Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la direction du/de la superviseur(e) immédiat(e), assurer le soutien administratif et de secrétariat. Participer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource pour les politiques et procédures. Gérer les comptes de l’unité. Contribuer à l’organisation des activités de l’unité. Être responsable des documents et des dossiers de l’unité. Maintenir les systèmes d’information informatisés. Fournir un soutien administratif et de service pour les opérations quotidiennes de trois unités académiques, au sein d’un centre administratif basé au sein de la Faculté.
Principales fonctions et responsabilités :
Effectuer des tâches visant à fournir un soutien à trois unités départementales et à leurs utilisateurs universitaires. Agir à titre de personne-ressource compétente pour fournir des renseignements détaillés sur diverses demandes et questions (p. ex. intégration des nouveaux membres du personnel TT, processus administratifs, cartes professionnelles, papier à en-tête personnalisé, accès à MyCourses, nouvelles procédures, lignes directrices, échéances importantes, etc.). Diffuser des renseignements de nature diverse aux utilisateurs. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité ; renvoie les questions complexes aux personnes-ressources/experts appropriés au sein de la faculté et des unités centrales de McGill. Fournit des informations par courrier électronique, en personne, via une plateforme virtuelle ou par téléphone.
Gère plusieurs bases de données et applications d'information électronique de l'université ; vérifie l'exactitude des transactions et des formulaires. Fournit des informations aux professeurs concernant le programme de gestion des subventions pour les études-travail et la manière d'en faire la demande. Propose des intitulés de poste génériques appropriés pour l'emploi de travailleurs occasionnels. Recueille la documentation relative aux étudiants approuvés pour le programme travail-études. Se tient au courant de la convention collective AMUSE afin de connaître les taux horaires applicables. Organise les offres d'emploi sur le site web des services d'orientation et de placement des étudiants. Guide les nouveaux travailleurs occasionnels sur le processus de saisie des heures dans WD. Peut effectuer des transactions dans WD en tant que chronométreur local et coordonnateur du recrutement. Gère les transactions WD pour les conférenciers invités.
Collabore avec l'assistant administratif sur divers projets et tâches administratives (par exemple, collecte de données pour les examens cycliques, aide au déménagement des bureaux et des laboratoires, liaison avec la gestion des installations).
Assure la liaison avec le personnel académique ; sert de point de contact principal pour les demandes de renseignements et fournit une assistance ou des informations ; assure le suivi des autorisations manquantes pour les transactions. Aide à l'utilisation des formulaires Workday, Banner FIS et Minerva (par exemple, remboursement des frais de déplacement, soumission des notes). Fournit les FOAPALS aux étudiants qui ont besoin d'un remboursement de leurs frais. Traite les demandes d'accès à U-print, les codes d'appels longue distance, les clés de chambre, l'installation de prises réseau. Lance les demandes d'avance sur frais de déplacement. Guide les nouveaux chercheurs dans leurs démarches pour créer un compte auprès des entreprises de messagerie. Facilite la délivrance de cartes de stationnement pour les visiteurs. Contrôle l'utilisation du compte de messagerie pour les livraisons et les enlèvements de colis liés au département et à l'enseignement.
Configure les demandes de nouveaux fournisseurs et passe les commandes via MMP ; contacte les fournisseurs. Obtient les bons de commande. Remplit et soumet les demandes de paiement. Rapproche les achats effectués avec les cartes Pcard. Enquête et assure le suivi des écarts. Gère les stocks de fournitures de bureau et de « scantrons » avant les sessions d'examens.
Prépare les factures/IDC pour les services et les frais à recouvrer (laboratoire, espace, utilisation d'équipements et de véhicules, alcool éthylique, etc.). Traite les espèces et les chèques pour les déposer. Rassemble les documents « justificatifs » requis.
Apporte son soutien à certaines tâches liées à l'enseignement ; organise l'impression des examens, la cérémonie des anneaux de fer en ingénierie, collecte les plans de cours. Met à jour Minerva avec les informations relatives à l'évaluation des cours.
Aide à la coordination des excursions ; organise les déplacements en général. Peut être amené à coordonner des réunions ou à aider à l'organisation d'autres activités/événements du département. Fournit des informations sur les procédures de réservation des salles de conférence et des salles de classe ; réserve des salles si nécessaire.
Maîtrise les logiciels MS (Word, Excel, Powerpoint) pour générer de la correspondance, des documents, des listes, des panneaux, des formulaires, des tableaux, des rapports, des demandes de subvention, etc. Relit les textes pour vérifier la grammaire et l'orthographe. Gère et met à jour la liste de diffusion des utilisateurs du département. Supervise et gère les comptes de messagerie électronique du département. Assure le suivi des problèmes liés aux téléphones du bureau. Récupère les documents de facturation téléphonique sur le Web.
Classement, numérisation et maintenance du système de classement, principalement sur un disque partagé. Tenue à jour des contrats de service. Archivage des documents et dossiers du département.
Mise à jour des connaissances relatives aux procédures administratives, aux outils et aux applications de McGill. En l'absence du superviseur, assistance au directeur du département.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Superviseur(e) administratif(ve)
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-10-03
Date limite pour postuler :
2025-08-24
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
Report job
