Aperçu du poste
Incorporée en 2012, Babalégal Notaires Inc. est une étude notariale en pleine expansion, dédiée à fournir des services notariaux de premier ordre. Alors que nous continuons à accueillir une clientèle grandissante, nous cherchons à embaucher un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps plein, motivé(e) et orienté(e) vers les résultats, qui est enthousiaste à l'idée de fournir un service client exceptionnel. Le(la) candidat(e) idéal(e) possédera de solides compétences en communication, une attention méticuleuse aux détails, et la capacité de prospérer dans un environnement dynamique.
Responsabilités principales
- Accueillir les clients et répondre à leurs demandes en personne, par téléphone et par courriel ;
- Préparer et gérer les dossiers clients (physiques et électroniques) ;
- Planifier les rendez-vous et coordonner les réunions ;
- Effectuer l’entrée de données et assister dans la préparation de documents juridiques ;
- Vérifier les documents afin de s’assurer qu’ils sont complets et exacts ;
- Effectuer des suivis auprès des clients concernant les documents ou renseignements manquants ;
- Soutenir les notaires et les technicien(ne)s juridiques dans diverses tâches administratives ;
- Assurer la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les interactions.
Exigences
- Excellentes compétences en communication en français et anglais (oral et écrit) ;
- Grande attention aux détails et solides compétences en organisation ;
- Capacité à gérer les priorités et à travailler efficacement sous pression ;
- Attitude professionnelle et grand sens de la discrétion ;
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Expérience dans un environnement juridique, notarial ou de services professionnels (un atout).
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Position Overview
Babalégal Notaires Inc., established in 2012, is a thriving notary office dedicated to providing exemplary notarial services. As we continue to welcome an expanding client base, we seek to hire a full-time, motivated, and results-oriented administrative assistant who is enthusiastic about delivering exceptional customer service. The ideal candidate will possess strong communication skills, meticulous attention to detail, and the ability to thrive in a dynamic environment.
Main Responsibilities
- Greet clients and respond to their inquiries in person, by phone, and by email;
- Prepare and manage client files (both physical and electronic);
- Schedule appointments and coordinate meetings;
- Perform data entry and assist in the preparation of legal documents;
- Review documents to ensure they are complete and accurate;
- Follow up with clients regarding missing documents or information;
- Support notaries and legal technicians in various administrative tasks;
- Ensure confidentiality and professionalism in all interactions.
Requirements
- Excellent communication skills in French and English (spoken and written);
- Strong attention to detail and solid organizational skills;
- Ability to manage priorities and work efficiently under pressure;
- Professional attitude and high level of discretion;
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) and ease with digital tools;
- Experience in a legal, notarial, or professional services environment (an asset).
Job Type: Full-time
Pay: $25.00-$30.00 per hour
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person