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Le Barreau du Québec cherche son futur préposé ou sa future préposée aux cotisations pour un poste permanent syndiqué.

Le préposé ou la préposée aux cotisations participe principalement aux tâches reliées à la facturation et à l’encaissement des cotisations des membres de même qu’à la facturation des activités des services. Il ou elle répond aux demandes des membres et autres intervenants et intervenantes concernant les cotisations. Il ou elle s’occupe également de l’application du programme d’aide aux avocats et avocates parents.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes :

Tâches reliées aux cotisations

En collaboration avec le technicien ou la technicienne aux cotisations, participe à la mise à jour des cotisations annuelles exigibles de tous les membres du Barreau, plus précisément :

• Préparer et s’assurer de l’expédition ainsi que de l’impression (au besoin) des avis de cotisations;

• Effectuer les encaissements des cotisations par chèques, cartes de crédit, débits préautorisés, etc.;

• Effectuer le report des lots d’encaissement de cotisations dans le système financier;

• Émettre les cartes de membres et les reçus de tous les membres et assurer le suivi des inventaires de cartes;

• Traiter les retours de courriers (cotisations, cartes de membres, reçus fiscaux) et effectuer le suivi approprié;

• Assister le technicien ou la technicienne aux cotisations dans le suivi de l’inscription des nouveaux assermentés au tableau de l’Ordre, incluant la correspondance avec le service des greffes;

• Effectuer les changements de comptes bancaires dans le système en place et effectuer le suivi des rejets de DPA;

• Assurer le service à la clientèle auprès des membres concernant les cotisations (renseignements généraux) au téléphone, en personne, par courriel ou par télécopieur;

• Analyser les écarts relatifs aux cotisations et les signales au technicien aux cotisations;

• Procéder au classement et à l’archivage des documents liés aux cotisations et aux comptes à payer (soutien en période de débordement).

Effectuer certaines recherches pour différents services ou comités et assurer le lien avec ces différents services ou comités;

Assurer le traitement des demandes dans le cadre de l’application du programme d’aide aux avocats parents et avocates parents ainsi que du Programme d’assistance parentale pour travailleurs autonomes (APTA) et en effectuer le suivi;

Peut être appelé ou appelée, en l’absence du technicien ou de la technicienne aux cotisations, à effectuer certaines de ses tâches;

Autres tâches :

Voir à l’approvisionnement du service en fournitures de bureau;

Effectuer, mensuellement, la facturation interne liée aux activités du Barreau du Québec ainsi que la conciliation au compte transitoire de facturation;

Assurer la facturation de revenus et, à cette fin, préparer divers rapports comptables, assurer le service à la clientèle et effectuer la correspondance en découlant;

Assister dans la préparation des conciliations et des analyses nécessaires à la vérification de fin d’année financière, tant au niveau des cotisations (lots d’encaissement) que de la facturation;

Effectuer le dépouillement et l’estampillage du courrier;

Participer aux activités d’encaissement des divers revenus;

Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :

• Un diplôme d’études collégiales en administration ou l’équivalent;
• Trois (3) années d’expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour :

• Être orienté(e) vers le client;
• Votre habileté au travail d’équipe;
• Votre sens d’analyse;
• Votre organisation et votre gestion des priorités;
• Votre très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Votre connaissance des règles comptables de base;
• Votre bonne connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit;
• Votre bonne connaissance de certains logiciels comptables tels que Sage et ACCPAC.

Visez juste.

En savoir plus

Des avantages qui facilitent la recherche du juste équilibre chez nos talents :

• Conciliation travail-famille
• Opportunité de contribuer à assurer la protection du public et à rendre la justice plus accessible pour tous
• Sentiment d’appartenance à un groupe qui croit en sa mission et qui fait une réelle différence
• Valorisation des talents, tous profils et ambitions confondus
• Sécurité (sécurité financière, soutien à la retraite, soutien physique et mental)