Gestionnaire de communauté (Gestionnaire de propriété adjoint(e))- Community Manager (Assistant Property Manager) - Arbora

Gestionnaire de communauté (Gestionnaire de propriété adjoint (e))

Arbora - Montréal, QC

Rejoignez-nous pour grandir, vous connecter et avoir un impact.

Chez BGO Immobilier, nous nous engageons à favoriser la croissance personnelle et professionnelle, à créer des connexions significatives et à redonner aux communautés où nous opérons.

En tant que l'un des principaux fournisseurs de services de gestion et de location de propriétés commerciales au Canada, BGO Immobilier gère un portefeuille diversifié de plus de 400 propriétés, totalisant plus de 67 millions de pieds carrés d'espaces résidentiels, de bureaux, industriels et commerciaux. Depuis plus de 30 ans, nos clients nous font confiance pour fournir des solutions immobilières innovantes qui créent de la valeur et soutiennent leur succès.

En tant que membre de la famille mondiale BGO, nous tirons parti de l'expertise internationale et des connaissances locales du marché pour fournir des services de haute qualité. Notre équipe expérimentée travaille dans divers secteurs de l'immobilier commercial, garantissant que chaque propriété que nous gérons est une destination accueillante et fonctionnelle pour les locataires.

Que vous lanciez votre carrière ou que vous progressiez en tant que professionnel expérimenté, BGO Immobilier offre des opportunités de croissance professionnelle, d'apprentissage continu et de développement du leadership.

Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de l'immobilier commercial.

Ce que vous ferez :

Service à la clientèle :

• Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes, les rétroactions, les plaintes ou les préoccupations. Veiller à préserver des relations de qualité avec les résidents en entretenant des contacts réguliers et en accordant une attention proactive à leurs besoins.
• Garder le cap sur l’amélioration de l’expérience client.

• Favoriser une forte culture du service à la clientèle au sein de l’ensemble du personnel.
• Encourager un solide sentiment d’appartenance à la communauté; participer aux événements communautaires parrainés par l’entreprise.

Gestion et administration :

• Veiller à la mise à jour quotidienne des dossiers des résidents pour que les baux approuvés, les avis de départ, les transferts et les expulsions soient traités en temps voulu.
• S’assurer que tous les loyers sont perçus, enregistrés, et que les chèques sont déposés, y compris les dépôts de garantie.
• Procéder au recouvrement des arriérés de loyers; préparer les avis de résiliation, les avis d’augmentation de loyer et d’autres avis, le cas échéant, et ce, en conformité avec la Loi provinciale sur la location des locaux d’habitation.
• Favoriser le paiement par transfert électronique de fonds (TEF), en tant que seul mode de paiement acceptable, en répétant le message lors des discussions sur le renouvellement.
• Traiter les cessions de bail et les demandes de sous-location dans les délais prescrits.
• Évaluer avec le directeur immobilier toute demande de mise à niveau de l’appartement au cours du bail.
• Contribuer à l’orientation et à la formation approfondies des nouveaux membres du personnel, selon les besoins, conformément au plan de formation établi pour l’intégration.
• Tenir et mettre à jour l’annuaire des résidents, les listes de casiers et les registres des locaux à vélos, et contribuer aux vérifications.
• Participer à différentes réunions opérationnelles.
• Réaliser et/ou coordonner les inspections des suites à l’entrée et à la sortie et les documenter selon les besoins.
• Prioriser le suivi des sondages sur les emménagements et veiller à ce que les lacunes soient corrigées dans les meilleurs délais.
• Prioriser le suivi des mauvaises évaluations sur Google.
• Prioriser le suivi des mauvaises évaluations de service relatives aux demandes d’entretien.
• Négocier les renouvellements de baux conformément aux objectifs et aux quotas fixés.
• Assurer une présence à la réception pour de courtes périodes, selon les besoins.
• Aider au suivi quotidien et à la mise à jour des bons de travail et des notes des résidents, selon les besoins.
• Connaître et respecter la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité.
• Porter l’équipement de protection individuelle (EPI) prescrit, le cas échéant.
• Respecter les normes habituelles en matière de sécurité incendie et de sécurité des personnes, y compris les tests mensuels et les exercices annuels. Veiller à bien connaître et comprendre les procédures d’urgence, par exemple en cas d’incendie ou d’inondation.
• Veiller à ce que tous les fournisseurs et sous-traitants respectent la politique établie en matière de santé et de sécurité, et signaler immédiatement toute infraction, toute situation dangereuse ou tout équipement endommagé à la direction ou au directeur général.
• Mettre en place et organiser des événements pour les résidents (petit-déjeuner sur le pouce, journée crème glacée, Halloween, fêtes de fin d’année, etc.)
• Superviser les demandes de suite pour invités et assurer la coordination avec tous les services.
• Participer à des projets spéciaux de temps à autre.

