Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat de nature complexe et spécialisée liées à la mission de son unité. Elle assiste la personne supérieure immédiate dans l’accomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines opérations et elle voit à la bonne marche du bureau en son absence.
Exigences minimales du poste :
Scolarité
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Cinq (5) années d’expérience pertinente souhaitable.
Autres exigences du poste :
- Habiletés pour les communications interpersonnelles ;
- Savoir transmettre de l’information ;
- Capacité à gérer des priorités ;
- Savoir travailler de façon autonome et sous pression ;
- Faire preuve de rigueur et être orienté vers l’action ;
- Orienté vers la clientèle.
- Bonne connaissance du français (oral et écrit).
Tâches et responsabilités principales (à titre indicatif) :
La personne salariée assure un soutien administratif à la Direction des communications et du recrutement (DCR), en contribuant activement à la gestion budgétaire, à la coordination logistique et à l’organisation d’activités institutionnelles d’envergure.
- Elle procède à la vérification et au suivi des dépenses engagées dans l’ensemble des unités budgétaires (UBR) et des comptes de la Direction. Elle effectue la conciliation des engagements et des dépenses réelles à l’aide des plateformes financières institutionnelles (Safirh2, portail Gestionnaire Safirh), effectue le suivi des factures à traiter et assure la conformité des paiements en respect des procédures administratives. Elle prépare les demandes d’achats, effectue les achats auprès de fournisseurs accrédités et s’assure de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en matériel promotionnel, à partir de devis, de listes de prix ou d'estimations, en veillant à la conformité et à l’optimisation des ressources.
- Elle participe activement à la révision et à la préparation du budget annuel de la direction.
- Elle prend en charge l’ensemble du processus lié à l’organisation des cérémonies de la Collation des grades pour les campus de Gatineau et de Saint-Jérôme. Elle coordonne les étapes relatives à l’inscription des personnes diplômées, s’assure de l’exactitude des listes transmises par le Registraire, supervise la diffusion et le suivi des formulaires d’inscription, et veille à la mise à jour des contenus sur les plateformes Web. Elle entretient une communication proactive avec les diplômé.e.s, émet des rappels, répond aux demandes d’information, et élabore les listes maîtresses par campus. En collaboration avec les instances internes (notamment le Décanat des études et le Registraire), elle identifie les récipiendaires de distinctions académiques et planifie la logistique entourant la commande des articles requis (toges, mortiers, pochettes, etc.). Elle assure la coordination entre les différentes équipes concernées, afin de garantir le bon déroulement et le caractère professionnel des événements.
- Dans l’exécution de ses fonctions, elle utilise des outils tels que des bases de données (ex. : GESTA), des plateformes événementielles pour l’accueil des invités et la vente de billets. La connaissance des tableaux croisés dynamiques est un atout. Elle assure la planification matérielle des cérémonies.
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