Coordonnatrice responsable ou coordonnateur responsable

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

6

Famille d’emplois :

Bibliothèque et archives

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Coordination de l’engagement des usagères et usagers

Campus :

Pavillon Morisset, Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

June 09, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

June 20, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$72,437.00 - $91,502.00

Raison d’être du poste

La personne titulaire de ce poste coordonne les opérations quotidiennes pour assurer le bon fonctionnement des points de service à la clientèle de la bibliothèque. Elle s'occupe de la résolution quotidienne des problèmes des installations assignées et agit à titre de personne-ressource lorsqu'il s'agit de situations particulières.

Responsabilités typiques

Supervision d’employé : Superviser et évaluer le travail réalisé par les subalternes affectés aux services à la clientèle. Participer aux processus de sélection des employés réguliers, contractuels et des étudiants dans son secteur. Organiser la formation et l’encadrement des employés du service. Favoriser un environnement d’équipe positif et s’impliquer dans l’organisation d’activités encourageant l’esprit d’équipe, en collaboration avec la coordonnatrice de l’engagement des usagers.

Gestion du comptoir de service : En collaboration avec la coordonnatrice de l’engagement des usagers, assure une couverture complète des lieux et services qui lui sont attitrés et peut procéder à une réassignation de ressources pour assurer un niveau de service acceptable dans l’ensemble des points de service, lorsque nécessaire.

Gestion des problématiques : Résoudre quotidiennement les problèmes spécifiques aux sites et agir à titre de personne-ressource lorsqu'il s'agit de situations qui ne relèvent pas des règlements habituels. Coordonner le traitement des sanctions académiques et aide à la préparation de tous les rapports financiers requis.

Sécurité de l’environnement : Maintenir des liens étroits avec le Service de protection et de l’équipe de l’entretien ménager afin d’obtenir un environnement de travail et d’étude sécuritaire et agréable pour tous. Faire les appels de service, lorsque nécessaire et assurer un suivi jusqu’à la résolution de la situation.

Service aux usagers : Exécuter les mêmes tâches que les employés supervisés, par exemple, participer au service de clavardage et aux quarts de travail de bureau aux points de service. Cela inclut guider les usagers dans leur utilisation des ressources de la Bibliothèque, fournir une orientation à la bibliothèque pour les nouveaux étudiants lors de la rentrée scolaire et la mise en rayons dans l’objectif de se maintenir à jour et de pouvoir supporter son équipe.

Amélioration des services : Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice de l’engagement des usagers et la bibliothécaire des services aux usagers pour évaluer et explorer les possibilités d'amélioration du service et examiner de nouveaux outils pour les services aux usagers. Organiser et participer au développement et à la mise en œuvre d’initiatives visant à améliorer l’expérience étudiants.

Autres projets : S’impliquer dans d’autres projets que ceux qui lui sont confiés pour apporter son expertise pour faire progresser le travail et la mission de la bibliothèque.

Connaissances, expérience et habiletés

Qualités essentielles

• Formation postsecondaire dans un domaine pertinent ou expérience professionnelle équivalente.
• Au moins 4 années d’expérience au service à la clientèle.
• Au moins une année d’expériences en coordination de dossiers
• Au moins une année d’expérience en supervision de personnel.

Compétences clé

• Planification
• Initiative
• Orientation vers le service à la clientèle
• Travail d’équipe et collaboration

Autres qualités

• Connaissances du fonctionnement d’une bibliothèque.
• Connaissance et expérience du fonctionnement d’un système intégré de bibliothèque.
• Connaissances des systèmes informatisés et des logiciels, y compris le traitement de texte, les tableurs, les bases de données, les logiciels de présentation, le courriel et l’Internet.
• Connaissance d’un système étudiant pour y trouver des renseignements dans les dossiers des étudiants (un atout).
• Habileté à manipuler et à interpréter des données informatiques; à calculer, à vérifier et à enregistrer avec précision et exactitude des données.
• Habileté à organiser le travail d’équipes.
• Habileté à présenter à des groupes, en français et en anglais.
• Excellente aptitude en relations interpersonnelles et en communication avec une variété de clientèles (étudiants, professeurs, personnel administratif, direction, membre de la communauté) autant à l’orale qu’à l’écrit.
• Excellente aptitude analytique afin de cerner les besoins de clients, d’identifier les sources de problèmes et de suggérer des solutions.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément.
• Capacité à travailler en équipe.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite) – Poste de première ligne.

Horaire prévu : Du lundi au vendredi de 11h00 à 19h00

Le titulaire devra travailler certaines fins de semaine et certains jours fériés.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.