Titre d'emploi :
Secrétaire administrative (orientation)
Numéro de référence :
SR2425-56
Catégorie d'emploi :
Administration
Direction :
Direction des affaires étudiantes
Service :
Orientation, information scolaire et professionnelle
Nom du supérieur immédiat :
Pascal Gagné
Statut de l'emploi :
P - Remplacement à temps partiel
Durée de l'emploi prévue :
Lieu de travail :
Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail :
- Horaire de travail : un (1) jour par semaine, soit le mercredi ;
- Environnement de travail de bureau.
Date de l'affichage :
2025-06-04
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2025-06-10 16:00
Échelle salariale :
Entre 25,20 $ et 29,07 $ / heure selon la scolarité et l'expérience
Entrée en fonction prévue :
2025-08-11
Description :
Considérant les consignes ministérielles relatives au gel du recrutement dans la fonction publique émises par le Conseil du trésor et effectives au 1er novembre 2024, seules les candidatures des personnes employées ayant un statut de personne employée régulière au Collège et dans le réseau collégial pourront être prises en considération pour le comblement d'un affichage qui n'est pas en service direct aux personnes étudiantes.
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la direction des Service de consultation, la personne occupant l’emploi de secrétaire administrative, pour le poste en lien avec le service d'orientation, accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
Spécifique au poste :
Notamment, elle traite, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux classements, aux communications téléphoniques tout en donnant des renseignements d’ordre général. Elle tient à jour des dossiers, des listes et voit aux échéanciers. Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus et les documents nécessaires de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis.
Elle coordonne la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintien à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Elle effectue diverses activités relatives à la paie (recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données, voir à la production du sommaire de la paie, etc.). Elle traite des données financières (préparation des demandes d’avances, de chèques, d’engagement et de dépenses, etc.).
Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intérêt et en assume la diffusion.
Elle accueille toute personne employée ou étudiante se présentant au service, en évalue brièvement les besoins et les dirige vers les bonnes ressources à l’intérieur du service, du Collège ou de la communauté. Elle réagit adéquatement face à diverses manifestations de stress, d’anxiété, de symptômes dépressifs ou suicidaires.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
1. Assister et soutenir le personnel du service à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives ;
2. Accomplir un ensemble de tâches relatives à l’accueil du service d’orientation ;
3. Assurer une gestion documentaire et la tenue des dossiers efficace ;
4. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie ;
5. Veiller au maintien de l'inventaire de la papeterie et à son approvisionnement ;
6. Toute autre activité connexe sans être limitatif.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ
Qualifications requises
Scolarité/Expérience :
Autres conditions exigées :
Qualifications souhaitées
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la direction des Service de consultation, la personne occupant l’emploi de secrétaire administrative, pour le poste en lien avec le service d'orientation, accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
Spécifique au poste :
Notamment, elle traite, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux classements, aux communications téléphoniques tout en donnant des renseignements d’ordre général. Elle tient à jour des dossiers, des listes et voit aux échéanciers. Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus et les documents nécessaires de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis.
Elle coordonne la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintien à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Elle effectue diverses activités relatives à la paie (recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données, voir à la production du sommaire de la paie, etc.). Elle traite des données financières (préparation des demandes d’avances, de chèques, d’engagement et de dépenses, etc.).
Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intérêt et en assume la diffusion.
Elle accueille toute personne employée ou étudiante se présentant au service, en évalue brièvement les besoins et les dirige vers les bonnes ressources à l’intérieur du service, du Collège ou de la communauté. Elle réagit adéquatement face à diverses manifestations de stress, d’anxiété, de symptômes dépressifs ou suicidaires.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
1. Assister et soutenir le personnel du service à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives ;
2. Accomplir un ensemble de tâches relatives à l’accueil du service d’orientation ;
3. Assurer une gestion documentaire et la tenue des dossiers efficace ;
4. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie ;
5. Veiller au maintien de l'inventaire de la papeterie et à son approvisionnement ;
6. Toute autre activité connexe sans être limitatif.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ
Qualifications requises
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années.
Autres conditions exigées :
- Savoir être nécessaires pour accueillir chaleureusement les employés et les étudiants possiblement en difficulté ;
- Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
- Connaissance d'un environnement informatique et outils en bureautique :
- Microsoft Office :
- Word niveau avancé;
- Excel niveau avancé;
- Outlook niveau intermédiaire.
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.
Qualifications souhaitées
- Discrétion et confidentialité de mise ;
- Tolérance face aux échéanciers serrés ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome ;
- Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Habiletés relationnelles avec une clientèle diversifiée (étudiants en situation de handicap, clientèle multiculturelle, Premières Nations et Inuits et LGBTQ2+) ;
- Capacité de travail au sein d’une équipe multidisciplinaire
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic est fier de s’engager pour l’égalité des chances en emploi.
Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité pour les groupes en quête d’équité dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorités ethniques et visibles, les membres de la communauté de la diversité sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap
Nous déployons des mesures sécurisantes et personnalisées tout au long de votre parcours professionnel.
Rejoignez-nous et contribuez à mettre de l’avant un environnement inclusif et dynamique!
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