Marketing et location :

• Promouvoir activement les programmes de recommandation des résidents.
• Négocier les renouvellements de baux pour obtenir une valeur optimale.
• Encourager les rendez-vous ou les visites avec tous les résidents potentiels qui se présentent ou qui appellent, selon les besoins. Effectuer des visites de la propriété et des suites avec les résidents potentiels.
• Vérifier les qualifications des résidents potentiels afin de déterminer leurs besoins et leur capacité à postuler.
• Négocier les baux pour obtenir une valeur optimale.
• Participer aux journées portes ouvertes.
• Participer à la procédure d’approbation des baux selon les besoins : rassembler toutes les informations pertinentes sur le formulaire de demande et les transmettre au directeur général pour approbation; le formulaire bancaire rempli, les lettres d’emploi, le formulaire de TEF et/ou les chèques certifiés, les vérifications d’antécédents, les vérifications de crédit, les signatures de baux, les calendriers, les affectations et les formulaires d’addenda.

Développement durable :

• Fixer des objectifs et des objectifs en matière d’efficacité énergétique, d’émissions de gaz à effet de serre, d’utilisation de l’eau et de recyclage.
• Rechercher continuellement, et motiver les résidents ainsi que le personnel à identifier des occasions de réduction de déchets et d’amélioration du recyclage.
• Embrasser et soutenir de manière proactive la culture de BGO en matière de durabilité environnementale et de responsabilité d’entreprise et sociale.

Votre identité :

• Bilinguisme – Excellente communication orale et écrite en français et en anglais est requis car le personne doit interagir avec des clients et collègues anglophones ou francophones et des employés situés au Québec et hors Québec.
• Expérience – Au moins trois ans d’expérience connexe en gestion immobilière résidentielle ou en hôtellerie, cours postsecondaires en gestion immobilière ou en hôtellerie, expérience en gestion d’équipe;
• Études – Un diplôme collégial ou universitaire dans un domaine d’affaires ou d’hôtellerie serait un atout;
• Compétences en relation/leadership : Capacité à communiquer efficacement et professionnellement, tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité à développer et à maintenir des relations de travail coopératives avec les membres de l’équipe, la haute direction, les entrepreneurs, les résidents et le public;
• Compétences organisationnelles/multitâches : Capacité à gérer efficacement son temps et les échéances serrées; aptitude à travailler sous pression et à donner des résultats de qualité; capacité à gérer des demandes multiples et des priorités concurrentes, et à s’adapter à de nouvelles idées et à des changements constants; personne axée sur les résultats, soucieuse des détails et précise;
• Compétences en matière de prise de décision : Aptitude à résoudre des problèmes en tenant compte des faits et en faisant preuve de bon sens; aptitude à atteindre les objectifs en adoptant une approche stratégique; sens de l’innovation éprouvé et disposition à gérer le changement et à s’y adapter;
• Compétences informatiques : Compétences intermédiaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout;
• Disponibilité : Souplesse dans les heures de travail pour être disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du début du mois afin de répondre aux besoins des déménagements et des emménagements, des commerces et de la perception des loyers. Être en mesure de gérer les situations d’urgence qui surviennent après les heures normales de travail;
• Connaissances : Une compréhension approfondie des lois, législations et droits en vigueur concernant les relations avec les résidents et les propriétaires;
• Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à offrir la meilleure valeur à nos clients, partenaires et parties prenantes/investisseurs. C'est pourquoi nous encourageons fortement les candidats de tous genres, âges, ethnies, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler.

BGO s'engage à adopter des pratiques d'embauche équitables et nous accueillons l'opportunité de discuter des aménagements nécessaires pour garantir l'équité et l'égalité dans notre processus d'embauche. Si vous avez besoin d'un aménagement, veuillez nous envoyer un e-mail à [email protected] en incluant : le numéro de l'offre d'emploi, votre nom et votre méthode de contact préférée.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, cependant seuls ceux sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

BGO Immobilier est la division canadienne de gestion immobilière et de location de BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO est un conseiller mondial en gestion d'investissements immobiliers, un prêteur immobilier et un fournisseur de services immobiliers reconnu mondialement. BGO fait partie de SLC Management, la branche de gestion d'actifs traditionnels et alternatifs institutionnels de Sun Life. Pour plus d'informations, veuillez visiter www.bgoproperties.com.

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Community Manager (Assistant Property Manager)

Arbora - Montréal, QC

The opportunity: We have an exciting opportunity to join BGO’s residential rental community. We’re looking for a passionate residential real estate leader to join our team.

