Adjoint(e) Exécutif(ve) / Executive Assistant

OPAL-RT Technologies recherche un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) - sur site

À propos d’OPAL-RT Technologies

Imaginez travailler pour une entreprise qui compte parmi ses clients la NASA, Bombardier, ABB, EMBRAER, MIT, GE, Ford, GM, NREL et Hydro-Québec! OPAL-RT s’est donné comme ambitieux défi de démocratiser la simulation temps réel afin de la rendre accessible à chaque ingénieur et chercheur. En rejoignant le clan des OPALIENS, vous contribuerez à la technologie du futur.

Leader mondial dans la diversité des applications, nos outils sont utilisés dans une multitude de secteurs tels que l'automobile, l'aérospatiale, l’énergie, le transport, la fabrication industrielle, etc. Fondée au Québec et maintenant assurée par une présence mondiale, OPAL-RT a le vent dans les voiles!

Dépassement et défis stimulants :

Relevant directement de la Chef des Finances (CFO), l’Adjoint(e) Exécutif(ve) joue un rôle clé dans la gestion des opérations administratives et stratégiques de la direction. Il/elle agit en tant que partenaire de confiance, facilitant la gestion du temps, des priorités et des communications de l’exécutif, tout en assurant un haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

Principales responsabilités :

• Gestion documentaire corporative: Assurer la gestion documentaire de la documentation corporative interne et travaillera en étroite collaboration avec le service légal de l’entreprise.
• Gestion et optimisation de l’agenda exécutif : Anticiper les priorités, organiser des rencontres stratégiques et gérer les imprévus avec brio. Gérer les dépenses et remboursements liés aux déplacements et aux activités de l’exécutif. Effectuer les procès-verbaux, faire le suivi des actions, les ordres du jour, les convocations et monter des présentations corporatives.
• Préparation et suivi des dossiers : Rechercher, structurer et synthétiser l’information pour faciliter la prise de décision. Effectuer du soutien administratif divers pour un ou plusieurs départements.
• Coordination des communications : Filtrer et gérer les échanges internes et externes avec tact et professionnalisme. Coordonner et préparer des rapports, présentations et documents.
• Suivi des échéances et conformité : Rédiger des documents, gérer les contrats et veiller à ce que chaque dossier administratif soit traité avec minutie.
• Assurer une expérience employé extraordinaire sur site : Assurer l’entretien des lieux en assurant une gestion des fournisseurs adéquate (café, équipe ménage, etc.), gérer les courriers, les fournitures de bureau ainsi que l’approvisionnement de la cafétéria. Ajouter une touche personnelle (envoi de fleurs ou dons) pour les employés lors d’événements marquants dans leurs vies, tels que décès, retraite, etc.
• Gérer la réception 3 jours par semaine sur site : Être la première impression pour les invités, les clients, les fournisseurs et les employés et appliquer les contrôles de sécurité et d’accès au bureau.
• Support à l’organisation des événements: Aider à la coordination événementielle et collaborer avec diverses équipes.
• Effectuer tout autres tâches connexes : Effectue les achats pour les besoins du bureau et remplacer la réceptionniste lors de ses absences.

Exigences :

Scolarité : DEP en administration ou expérience équivalente.

Expérience : Minimum de 5 à 7 ans d’expérience

Connaissances requises : Excellentes compétences en communication. Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.) et capacité à travailler avec office 360.

Compétences requises : Gestion du temps et des priorités. Discrétion, neutralité et professionnalisme, avec une forte capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles. Capacité à coordonner des projets et s’assurer que tout roule à la perfection avec une grande autonomie. Gestion du temps et capacité à travailler sous pression avec un haut niveau de maturité.

Connaissances linguistiques : Bilinguisme (français, anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit.

Une carrière chez OPAL-RT vous conviendra si :

• Vous recherchez des défis stimulants qui vous pousseront à vous dépasser sans cesse.
• Vous rêvez d’une ambiance à la fois familiale, professionnelle, collaborative et conviviale.
• Vous avez besoin d’un horaire flexible et l’accès au télétravail afin de concilier votre vie privée à votre vie professionnelle.
• Vous souhaitez parfaire vos connaissances et votre savoir-faire en côtoyant des chercheurs, des innovateurs, des scientifiques qui ont tous un point en commun, la Passion.
• Vous avez fait le choix d’être un collaborateur important pour l’avancement technologie d’une multitude d’industries.
• Vous désirez être considéré pour vos idées, votre créativité et vos talents.
• Vous connaissez votre valeur et recherchez une rémunération globale concurrentielle.
• Vous ne voulez pas un simple emploi, vous voulez une carrière !

