En tant que coordinateur des installations et de la logistique chez JRTech Solutions, sous la responsabilité du superviseur des installations, vous jouerez un rôle crucial en assurant l'exécution sans faille des installations en magasin, en gérant les appels de service, en supervisant les livraisons de produits et en coordonnant avec les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d'installation de nos produits et services.
Responsabilités
- Saisir les nouveaux projets, mettre à jour et suivre le statut dans Monday.com et maintenir la base de données.
- Mettre à jour le planning des projets aussi souvent que nécessaire, en fonction des nouvelles informations reçues, des modifications apportées par les clients, des contraintes des équipes d'installateurs, etc.
- Coordonner avec les clients pour obtenir les plans des magasins, les adresses IP, le type de plafond, la présence d'amiante ou toute autre information jugée nécessaire pour mener à bien les installations d'infrastructure
- Fournir aux équipes d'installateurs les prévisions afin qu'ils préparent les calendriers et assurent la disponibilité des stocks.
- Créer des cartes TRX à partir des plans des magasins et sur la base de la formation fournie, et vérifier avec le superviseur, soumettre pour approbation aux clients comme requis.
- Mettre à jour les commandes de vente Quick Books pour les articles d'infrastructure requis par travail en fonction des cartes TRX.
- Fournir aux équipes d'installateurs les paquets de travail à l'avance comme les cartes pour les antennes (TRXs), points de contact et autres détails.
- Faire des suivis avec les installateurs pour obtenir un retour d'information du terrain tous les matins et assurer la liaison avec l'équipe d'assistance pour vérifier et confirmer toute erreur de connexion.
- Être disponible pour les appels provenant du terrain en dehors des heures de bureau (dans la plupart des cas, les installations d'infrastructure sont programmées la nuit et les équipes d'installation peuvent avoir besoin de parler au coordinateur des installations pour différentes situations).
- Confirmer l'état de livraison du stock avec les magasins avant la date d'installation.
- Contrôler l'achèvement du processus d'installation et communiquer l'achèvement aux clients.
- Coordonner avec les équipes de support et d'installateurs le déploiement de l'infrastructure et des techniciens dans les magasins où un service post-installation est nécessaire.
- Créer des estimations d'appels de service pour les clients, Mettre à jour lorsque l'appel de service est terminé, informer les équipes d'installateurs de la date et de l'heure et fournir le dossier d'information nécessaire.
- Coordonner avec les équipes d'installateurs pour s'assurer qu'ils ont suffisamment de stock pour les appels de service et coordonner le réapprovisionnement avec les entrepôts.
- Valider les factures des installateurs et créer des bons de commande (PO) dans QuickBooks.
- Recruter et qualifier les équipes d'installateurs pour assurer la couverture de tous les territoires requis par l'équipe des ventes - Effectuer des visites de magasins à des fins de formation, Effectuer des visites de magasins à des fins de formation, d'évaluation ou de comptage d'articles selon les besoins.
- Rapporter tout problème de qualité sur le terrain au gestionnaire, trouver des solutions et faire le suivi de la mise en œuvre.
- Bilingue (français et anglais)
- • Niveau d'anglais requis : Avancé (oral et écrit)
- Fréquence des communications en anglais attendue pour le poste : Quotidiennement - des communications écrites et verbales en anglais seront nécessaires sur une base régulière - principalement pour les communications externes avec les clients, les fournisseurs et/ou les partenaires à l'extérieur du Québec.
- Raison de l'exigence de l'anglais : Le poste implique une collaboration continue avec des clients et des fournisseurs dans des régions où l'anglais est la langue principale.
- Baccalauréat en gestion de projet ou similaire.
- Excellentes capacités d'organisation et de communication
- Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle
- Une expérience avec Monday.com est un atout
- Une expérience avec QuickBooks est un atout
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités dans un environnement en évolution rapide
- Souci du détail et approche proactive de la résolution des problèmes
- Solides aptitudes au travail en équipe et à la collaboration pour assurer la liaison avec de multiples parties prenantes.
- Conditions de travail flexibles
- Avantages pour les employés
- Possibilités d'avancement de carrière
- 3 semaines de vacances payées
- Stationnement gratuit
JRTech Solutions is a privately-owned Canadian company that provides high-tech solutions to retailers to improve the efficiency of their sales systems. We are the leading North American supplier of the world's most reliable electronic labeling system, Pricer. We are a dynamic, growing company with a rewarding, respectful work environment and a positive, innovative atmosphere.
As an Installation and Logistics Coordinator at JRTech Solutions, reporting to the Installations Supervisor, you will play a crucial role in ensuring the seamless execution of store installations, managing service calls, overseeing product deliveries, and coordinating with various stakeholders involved in the installation process of our products and services.
Responsibilities
- Enter new projects, update and track status in Monday.com and maintain database.
- Update project schedule as often as needed, based on new information received, modifications from customers, installer teams constraints etc.
- Coordinate with customers to obtain store plans, IP addresses, type of ceiling, presence of asbestos, or other information deemed necessary to complete infrastructure installations.
- Supply the installers teams with forecast so they prepare schedules and ensure stock available.
- Create TRXs maps from store plans and based on training provided, and cross check with supervisor, submit for approval to customers as required.
- Update Quick Books sales orders for the infrastructure items required per job according to TRXs maps.
- Provide installers teams with jobs packages in advance like maps for antennas (TRXs), points of contact and other details.
- Follow up with installers for feedback from the field every morning and liaise with Support team to check and confirm if any connection errors.
- Be available for calls from the field after hours (in most cases infrastructure installations are scheduled at night and the install teams may need to speak to the Installation Coordinator for different situations).
- Confirm stock delivery status with stores prior to installation date.
- Monitor completion of the installation process and communicate completion to customers.
- Coordinate with Support and Installers teams to deploy infrastructure and Technicians to stores where post installation service is required.
- Create service calls estimates for clients, update when service call is complete, inform Installer teams of date and time and provide the necessary information package.
- Coordinate with installer teams to ensure that they have enough stock for service calls and coordinate restocking with the warehouses.
- Validate invoices from installers and create purchase orders (PO’s) in QuickBooks.
- Recruit and qualify installation teams to ensure coverage in all territories required by Sales team.
- Perform store visits for training purpose, store evaluation or items count as needed.
- Report any quality issues from the field to Manager, find solutions, follow up for implementation.
- Bilingual (French and English)
- • Level of English Required: Advanced (oral and written)
- Frequency of English Communication Expected for the Position: Daily — both written and verbal communication in English will be necessary on a regular basis – primarily for external communications with clients, suppliers, and/or partners outside of Quebec.
- Reason for English Requirement: The role involves ongoing collaboration with clients and suppliers in regions where English is the primary language.
- Bachelors’ degree in Project Management or similar.
- Excellent organizational and communication skills
- Great customer service skills
- Experience with Monday.com is an asset
- Experience with QuickBooks is an asset
- Ability to multitask and prioritize effectively in a fast-paced environment
- Attention to detail and a proactive approach to problem-solving
- Strong teamwork and collaboration skills to liaise with multiple stakeholders
- Flexible working conditions
- Hybrid work formula
- Employee benefits
- Career advancement opportunities
- 3 weeks paid vacation
- Free parking
Report job