The Community Manager will lead the dedicated on-site team, setting the stage for exceptional resident experience, ensuring elevated day-to-day living, and overseeing all operational and business functions of the building, including maximizing the net operating income. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, be a self-starter, have an aptitude for personal growth and have a passion for providing elevated customer experiences.

What You Will Do:

Customer Service:

• Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints or concerns. Ensure a high level of resident relations is maintained through regular contact and proactive attention to resident needs.
• Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.

• Foster a strong customer service culture amongst all staff.
• Promote a strong sense of community; participate in company sponsored community events.

Management and Administration:

• Ensure resident records are updated daily to coincide with receipt of approved leases, notices to vacate, skips, and evicts.
• Ensure all rents are received, recorded, and cheques are deposited, including security deposits.
• Pursue rental arrears; serving Termination Notices, Rent Increase Notices, and other notices when applicable and in compliance with Provincial Tenancy Act.
• Promote EFT payment – as the in essence only acceptable payment method – repeat message during renewal discussions.
• Take care of lease assignments and sublease requests within the prescribed response period.
• Assess together with the Property Manager any request for apartment upgrades during the lease.
• Assist with thorough orientation and training of new staff, as required, according to established on-boarding training plan.
• Maintain and update the resident directory, locker lists and bicycle room records – and assist with audits.
• Participating in various operations meetings.
• Complete and/or coordinate incoming and outgoing suite inspections and document as required.
• Prioritize follow ups on Moving in surveys – and oversee that deficiencies are resolved in timely fashion.
• Prioritize follow ups on poor Google ratings.
• Prioritize follow ups on poor service ratings related to maintenance requests.
• Negotiate lease renewals in conjunction with established targets and quotas.
• Reception coverage for short periods - as required.
• Assist with the daily monitoring and updating of work orders and Resident notes as required.
• Be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy.
• Wear prescribed Personal Protective Equipment (PPE) if applicable.
• Comply with regular fire and life safety standards including monthly testing and annual drills. Ensure a thorough knowledge and understanding of emergency procedures i.e. fire and flood.
• Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy, and immediately report any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment to the Property / General Manager.
• Initiate and organize Resident events (Breakfast on the go, Ice cream day, Halloween, Holiday event etc.).
• Overseeing the Guest suite requests and coordinating with the all departments.
• Participate in special projects from time-to-time.

Marketing and Leasing:

• Actively promote resident referral programs.
• Negotiate lease renewals to achieve optimum value.
• Encourage appointments or viewings with all prospective resident callers or walk-ins, when needed. Conduct viewings of the property and suites with prospective residents.
• Qualify prospective residents to determine their needs and suitability as candidates.
• Negotiate leases to achieve optimum value.
• Participate in open houses.
• Assist in the lease approval process as required: collect all pertinent information on the Application Form and forward to the General Manager for approval; completed bank form, employment letters, EFT form and / or certified cheques, background checks, credit checks, lease signing, schedules, assignments, and addendum forms.

Sustainability:

• Set targets and goals for energy efficiency, greenhouse gas emissions, water usage and recycling.
• Continually seek and engage residents and staff in identifying opportunities for waste reduction and improvements in recycling.
• Embrace and pro-actively support BGO's culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility.

Who You Are:

• Excellent communication skills – Bilingual (French and English – written and oral)
• Experience: 3+ years of related experience with residential property management or hospitality, post-secondary courses in property management or hospitality, experience leading a team.
• Education: A College or University education in a business or hospitality field would be considered an asset.
• Relationship/Leadership Skills: Able to communicate effectively and professionally, both oral and written; able to develop and sustain cooperative working relationships with team members, senior management, contractors, residents, and the public
• Organizational/Multi-Task Skills: Ability to allocate one’s time effectively and manage tight deadlines; ability to work under pressure and achieve quality results; ability to handle multiple demands and competing priorities, and adapt to new ideas and constant changes; results oriented, detail oriented and accurate
• Decision Making Skills: Ability to resolve problems using facts and sound reasoning; ability to achieve goals using a strategic approach; proven innovation with a willingness to manage and adapt to change
• Computer Skills: Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, and Outlook; knowledge of Yardi an asset
• Availability: Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades and rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours
• Knowledge: A complete understanding of all applicable laws, legislation, and rights concerning resident / landlord relations
• Police Clearance: A criminal verification check is required for employment

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at [email protected] and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.

BGO Properties is the Canadian real estate property management and leasing division of BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO is a global real estate investment management advisor, real estate lender, and globally recognized provider of real estate services. BGO is a part of SLC Management, the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life. For more information, please visit www.bgoproperties.com