• L'utilisation du genre masculin inclut le féminin et est utilisé uniquement pour faciliter la lecture.

• Créer un travail significatif signifie adopter différentes perspectives. Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et ne discriminons pas. Embrasser la différence est ce qui fait de OPAL-RT ce qu'elle est — nous ne voudrions pas qu'il en soit autrement.

OPAL-RT Technologies is looking for an Executive Assistant – On-site

About OPAL-RT Technologies

Imagine working for a company that counts among its clients NASA, Bombardier, ABB, EMBRAER, MIT, GE, Ford, GM, NREL, and Hydro-Québec! OPAL-RT has set itself the ambitious challenge of democratizing real-time simulation to make it accessible to every engineer and researcher. By joining the OPALIENS clan, you will contribute to the technology of the future.

A global leader in the diversity of applications, our tools are used in multiple sectors such as automotive, aerospace, energy, transportation, industrial manufacturing, and more. Founded in Quebec and now supported by a global presence, OPAL-RT is on a roll!

Growth and stimulating challenges:

Reporting directly to the Chief Financial Officer (CFO), the Executive Assistant plays a key role in managing the administrative and strategic operations of the leadership team. He/She acts as a trusted partner, facilitating the management of time, priorities, and executive communications, while ensuring a high level of professionalism and discretion.

Main responsibilities:

• Corporate document management: Ensure the proper handling of internal corporate documentation and work closely with the company’s legal department.
• Executive calendar management and optimization: Anticipate priorities, organize strategic meetings, and handle unforeseen events with efficiency. Manage expenses and reimbursements related to executive travel and activities. Draft meeting minutes, track actions, prepare agendas, convocations, and create corporate presentations.
• File preparation and follow-up: Research, structure, and synthesize information to facilitate decision-making. Provide various administrative support for one or several departments.
• Communication coordination: Screen and manage internal and external communications with tact and professionalism. Coordinate and prepare reports, presentations, and documents.
• Deadline and compliance monitoring: Draft documents, manage contracts, and ensure every administrative file is handled with precision.
• Ensure an extraordinary on-site employee experience: Oversee the upkeep of the premises by managing suppliers (coffee, cleaning team, etc.), handle mail, office supplies, and cafeteria provisioning. Add a personal touch (sending flowers or donations) for employees during significant life events such as bereavement, retirement, etc.
• Manage reception three days a week on-site: Be the first point of contact for guests, clients, suppliers, and employees, and enforce security and access controls at the office.
• Support event organization: Assist in event coordination and collaborate with various teams.
• Perform any other related tasks: Handle office purchases and replace the receptionist during absences.

Requirements:

Education: DEP in administration or equivalent experience.
Experience: Minimum of 5 to 7 years of experience.
Required knowledge: Excellent communication skills. Proficiency with office tools (Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, etc.) and ability to work with Office 365.
Required skills: Time and priority management. Discretion, neutrality, and professionalism, with strong ability to handle sensitive and confidential information. Ability to coordinate projects and ensure everything runs smoothly with great autonomy. Capacity to work under pressure with a high level of maturity.

Language skills: Bilingualism (French and English), both spoken and written.

A career at OPAL-RT will suit you if:

• You are looking for stimulating challenges that constantly push you to surpass yourself.
• You dream of a work environment that is family-like, professional, collaborative, and friendly.
• You need a flexible schedule and access to remote work to balance your personal and professional life.
• You want to enhance your knowledge and expertise by working alongside researchers, innovators, and scientists who all share one common trait: Passion.
• You have chosen to be an important contributor to the technological advancement of multiple industries.
• You want your ideas, creativity, and talents to be recognized.
• You know your worth and are looking for a competitive total compensation package.
• You don’t just want a job, you want a career!

The use of the masculine gender includes the feminine and is intended solely to facilitate reading.
Creating meaningful work means embracing different perspectives. We are an equal opportunity employer and do not discriminate. Embracing differences is what makes OPAL-RT what it is — and we wouldn’t want it any other way.