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Ce poste est au service du Centre de langue française et du département de littérature française. À ce titre, une maîtrise parfaite de la langue française (à l'oral comme à l'écrit) est indispensable.
Résumé du poste :
Sous la direction du gestionnaire régional, planifier, élaborer et mettre en œuvre des procédures, des politiques et des processus administratifs afin de soutenir les objectifs du département d'histoire de l'art et des communications, du département d'anglais, du département de langue et littérature françaises et du Centre de langue française, ainsi que la mission globale de l'université en matière d'enseignement et de recherche ; favoriser les relations avec les autres unités de l'université et les organisations externes. Réaliser et/ou organiser des activités à l'appui des opérations quotidiennes, en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux buts et objectifs fixés. Mettre en œuvre des procédures ou des systèmes administratifs modérément complexes pour soutenir les opérations de l'ASC et garantir que les services administratifs satisfont ou dépassent les exigences de qualité établies. Informer les membres de l'ASC des politiques et procédures de l'université. Superviser directement le coordinateur administratif de l'ASC Arts Ferrier.
Responsabilités principales :
Fonctions générales :
- Sous la direction du supérieur hiérarchique direct (responsable RH/opérations ASC), superviser le coordinateur administratif et les étudiants en alternance, organiser et vérifier le travail des autres et participer à leur formation. Remplacer le responsable régional en cas d'absence.
- Consulter régulièrement le supérieur hiérarchique direct afin de planifier à l'avance et de coordonner les besoins en matière de soutien administratif.
Ressources humaines :
- Traite les recrutements et les nominations dans Workday pour les CAS classés et non classés (professeurs invités, professeurs adjoints, associés universitaires, chargés de cours), les chargés de cours et les assistants de recherche.
- Participe à l'administration de l'unité, par exemple au recrutement, à l'embauche, à l'intégration, au départ et à d'autres tâches liées à Workday (offres d'emploi, traitement des licenciements, gestion des candidats, génération des lettres d'offre, ajustements salariaux, rapports et gestion des données).
- Informe sur les politiques relatives aux universitaires, aux post-doctorants, aux chargés de cours, aux assistants de recherche, aux congés et aux permis de travail.
- Agit à titre de ressource pour les questions liées à AMUSE, AMURE et MCLIU et assure la liaison avec le syndicat et les Relations de travail de McGill afin de résoudre les différends liés aux conventions collectives (AMURE, AMUSE, MCLIU).
- Remplit les dossiers d'offre d'emploi pour les permis de travail sur le site Web de CIC.
- Prépare les annonces, tient à jour les dossiers du personnel, traite les congés sabbatiques et autres congés ; crée les nominations académiques pour les nouvelles recrues et les titulaires.
- Aide aux activités liées aux politiques salariales académiques annuelles.
Opérations :
- Évalue et résout les problèmes administratifs liés aux bâtiments Arts, Arts West, Moyse Hall, Ferrier, 688 Sherbrooke et 3475 Peel (sécurité, exploitation des installations, lecteurs de cartes AAM Lenel, etc.). Assure le suivi auprès des services concernés afin de garantir une résolution efficace. Agit en tant que responsable de la sécurité incendie pour le bâtiment Arts.
- Gère les ressources matérielles de l'ASC ou des bâtiments (Arts, Arts West, Moyse Hall, Ferrier, 688 Sherbrooke et 3475 Peel) et veille au respect des réglementations universitaires et gouvernementales.
- En collaboration avec le responsable de secteur, tient à jour l'inventaire des locaux et interagit avec les services chargés des installations afin de fournir les services nécessaires au bâtiment, tels que les rénovations mineures, la sécurité, les interventions d'urgence, la sûreté, etc.
- Assure le remplacement du coordonnateur administratif dans la surveillance de l'inventaire, y compris les fournitures de bureau, l'acquisition et la distribution de licences de logiciels, le matériel de bureau et le matériel électronique et audiovisuel.
- Assure le remplacement du coordonnateur administratif dans la supervision et la mise à jour des contrats de service avec les organisations externes.
- Assure le remplacement du coordonnateur administratif dans la supervision de l'organisation et la coordination des réunions, conférences et colloques.
- Organise la production et la publication des revues départementales et d'autres documents tels que les rapports d'examen cyclique.
- Prépare et veille à ce que toutes les communications et la documentation relatives au domaine des ressources humaines et des opérations au sein de l'ASC soient rédigées en anglais et en français.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Compétences organisationnelles avérées et capacité à mener plusieurs tâches de front. Capacité avérée à établir des priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles. Capacité avérée à rédiger des correspondances et à relire des documents en utilisant une orthographe, une grammaire, une ponctuation et une mise en forme appropriées. Capacité à s'adapter au changement et à favoriser un environnement collaboratif. Grande précision et souci du détail. Doit être axé sur le client et orienté vers le service. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations. Capacité avérée à travailler dans un environnement informatisé en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des tableurs, des logiciels de présentation et des connaissances en maintenance web. Connaissance de programmes tels que MMP, CMMS, Banner et ses applications, la suite Microsoft Office, en particulier Excel (niveau intermédiaire) et Powerpoint, et Workday. Anglais parlé et écrit. Français parlé et écrit.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-08-31
Date limite pour postuler :
2025-09-09
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
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