Le(la) Coordonnateur des opérations est un membre clé de l’équipe Qualité et Pharmacovigilance, responsable du soutien à la gestion de la formation, aux activités de pharmacovigilance (PV) et d’assurance qualité. Les responsabilités incluent le suivi et l’analyse des écarts afin d’identifier les tendances, soutenir les efforts de conformité et favoriser l’amélioration de la performance. Ce rôle implique également de contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées (PON), ainsi que de soutenir la conformité opérationnelle et l’efficacité des équipes de Spécialistes en soutien aux patients, en alignement avec les normes de PV des clients et de l’industrie.
Tâches et responsabilités
Élaborer, mettre à jour et maintenir les procédures opérationnelles normalisées (PON) et autres documents opérationnels pour soutenir les fonctions des Spécialistes en soutien aux patients.
Concevoir, attribuer et gérer des programmes de formation de haute qualité afin d’assurer la compréhension et l’adhésion des Spécialistes aux procédures requises.
Gérer et superviser la formation d’intégration des nouveaux Spécialistes en soutien aux patients, en assurant leur préparation et leur réussite.
Exécuter les tâches, projets et activités de pharmacovigilance (PV) et d’assurance qualité (AQ) dans tous les programmes du département de soutien aux patients.
Effectuer les rapports de rapprochement PV hebdomadaires, mensuels et trimestriels conformément aux exigences des clients.
S’assurer que les équipes de Spécialistes en soutien aux patients respectent pleinement les ententes de pharmacovigilance spécifiques aux clients.
Identifier les écarts et préparer des rapports détaillés d’actions correctives et préventives (CAPA).
Suivre et analyser les écarts pour identifier les tendances et recommander des améliorations opérationnelles.
Animer des séances régulières de coaching et de rétroaction avec les Spécialistes et les chefs d’équipe pour renforcer la conformité PV et les meilleures pratiques, y compris la déclaration des effets indésirables.
Agir à titre d’expert en PV lors des audits, en fournissant soutien et expertise au besoin.
Participer activement aux réunions d’équipe, en contribuant positivement aux discussions et en favorisant une communication efficace.
Participer à l’orientation du personnel et aux séances de formation continue pour soutenir l’apprentissage et le développement.
Favoriser un environnement d’équipe collaboratif et professionnel, en contribuant à la croissance de l’équipe et en maintenant des normes élevées de conduite.
Accueillir le changement et démontrer un engagement envers la réussite de l’équipe par une communication claire, de la dévotion et un alignement avec les objectifs de l’entreprise.
Qualifications
Diplôme universitaire en sciences de la santé, sciences de la vie ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
Minimum d’un an d’expérience dans un rôle connexe, tel que les programmes de soutien aux patients, l’élaboration de PON, la coordination de la formation ou la pharmacovigilance.
Expérience en coordination ou gestion de projets considérée comme un atout.
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word) et des applications web; excellentes compétences en télécommunication avec capacité à établir des relations par téléphone et courriel.
Excellentes compétences en communication écrite et verbale, avec une grande attention aux détails et à la précision.
Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique, avec une approche proactive et axée sur les solutions pour traiter un volume élevé de demandes.
Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de respecter les délais internes et ceux des clients tout en maintenant des normes de qualité élevées.
Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration dans un environnement axé sur le travail d’équipe.
Vous devrez travailler directement avec des départements, des équipes, des fonctions de support et des parties prenantes d'IQVIA situés partout au Canada et à travers le monde, par conséquent, une connaissance fonctionnelle de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, est nécessaire à l'exercice des fonctions de ce poste.
Comme nos équipes de recrutement sont mondiales, veuillez soumettre votre CV en anglais et en français.
The Operations Coordinator is a key member of the Quality & Pharmacovigilance team, responsible for supporting training management, pharmacovigilance (PV), and quality assurance activities. Responsibilities include tracking and analyzing deviations to identify trends, support compliance efforts, and drive performance improvements. The role also involves contributing to the development and maintenance of standard operating procedures (SOPs), and supporting the operational compliance and effectiveness of Patient Support Specialist teams in alignment with client and industry PV standards.
Duties and responsibilities
Develop, update, and maintain Standard Operating Procedures (SOPs) and other operational documentation to support Patient Support Specialist team functions.
Design, assign, and manage high-quality training programs to ensure Patient Support Specialists understand and adhere to required procedures.
Manage and oversee onboarding training for new Patient Support Specialists, ensuring successful completion and readiness for their roles.
Execute Pharmacovigilance (PV) and Quality Assurance (QA) tasks, projects, and activities across all programs within the Patient Support department.
Conduct weekly, monthly, and quarterly PV reconciliation reporting in accordance with client requirements.
Ensure Patient Support Specialist teams operate in full compliance with client-specific Pharmacovigilance agreements.
Identify deviations and prepare detailed Corrective and Preventive Action (CAPA) reports.
Track and analyze deviations to identify trends and recommend operational improvements based on findings.
Facilitate regular coaching and feedback sessions with Patient Support Specialists and Team Leads to reinforce PV compliance and best practices, including Adverse Event reporting.
Act as the PV subject matter expert during audits, providing support and expertise as needed.
Actively participate in team meetings, contributing positively to discussions and fostering effective communication.
Engage in staff orientation and ongoing education sessions to support continuous learning and development.
Promote a collaborative and professional team environment, contributing to team growth and maintaining high standards of conduct.
Embrace change and demonstrate commitment to team success through clear communication, dedication, and alignment with company goals.
Qualifications
University degree in a health sciences, life sciences, or related field, or an equivalent combination of education and relevant experience.
Minimum of 1 year of experience in a related role, such as patient support programs, SOP development, training coordination, or pharmacovigilance.
Experience in project coordination or project management is considered an asset.
Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, Word) and web-based applications; strong telecommunication skills with the ability to build rapport effectively via phone and email.
Excellent written and verbal communication skills, with a strong attention to detail and accuracy.
Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment, with a proactive and solution-oriented approach to handling a high volume of inquiries.
Strong organizational and time management skills, with the ability to meet internal and client deadlines while maintaining high standards of quality.
Ability to work both independently and collaboratively within a team-oriented environment.
You will be required to work directly with IQVIA departments, teams, support functions and stakeholders located across Canada and around the world therefore, a functional knowledge of English, both written and spoken, is necessary to perform the duties of this position.
As our hiring teams are global, please submit your resume in both English and French.
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