la politique pour la lutte contre le racisme
  

Ce que nous offrons

• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat
• un régime de rémunération et d'avantages sociaux complet
• un salaire de base qui s'aligne sur les tendances du marché, avec une rémunération basée sur le rendement et une progression salariale programmée
• des modalités de travail sur mesure, y compris des possibilités telles que des horaires flexibles, des congés autofinancés, etc.
• un environnement de travail moderne, convivial et accessible

Renseignements supplémentaires:

• 1 bilingue (anglais et français) Permanent(s) à temps partiel, 161, RUE ELGIN, Ottawa, Région Est, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires
• 1 bilingue (anglais et français) Temporaire(s), durée jusqu'à 12 mois, 161, RUE ELGIN, Ottawa, Région Est, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• À propos des vérifications de sécurité:
  Un dossier qui fait état d'une infraction criminelle ou d'une autre infraction fédérale ne vous exclut pas automatiquement du poste. Nous prenons en considération chaque situation selon les responsabilités du poste.
  
  Si une vérification s'avère nécessaire et si vous avez habité en dehors du Canada au cours des cinq dernières années pendant six mois ou plus d'affilée ou si vous n'êtes pas une résidente canadienne ou un résident canadien, vous devrez fournir un certificat de police de l'étranger délivré par le pays dans lequel vous avez habité.
  Les enquêtes de sécurité requises pour l'emploi sont seulement examinées et évaluées par le Bureau de la transition et de la sécurité, qui les tient également à jour et les garde strictement confidentielles.
• T-AG-230468/25(2)

Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.

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