Fondé en 1983, le Groupe Alfid est présent sur les marchés de l’immobilier depuis plus de 40 ans. Il offre une gamme variée de services de gestion d’immeubles de bureaux, immeubles à logements multiples, surface commerciale et industrielle, allant de l’achat à la vente, en passant par la sécurité et l’entretien. Le groupe procède aussi au courtage et conseille ses clients sur les formules d’investissements les plus appropriés.
Joindre cette belle équipe vous intéresse? Et bien, voici votre chance!
Un poste de Coordonnateur(trice) administratif(ve) en immobilier est actuellement à combler.
Le poste est situé au centre de l'île de Montréal
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Rôles et responsabilités
Le rôle du soutien à la clientèle est d’assurer de manière ininterrompue durant les heures d’affaires, un point de chute en temps réel de toute les demandes de services qui surviennent quotidiennement, recevoir les demandes des occupants par courriel ou par téléphone.
· Agit à titre d’intermédiaire entre le client et les locataires;
· Préparer un tableau de suivi de toutes les demandes pour fins de statistiques, analyse ou discussion dans les réunions de travail avec l’occupant;
· Composer des communications écrites concernant les événements qui surviennent dans l’immeuble en relation avec la gestion opérationnelle et immobilière;
· Collaborer à la préparation des ordres du jour et à la rédaction des procès-verbaux de toutes les réunions;
· Offrir de l’assistance au chargé de soutien technique pour l’aider à maintenir une qualité optimale dans sa prestation.
· Préparer, transmettre et traiter les bons de commande des différents édifices; acheminer aux fournisseurs et gestionnaires;
· Recevoir, traiter, valider et mettre à jour les demandes de services reçues par téléphone, par courriel ou en visite sur place et assurer le suivi des appels et des bons de commande au besoin;
· Compiler les diverses factures de sous-traitants et bons de commande pour la comptabilité;
· Effectuer la refacturation, en lien avec les demandes de services, liée à la distribution de produits et/ou de services;
· Faire le suivi des comptes recevables et payables;
· Préparer des soumissions pour les demandes des locataires;
· Vérifier les pré-listes de facturation en les comparant avec les baux des locataires;
· Analyser les écarts de budget et préparer les narratifs des états financiers à chaque mois
· Participer à l’élaboration des budgets pour chaque édifice;
· Être la personne-contact aux locataires (répondre aux questions et demandes, faire le lien avec l’homme de maintenance sur place);
· Entretenir une bonne relation avec les fournisseurs, préparer les renouvellements de contrat de service et faire un suivi des visites prévus à chaque contrat;
· Collaborer avec les employés de maintenance (concierge) sur place pour soutenir l’expérience des locataires en mettant l’accent sur le confort des occupants, la propreté et la sécurité;
· Administrer et superviser les contrats de service, notamment classer et examiner les contrats des fournisseurs et des entrepreneurs;
- Préparer et participer aux budgets;
Général
- Réaliser le classement et l’archivage;
- Remplacer la réceptionniste lors des pauses;
- Effectuer tous autres tâches connexes demandées par l’employeur.
Ce que nous cherchons
- Posséder un diplôme d’études professionnel en bureautique ou dans un domaine pertinent;
- Avoir 3 années d’expérience pertinente;
- Connaissance du logiciel Hopem (un atout);
- Bon sens des responsabilités et de l’organisation;
- Excellentes aptitudes communicationnelles et de travail d’équipe;
- Autonomie et capacité d’évaluer les priorités;
- Excellente maitrise du français à l’oral et à l’écrit, bonne connaissance de l’anglais et la connaissance d’une troisième langue est un atout.
Notre offre
- Poste à temps plein (37.5 heures / semaine);
- REER collectif;
- Assurances collectives (à l'exception du dentaire);
- Possibilités d'avancement.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : à partir de 50 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
Expérience:
- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)
Langue:
- Français (Souhaité)
Lieu du poste : En présentiel
