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Sommaire du poste
Sous la responsabilité du directeur associé ou de la directrice associée, Administration, l’agente ou l’agent administratif gère le budget et les activités comptables ainsi que les ressources matérielles de l’unité. Il ou elle assure la liaison avec les ressources humaines (RH) afin d’offrir information et aide sur diverses politiques et procédures. Le ou la titulaire offre du soutien pour diverses questions sensibles et souvent urgentes. L’agente ou l’agent administratif participe aux projets et initiatives RH, ainsi qu’à l’organisation des réunions et des activités de l’unité.
Principales responsabilités
- Gérer le budget RH et fournir des services financiers et comptables à l’unité. Élaborer, implanter et exercer des contrôles financiers, effectuer le rapprochement entre les fonds et les dépenses et traiter tous les comptes débiteurs et créditeurs.
- Examiner et soumettre les tendances mensuelles à l’unité centrale responsable du budget (Analyse, planification et budget), surveiller et examiner les fluctuations, communiquer les changements et les justifications, réaliser l’exercice annuel de répartition budgétaire pour l’unité.
- Administrer efficacement les activités portant sur les comptes et l’approvisionnement, notamment la préparation de formulaires électroniques et d’autres documents liés, entre autres, aux notes de frais, aux demandes de bons de commande et aux transactions par carte d’achat. Résoudre au fur et à mesure les problèmes liés aux comptes. Approuver les dépenses dans le respect des lignes directrices établies. Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel RH pour l’approvisionnement.
- Compiler les données comptables et préparer des rapports ad hoc, des analyses et des relevés comptables au besoin.
- Effectuer les rapprochements mensuels, examiner l’état du budget et les différentes allocations budgétaires.
- Effectuer les ajustements salariaux antérieur, examiner les frais et communiquer avec la faculté ou l’unité administrative concernée afin de garantir la bonne gestion de la répartition des coûts dans Workday.
- Gérer les allocations internes et effectuer le suivi des dépenses pour les opérations centrales des RH et les différentes initiatives à l’échelle de l’Université (par exemple, le gala du Club quart de siècle, les fonds de perfectionnement professionnel, le Programme d’aide aux employés et à la famille).
- Gérer les ressources matérielles de l’unité, tenir l’inventaire des locaux, superviser l’attribution des locaux et l’accès aux locaux (agir à titre de gestionnaire d’accès pour le bureau central des RH) et interagir avec les unités chargées des installations (par exemple, le Service des TI et la Gestion des installations et services auxiliaires) pour la prestation de services comme les rénovations, la sécurité, les interventions d’urgence, la sûreté, etc.
- Agir comme préposé ou préposée à la gestion du matériel informatique pour les RH et superviser le parc informatique de l’unité. Appuyer le projet de mise à jour en continu, les mises à niveau et les achats de logiciels au besoin.
- Gérer les processus d’intégration et de départ des membres du personnel (attribution des espaces de travail et du matériel informatique, accès aux immeubles et aux systèmes, etc.).
- Gérer les dossiers de fin de contrat et les paiements.
- Assurer la supervision indirecte de l’adjointe ou de l’adjoint administratif pour les activités liées aux transactions financières (demandes de bons de commande liées aux événements et à la restauration, rapprochement des transactions par carte d’achat) et les activités liées à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés (réseau, communications et mise à jour de la liste de diffusion).
- Participer à la réalisation de projets, d’initiatives et d’événements spéciaux au besoin.
- S’il y a lieu et en l’absence de l’adjointe ou de l’adjoint administratif, superviser la planification et l’organisation de l’emploi du temps et du calendrier de la vice-rectrice ou du vice-recteur associé, Ressources humaines, planifier les réunions, aider à la préparation et au suivi de diverses réunions (réunions des Services directs et des conseillers et conseillères en RH, assemblées générales, etc.), concevoir la présentation des communications aux équipes centrales des RH et en assurer la distribution (liste de diffusion).
Autres compétences et aptitudes
- Connaissances solides et avérées des principes et des opérations comptables, ainsi que des politiques et procédures budgétaires et financières, de préférence dans un environnement universitaire
- Bonne connaissance des politiques, pratiques et procédures de l’Université en matière de ressources humaines
- Personne motivée, autonome, capable de travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision, mais aussi au sein d’une équipe
- Sens de l’organisation avéré, capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à respecter des délais multiples et des priorités changeantes
- Rigueur et souci du détail dans la rédaction de la correspondance, l’exécution des transactions financières, l’analyse des données et la préparation des documents
- Bon jugement et grande discrétion, et respect de la confidentialité dans le traitement des questions très sensibles
- Maîtrise parfaite de la suite Microsoft Office et capacité d’utiliser Excel à un niveau avancé pour effectuer des analyses de données complexes et communiquer des données financières
- Compétences solides et avérées pour l’utilisation de Banner FIS, de Tableau, de Minerva et de Workday à titre de partenaire financier
- Excellentes compétences en communication en anglais et en français (à l’oral et à l’écrit) pour collaborer efficacement avec des collègues de tous les niveaux au sein de l’Université.
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veillez cliquer
ici
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Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $64,770.00 - $80,960.00 - $97,150.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Chef, Administration
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-07-04
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
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