Description du poste : Adjointe administrative en gestion immobilière résidentielle
Lieu : Canada - Rive-Sud de Montréal Département : Gestion immobilière
Services : Immobilier
Description : Êtes-vous prêt à rejoindre une équipe dynamique dans une entreprise à croissance rapide? En tant que Adjointe administrative, vous serez impliqué(e) dans tous les aspects de la gestion d'un portefeuille de logements résidentiels.
L’adjointe administrative joue un rôle clé dans l’organisation et l’efficacité des opérations immobilières. Elle soutient les gestionnaires en prenant en charge les tâches administratives, la gestion des communications et le suivi des dossiers locatifs. Son travail permet aux gestionnaires de se concentrer sur la location, la gestion des immeubles et la satisfaction des locataires. Vos tâches seront les suivantes :
1. Soutien aux gestionnaires immobiliers
Gestion administrative et organisation
✅ Préparer et organiser les documents (baux, renouvellements, annexes, préavis de départ).
✅ Assurer le suivi des documents signés et classer numériquement et physiquement les dossiers des locataires.
✅ Tenir à jour un tableau de bord des logements vacants, des baux à renouveler et des demandes en cours.
✅ Vérifier les dossiers des locataires potentiels avant validation par les gestionnaires (antécédents, références, crédit).
✅ Gestion des appels, courriels et messages textes
✅ Répondre aux appels téléphoniques et messages pour filtrer les demandes importantes.
✅ Gérer la boîte courriel principale en triant et répondant aux demandes de premier niveau.
✅ Rediriger efficacement les courriels et appels aux gestionnaires selon leur priorité.
✅ Tenir un registre des communications pour assurer un suivi rapide et organisé.
Gestion des demandes des locataires et fournisseurs
✅ Filtrer et prioriser les demandes des locataires avant transmission aux gestionnaires.
✅ Gérer et suivre les demandes de réparations en coordonnant avec les fournisseurs.
✅ Assurer le suivi des interventions et informer les locataires des délais.
2. Soutien à la location et maximisation du taux d’occupation
✅ Publier et mettre à jour les annonces de location sur différentes plateformes.
✅ Gérer les premiers contacts avec les locataires potentiels (répondre aux questions, envoyer les formulaires).
✅ Planifier et coordonner les visites de logements pour optimiser l’agenda des gestionnaires.
✅ Assurer un suivi rigoureux des candidatures pour réduire les périodes de vacance.
3. Amélioration de la gestion financière et opérationnelle
✅ Suivi des loyers impayés et relances préventivesavant envoi des avis officiels.
✅ Préparer les dossiers pour le Tribunal administratif du logement (TAL) en cas de litige.
✅ Gérer les factures et paiements des fournisseurs pour assurer une comptabilité fluide.
✅ Produire des rapports de gestion pour aider les gestionnaires à suivre les performances.
Pourquoi ce rôle est essentiel ?
✅ Meilleure gestion du temps des gestionnaires : Ils se concentrent sur la location et la gestion des locataires.
✅ Service client amélioré : Une réponse rapide aux appels et courriels améliore la satisfaction des locataires.
✅ Processus plus efficaces : Moins de retards et une meilleure organisation administrative.
✅ Optimisation financière : Meilleur suivi des loyers, réduction des logements vacants et gestion rigoureuse des dépenses.
Les exigences :
- Une excellente capacité à travailler rapidement, à gérer plusieurs projets à la fois et à respecter les délais.
- 3 ans et plus d'expérience.
- Excellentes compétences de communications, avec une expérience professionnelle antérieure en matière de service à la clientèle avec les clients et idéalement avec les locataires.
- Maîtrise de tous les programmes MS Office.
Avantages : - Poste permanent
- Équipe stable et humaine
- 3 semaines de vacances
- Horaires flexibles
- Prime annuelle
- Échelle salariale en fonction de l'expérience
- Stationnement gratuit sur place
- Événements d'Entreprise
- Possibilité de télétravail entre 1 et 2 jours par semaine selon les besoins de l'entreprise. Candidatures directes seulement, agences s’abstenir.
Type d'emploi : Permanent
Avantages :
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
- Travail à domicile
Horaire :
- Du Lundi au Vendredi
Rémunération supplémentaire :
- Primes
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 2025-06-14
Date de début prévue : 2025-06-16
