Agent(e) intermédiaire, Administration des études

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Gestion des opérations universitaires

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/08/21

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/09/01

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00

Au sujet de la Section de Common Law à la faculté de droit

Au cours des 20 dernières années, la Section de Common Law à la Faculté de droit de l’Université d’Ottawa est devenue un chef de file national et mondial dans de nombreux domaines. Notre faculté est la seule à offrir un diplôme en Common Law tant en français qu’en anglais, et elle compte parmi les plus accomplies du pays. Qui plus est, nous sommes engagés et nous valorisons la participation du public. Nous entretenons par ailleurs de solides liens avec le milieu juridique d’Ottawa ainsi qu’une relation particulière avec la Cour suprême du Canada. Nous faisons figure de leaders en recherche, dans la profession juridique et au sein de notre communauté. À tout moment, les membres de notre faculté peuvent être appelés à témoigner devant un comité parlementaire, à commenter l’actualité à titre de spécialistes ou à prendre part à des débats d’intérêt public sur les sujets de l’heure. Nous sommes la faculté de droit la plus citée dans les médias nationaux. Par nos efforts soutenus, nous avons créé d’excellentes occasions d’apprentissage expérientiel pour notre communauté étudiante : celle-ci bénéficie de possibilités uniques d’entrer en contact et d’échanger avec les juges de la plus haute instance du pays. Nous favorisons ainsi l’inclusivité et la qualité de l’expérience étudiante.

Raison d’être du poste:

Fournir un soutien administratif aux services sous la direction du bureau de la doyenne adjointe ou du doyen adjoint du programme de Juris Doctor, y compris le Centre étudiant de common law, le Bureau des admissions de common law et le Service d’appui aux professeurs de common law; contribuer à leur bon fonctionnement et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets tout en respectant les règlements et méthodes de l’Université et de la Section de common law.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger la clientèle. Par téléphone, en personne et par courriel, répondre aux demandes d’information adressées au Centre étudiant, au Bureau des admissions et le Service d’appui aux professeurs. Veiller à ce que les renseignements et exigences soient efficacement communiqués, parfaitement compris dans le respect des priorités établies. Contribuer à identifier les besoins de la clientèle interne et externe, à les évaluer et à résoudre les problèmes dans le but d’offrir un service de qualité supérieure, conformément aux normes établies par la Faculté et à la vision de l’Université.

• Gestion de dossiers : Établir et maintenir un système de classement efficace pour préserver la confidentialité des dossiers; veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi. Coordonner, préparer et mettre en œuvre le dossier d’évaluation de l’enseignement pour l’ensemble du corps professoral à temps plein et à temps partiel.

• Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative. Au besoin, offrir un soutien administratif pour les activités liées à l’admission et aux études, comme la gestion des examens ainsi que la compilation et la saisie des notes et des décisions sur les candidatures aux programmes de la Section de common law.

• Production de rapports : Effectuer des analyses et de la recherche. Compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements afin de produire des rapports en appui aux discussions, à la prise de décisions, aux projets spéciaux et aux activités.

Ce que vous apportez :

• Formation postsecondaire ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail en administration, préférablement dans un milieu postsecondaire.

• Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle administratif.

• Connaissance des programmes de droit au premier cycle d’études.

• Connaissance et expérience de l’interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des règlements, méthodes et processus.

• Expérience de la gestion des fonctions administratives.

• Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.

• Expérience et autonomie en résolution de problèmes.

• Expérience approfondie de la prestation des services à la clientèle.

• Expérience pratique de la suite Microsoft Office, de Windows et d’Internet. Connaissance des systèmes d’information scolaire et de communication avec la communauté étudiante (y compris Talisma), un atout.

• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.

• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et souci du détail.

• Capacité d’écoute, éthique professionnelle et souci du respect de la confidentialité.

• Engagement en faveur de la réconciliation, de la décolonisation, de l’équité, de la diversité et de l’inclusion.

• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.