Le/la titulaire du poste accueille, informe et oriente les familles et les visiteurs. Il/elle gère les rendez-vous avec les familles et les membres de l’équipe de services. Il/elle s’assure de bien classer les documents et de bien organiser les dossiers et de les garder à jour.
La qualité de l’accueil est fondamentale dans l’approche de pédiatrie sociale. Comme le/la préposé(e) à l’accueil est souvent le premier point de contact des enfants et des familles avec le centre de pédiatrie sociale, la priorité doit être accordée à un accueil chaleureux, personnalisé, attentionné et sans jugement. Sous l’autorité de la direction générale, la personne occupant ce poste est responsable de l’appui aux fonctions de la direction générale, de l’organisation quotidienne du secrétariat, du soutien logistique et du soutien à la comptabilité. Elle seconde la direction générale ou l’équipe de soutien administratif dans différents dossiers opérationnels et assure les suivis rigoureux et diligents. Elle suggère de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation. Elle a aussi pour mandat d’appuyer les autres membres de l’équipe dans l’exercice de leurs fonctions.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
⬧Accueillir la clientèle, les visiteurs, les partenaires et les donateurs se présentant au centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée.
⬧Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.
⬧Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles, des partenaires et des membres de l’équipe de services.
⬧Confirmer les rendez-vous.
⬧Procéder à l’ouverture et à la fermeture du centre de pédiatrie sociale.
⬧Classer les documents.
⬧Tenir en ordre et à jour les dossiers, électroniques et physiques.
⬧Mettre en place des outils de suivi.
⬧Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescriptions.
⬧S’assurer du bon ordre de l’aire d’accueil, de la salle d’attente, des salles cliniques et de la cuisine.
⬧Responsabilité partagée avec l’équipe administrative de la gestion des bénévoles réguliers.
⬧Alimenter la base de données des partenaires.
⬧Aider à compléter les formulaires d’inscription pour les différentes offres faites à la clientèle (camps; cours, etc)
⬧Collaborer à l’organisation de divers événements campagne de financement, activités pour les familles/enfants, journée d'équipe, etc.);
⬧Offrir du soutien à la direction, à l’adjointe de direction et à la personne responsable des communications et événement (appel, sollicitation, suivi, création de documents, etc.)
⬧Effectuer toute autre tâche administrative connexe et à la demande de l’équipe de gestion/administration.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 20,65$ à 27,97$ par heure
Heures prévues : 40 par semaine
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Stationnement sur place
Exigences linguistiques souples :
- Anglais non requis
Horaire :
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 2025-06-16
