Position: Receptionist / Office Assistant
About UTV International:
UTV International is a leader in the manufacturing and distribution of specialized tracked vehicles. With a commitment to quality, innovation and client service, we provide exceptional solutions to our customers across the United-States and Canada.
Job Summary:
The receptionist/office assistant will need to maintain order and consistency on a daily basis. The position requires the ability to be proactive, resourceful, flexible and efficient while maintaining a high level of confidentiality.
Education and Work Experience:
Proven work experience as a receptionist/office assistant or similar role, 2-3 years in a similar position
Duties and Responsibilities:
· Answer, screen and forward incoming calls
· Provide basic and accurate information in-person and via phone/email
· Receive, sort and distribute daily mail and deliveries
· Order office supplies and maintain inventory of stock
· Order cleaning products and maintain inventory of stock
· Arrange travel and hotel accommodations
· Make shipping arrangements through UPS and/or any other transport company
· Prepare shipping documents
· Perform other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, scanning and faxing
· Support with all organizational tasks
Skills and Knowledge:
· Proficiency in Microsoft Office Suite
· Must be Bilingual (English & French)
· Access knowledge is an asset
· Hands-on experience with office equipment (ie. fax machines and printers)
· Professional attitude and appearance
· Solid written and verbal communication skills
· Excellent organizational skills
· Time management skills, with the ability to prioritize tasks
· Customer service attitude
What we offer:
· Competitive salary and benefits package (medical, dental, disability)
· Opportunities for professional growth and development in a fast-evolving company
· A supportive and collaborative work environment
Poste : Réceptionniste / Assistant(e) de bureau
A propos d'UTV International :
UTV International est un leader dans la fabrication et la distribution de véhicules chenillés spécialisés. Grâce à notre engagement envers la qualité, l'innovation et le service à la clientèle, nous fournissons des solutions exceptionnelles à nos clients à travers les États-Unis et le Canada.
Résumé du poste :
La réceptionniste/assistante de bureau devra maintenir l'ordre et la cohérence au quotidien. Le poste requiert la capacité d'être proactif, ingénieux, flexible et efficace tout en maintenant un haut niveau de confidentialité.
Formation et expérience professionnelle :
Expérience professionnelle confirmée en tant que réceptionniste/assistant de bureau ou dans une fonction similaire, 2 à 3 ans dans un poste similaire.
Tâches et responsabilités :
· Répondre, filtrer et transférer les appels entrants
· Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone/email
· Recevoir, trier et distribuer le courrier et les livraisons quotidiennes
· Commander les fournitures de bureau et maintenir l'inventaire du stock
· Commander les produits de nettoyage et maintenir l'inventaire du stock
· Organiser les déplacements et l'hébergement à l'hôtel
· Prendre des dispositions pour l'expédition par l'intermédiaire d'UPS et/ou de toute autre société de transport
· Préparer les documents d'expédition
· Effectuer d'autres tâches de réception telles que l'archivage, la photocopie, la numérisation et la télécopie
· Aider à toutes les tâches d'organisation
Compétences et connaissances :
· Maîtrise de la suite Microsoft Office
· Doît être bilingue (anglais et français)
· La connaissance d'Access est un atout
· Expérience pratique de l'équipement de bureau (c.-à-d. télécopieurs et imprimantes)
· Attitude et apparence professionnelles
· Solides compétences en communication écrite et orale
· Excellentes compétences organisationnelles
· Compétences en gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches
· Attitude axée sur le service à la clientèle
Ce que nous offrons :
· Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux (médicaux, dentaires, invalidité)
· Des opportunités de croissance et de développement professionnels dans une entreprise en pleine évolution
· Un environnement de travail favorable et collaboratif.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: From $25.00 per hour
Schedule:
- Monday to Friday
Work Location: In person
