Agent de soutien administratif

Ministère : Administration
Lieu(x) : Moosonee, Moose Factory, Cochrane, Kapuskasing, Timmins ou d'autres sites de service désignés
Relève de : Superviseur – Administration
Catégorie d'emploi : Membre de l'équipe
Structure salariale : CBG05 – Grille négociée collectivement 05
Syndiqués : Oui
FEER Niveau : 3
Code de la CNP : Référence 13110

But du rôleLe travailleur de soutien administratif fournit un soutien administratif, logistique et opérationnel essentiel pour assurer le bon fonctionnement des services de l'Agence. Ce rôle soutient les opérations quotidiennes du bureau, y compris la saisie de données, la correspondance, le traitement des documents, la planification et la coordination de première ligne. Il joue un rôle clé dans le maintien de l'efficacité organisationnelle et le soutien des pratiques d'administration culturellement ancrées sur le territoire du Traité no 9.

Le travailleur de soutien administratif peut être affecté à des services, des programmes ou des équipes de service particuliers, et doit être flexible, soucieux du détail et proactif pour répondre aux attentes administratives et culturelles.

Responsabilités essentielles

1. Soutien administratif et coordination

• Fournir un soutien administratif général, y compris la copie, la numérisation, le classement et le traitement du courrier
• Tenir à jour les calendriers des rendez-vous, la logistique des réunions et la coordination des réservations pour le personnel de l'Agence
• Aider à la préparation de la documentation, à la mise en forme et à la saisie dans les bases de données internes
• S'assurer que les zones administratives sont maintenues en ordre, approvisionnées et organisées de manière respectueuse pour tous les usagers

2. Soutien de première ligne et des dossiers

• Agir comme premier point de contact pour les visiteurs, les appelants et les livreurs, en fournissant un service professionnel et courtois
• Adresser les demandes de renseignements aux ministères et au personnel concernés
• Aider à la tenue des dossiers, à l'archivage, aux demandes d'approvisionnement et au suivi de l'inventaire administratif

3. Communication interne et confidentialité

• Préparer et distribuer les notes de service, les formulaires et les avis internes selon les directives
• Maintenir la confidentialité et le traitement approprié des renseignements sensibles conformément aux normes de l'organisme et des lois
• Soutenir la circulation sécurisée des données et les procédures de documentation responsables entre les ministères

4. Participation de l'équipe et de l'organisme

• Participer aux réunions administratives, aux réunions du personnel et aux activités d'engagement culturel, au besoin.
• Soutenir la formation polyvalente et la coordination avec les autres travailleurs de soutien administratif d'un endroit à l'autre
• Contribuer aux responsabilités saisonnières et à l'échelle de l'Agence (p. ex., événements communautaires, retraites, rapports)

Qualifications et expérience requises

• Certificat ou diplôme en administration de bureau, en affaires, en études autochtones ou dans un domaine connexe; ou expérience vécue ou professionnelle équivalente
• Expérience dans des rôles administratifs ou d'accueil, de préférence dans un organisme communautaire ou de santé ou de services sociaux
• Solides compétences en organisation, en gestion du temps et en multitâche
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Aisance avec Microsoft Office, le dépôt numérique et l'équipement de bureau généralL'équivalence sera prise en compte. La connaissance des protocoles des Premières Nations et l'expérience administrative dans un organisme à base culturelle sont un atout.

Conditions d'emploi

• Vérification satisfaisante du casier judiciaire
• Permis de conduire valide de catégorie G de l'Ontario
• Capacité de voyager occasionnellement dans la région au besoin
• Conformité à toutes les politiques de l'Agence, à la convention collective et aux exigences en matière de protection de la vie privée et de confidentialité

Payukotayno s'engage à offrir des services dirigés par des Autochtones, une guérison nationale et des milieux de travail culturellement sûrs. Nous encourageons les membres des Premières Nations, en particulier ceux des collectivités signataires du Traité no 9 et des nations affiliées. Nous honorons les qualifications officielles et les connaissances culturelles et vécues comme une expérience valide. Nous nous engageons à respecter l'équité en matière d'emploi et accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celles qui s'identifient comme bispirituelles, non binaires, LGBTQ+, francophones, personnes handicapées et autres groupes en quête d'équité. Des mesures d'adaptation sont disponibles tout au long du processus de demande.

Déclaration de la LAPHO (pour les affichages seulement)Conformément
à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO), Payukotayno fournira des mesures d'adaptation tout au long du processus de recrutement sur demande.