Accounts Payable Officer - Agent.e aux comptes payables

• Position Title: Accounts Payable Officer
• Department: Business Office
• Status: Regular, full-time
• Hours: 35 hours per week
• Reports to: Director of Finance and Operations
• Start Date: June 2025

Miss Edgar’s and Miss Cramp’s (ECS) is a small by design, community-oriented independent girls’ school in the Montreal area. We embrace a progressive approach to 21st-century learning with a focus on cultivating an entrepreneurial mindset in students from K-11. ECS’ mission is to nurture each girl, empowering them to carve their own future and develop a sense of global citizenship in an ever-evolving world.

Position Summary:

The Accounts Payable Officer is a member of the Finance Team. The team collaborates to produce financial results that are in compliance with accounting practices. The Accounts Payable Officer is in regular communication with staff and faculty pertaining to purchases and payment in their respective departments.

Responsibilities:

• Responsible for the complete accounts payable cycle.
• Completes payments and controls expenses by receiving, processing, verifying, and reconciling invoices.
• Schedules and prepares payments to vendors, verifies sales tax ID numbers, and resolves payment discrepancies.
• Performs all bank reconciliations and manages cash flow.
• Analysis and payment of corporate credit cards.
• Prepares sales tax filings for the School and Clothing Shop.
• Distributes petty cash by recording entries and verifying documentation.
• Maintains historical documentation through filing and digital filing.
• Maintains accounting ledgers by verifying and posting account transactions or journal entries.
• Ensures the accuracy of the school’s financial documents for payment, auditing, and tax purposes.
• Participates in quarterly reporting, the annual audit, and the annual budget process.
• Prepares and issues RL-24 and T4A’s.
• Supports the school in optimizing its financial transactions and systems.
• Assists in streamlining and improving the accounts payable process.
• Supports ad-hoc administrative requests for the business office.

Minimum Qualifications Required:

• DEC or an equivalent.
• Excellent knowledge of basic bookkeeping and accounting concepts.
• Previous accounts payable experience in a similar environment.
• Proficient in Microsoft Office and Google Workspace.
• Experience with Quickbooks is an asset.
• Bilingual (French and English).

Knowledge, Skills & Technical Abilities:

• Strong organizational and time management skills to meet deadlines.
• Analytical
• Good problem solving skills.
• Strong attention to detail.
• Excellent interpersonal, oral, and written communication skills in both French and English.
• Flexible and adaptable, with an ability to work both independently and within the structure of a team.
• Proactive and a self-starter.
• Respect for the confidential nature of information within the department.

ECS Staff are provided with the following advantages:

• A diverse and inclusive work environment.
• Multiple opportunities for professional development.
• Equipped with a Laptop and cell phone.
• Mentorship and coaching support.
• Salary and benefits competitive with the public system.
• Pension plan participation.
• Group insurance benefits.
• Access to workout facilities.
• Access to a subsidized meal plan.
• On-site parking.
• Meaningful work in an educational environment that champions girls’ education.

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• Titre du poste : Agent.e aux comptes payables
• Département : Bureau des affaires
• Statut : Régulier, temps plein
• Heures : 35 heures par semaine
• Relève de : Directrice des finances et des opérations
• Date de début : Juin 2025

Miss Edgar’s and Miss Cramp’s (ECS) est une petite école indépendante pour filles, axée sur la communauté et située dans la région de Montréal. Nous adoptons une approche progressive de l'apprentissage du 21e siècle, en mettant l'accent sur la culture d'un esprit d'entreprise chez nos élèves de la maternelle à la 11e année. La mission de l'école est d'aider chaque élève à tracer son propre avenir et à se soucier de l'avenir des autres en tant que citoyenne du monde dans un paysage professionnel en évolution rapide.

Résumé du poste :

L'agent.e aux comptes payables est membre de l'équipe des finances. Ensemble, l'équipe collabore pour produire des résultats financiers conformes aux pratiques comptables. L'agent.e aux comptes payables est en communication régulière avec le personnel et le corps professoral concernant les achats et les paiements dans leurs départements respectifs.

Responsabilités :

• Responsable du cycle complet des comptes fournisseurs.
• Effectue les paiements et contrôle les dépenses en recevant, traitant, vérifiant et rapprochant les factures.
• Planifie et prépare les paiements aux fournisseurs, vérifie les numéros d'identification de taxe de vente et résout les écarts de paiement.
• Effectue tous les rapprochements bancaires et gère les flux de trésorerie.
• L’analyse et le paiement des cartes de crédit d'entreprise.
• Prépare les déclarations de taxe de vente pour l'école et la boutique de vêtements.
• Distribue la petite caisse en enregistrant les entrées et en vérifiant les documents.
• Maintient la documentation historique par classement physique et numérique.
• Tient les grands livres comptables en vérifiant et en affichant les transactions de compte ou les écritures de journal.
• Assure l'exactitude des documents financiers de l'école à des fins de paiement, d'audit et de fiscalité.
• Participe aux rapports trimestriels, à l'audit annuel et au processus budgétaire annuel.
• Prépare et émet les relevés 24 et les T4A.
• Soutient l'école dans l'optimisation de ses transactions et systèmes financiers.
• Aide à la rationalisation et à l'amélioration du processus des comptes fournisseurs.
• Soutient les demandes administratives ponctuelles pour le bureau des affaires.

Qualifications minimales requises :

• DEC ou équivalent.
• Excellente connaissance des concepts de base de la tenue de livres et de la comptabilité.
• Expérience antérieure des comptes fournisseurs dans un environnement similaire.
• Maîtrise de Microsoft Office et de Google Workspace.
• Expérience avec Quickbooks est un atout.
• Bilinguisme (français et anglais).

Connaissances, compétences et capacités techniques :

• Compétences en gestion du temps et en organisation pour respecter les délais.
• Esprit analytique.
• Bonnes compétences en résolution de problèmes.
• Attentif.ve aux détails.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle, orale et écrite, en français et en anglais.
• Flexible et adaptable, avec la capacité de travailler en toute autonomie et au sein d'une équipe.
• Proactif.ve et autonome.
• Respect de la nature confidentielle des informations au sein du département.

Les membres du personnel d'ECS bénéficient des avantages suivants :

• Un environnement de travail diversifié et inclusif.
• De multiples opportunités de développement professionnel.
• Soutien en matière de mentorat et de coaching.
• Salaire et avantages sociaux concurrentiels par rapport au système public.
• Participation au régime de retraite.
• Avantages sociaux (assurance collective).
• Accès aux installations d'entraînement.
• Accès à un régime de repas subventionné.
• Stationnement sur place.
• Un travail significatif dans un environnement éducatif qui défend l'éducation des filles.

Pour postuler, veuillez soumettre votre lettre de candidature et votre curriculum vitae.

Job Type: Full-time

Benefits:

• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site gym
• Paid time off

Schedule:

• Monday to Friday

Education:

• DCS / DEC (required)

Language:

• English (required)
• French (required)

Location:

• Montréal, QC H3Y 3H6 (required)

Work Location: In person

Expected start date: 2025-08-01