Description
Le/La coordonateur(trice) aux opérations assiste le VP Opérations dans le but de rendre l’organisation plus efficace :
Responsabilités
Service à la clientèle (30%) :
Répondre aux demandes
Répondre aux appels, textos et courriels reçus, puis transférer aux personnes responsables.
Planifier les visites
Fixer les rendez-vous de visites et faire les suivis pour recevoir les applications.
Gérer les annonces de location
Publier et mettre à jour les annonces sur Facebook, le site web et autres plateformes.
Enregistrer les plaintes
Noter les plaintes dans le dossier du locataire et les transmettre au responsable.
Accueillir les clients au bureau
Recevoir les clients et répondre à leurs demandes (paiement de loyer, plaintes, informations).
Effectuer d'autres tâches connexes
Accomplir toute autre tâche pour soutenir le fonctionnement du département.
Coordination aux opérations (gestion parasitaire, entretien préventif et ménager) (40%)
- Coordonner les traitements parasitaires avec les locataires et fournisseurs.
- Assurer le suivi des traitements sous garantie.
- Planifier les inspections et entretiens (chauffage, sécurité incendie, etc.).
- Planifier les horaires et tâches de l’équipe d’entretien ménager.
- Gérer les commandes de pièces, matériaux, produits et électroménagers.
- Coordonner la gestion des équipements et des véhicules de l’entreprise.
Administration (30 %) :
· Numériser des documents et les enregistrer dans Doc Record (support administratif pour bâtir les procédures)
· Classer physiquement et numériquement les documents dans les dossiers fournisseurs et locataires
· Assurer la réception de la poste (Poste Canada) et la répartition selon la nature du document
· Passer les commandes pour fournitures de bureau (réception de demandes à l’interne, suivre le budget alloué par la direction)
· Passer les commandes pour fournitures de cuisine (café et autres items déterminés par les dirigeants) et s’assurer que les lieux restent propres en faisant la promotion par la mise en place de règles de fonctionnement.
· Effectuer des recherches, des demandes et compiler des données pour la direction.
Exigences
- 1 à 3 ans d’expérience en tant qu'adjointe administrative ou en gestion immobilière
- Bilingue (obligatoire)
- Permis conduire valide requis
- Connaissance des normes, des lois et des règlements concernant la régie du logement et de la gestion immobilière (un atout)
- Excellentes compétences en leadership et en résolution de problèmes.
- Connaissance des logiciels Hopem et Building Stack, un atout.
Conditions
- Salaire: 55 000 $ - 65 000 $ par an
- Horaire: 40 heures par semaine, du lundi au vendredi (Temps plein - Permanent)
- Avantages:
- Assurances collective (santé, dentaire, vue - 50/50)
- 3 semaines de vacances
- 5 jours de congé maladie
- Remboursement des frais de kilométrage
- Stationnement sur place
**Version Anglaise**
Operations Coordinator
Description
The Operations Coordinator assists the VP Operations in making the organization more efficient:
Responsibilities
Customer service (30%):
Respond to requests: Answer incoming calls, texts and e-mails, then transfer to the right people according to the assignment list.
- Schedule appointments: Schedule apartment visits and follow up to obtain applicants' applications.
- Manage ads: Publish, update and remove rental ads on Facebook, website and other platforms.
- Record complaints: Record complaints in tenant file with necessary details and transfer to responsible person.
- Greet customers: Receive customers at the office and respond to their requests (rent payment, complaints, information).
- Other related duties: Carry out any other tasks that support the operation of the department.
Operations coordination (40%)
- Coordinate pest control treatments with tenants and suppliers.
- Follow-up on warranty treatments.
- Schedule inspections and maintenance (heating, fire safety, etc.).
- Plan schedules and tasks for housekeeping team.
- Manage orders for parts, materials, products and appliances.
- Coordinate management of company equipment and vehicles.
Administration (30%)
- Scan and file documents.
- Distribute incoming mail.
- Order office supplies according to budget.
- Order kitchen supplies and promote order in the premises.
- Research and compile data for management.
Requirements
- 1-3 years of experience as an administrative assistant or in property management
- Strong leadership and problem-solving skills.
- Perfectly bilingual (French & English).
- Valid driver’s license required.
- Knowledge of housing and property management standards, laws and regulations (an asset)
- Knowledge of Hopem and Building Stack software is a plus.
Conditions
- Salary: $55,000 - $65,000 per year
- Schedule: 40 hours per week, Monday to Friday (Full-time - Permanent)
- Benefits:
- Health, dental, and vision insurance (50/50 health insurance plan)
- 3 weeks of vacation
- 5 sick days
- Mileage reimbursement
- On-site parking
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $60,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
Education:
- Secondary School (preferred)
Work Location: In person