Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste:
Sous la direction du responsable de la communication, organise les détails d'événements tels que des conférences, des séminaires, des ateliers et des réunions. Assure la liaison avec le client afin de déterminer ses besoins. Coordonne toutes les dispositions nécessaires et veille au bon déroulement de ces événements. Tient à jour les dossiers, compile les données et prépare les rapports et les statistiques.
Responsabilités principales :
- Sous la direction du responsable de la communication, déterminer les besoins pour organiser et soutenir tous les éléments de chaque événement figurant au calendrier de l'école. Organiser tous les détails des événements tels que les conférences, les séminaires, les ateliers, les réceptions et les réunions.
- Coordonner et organiser tous les services audiovisuels, les services médias et le déroulement des événements avec les fournisseurs et les parties prenantes. Organiser, distribuer et vérifier le travail des autres en rapport avec ces événements.
- Coordonner tous les arrangements tels que les lieux, les réservations de salles, les installations, la propreté, le personnel, les places assises, le service de restauration et de bar et la location de matériel. Traiter les demandes d'alcool ou assurer la liaison avec le service approprié pour que les demandes soient traitées. Tenir des registres, un inventaire du matériel et des fournitures appropriés aux activités du service.
- Coordonner les contrats pour tous les services logistiques et les achats spéciaux, et examiner/approuver les détails, les devis et les factures avant de les soumettre à l'équipe administrative interne pour traitement et paiement.
- Faire des recommandations au supérieur hiérarchique concernant les nouveaux contrats ou les renouvellements avec les fournisseurs de services sous contrat. Surveiller le fonctionnement des services conformément aux accords.
- Assister à tous les événements organisés sur le campus, hors campus et éventuellement dans d'autres villes, afin de contrôler et d'assurer le bon déroulement de toutes les activités, assurer la liaison avec les fournisseurs de services sous contrat et les unités appropriées, y compris les services de sécurité, et résoudre les problèmes.
- Planifier et animer des réunions régulières avec les parties prenantes afin de discuter des mises à jour, préparer et distribuer la documentation, les ordres du jour et les calendriers.
- Assurer la liaison avec les conférenciers/invités spéciaux et aider à répondre aux questions relatives à la logistique et à l'inscription à l'événement.
- Organiser les déplacements et les réservations d'hôtel selon les besoins. Communiquer les directives de l'université en matière de frais de déplacement et coordonner les demandes auprès de l'équipe administrative interne pour le traitement et le remboursement.
- Aider à la création et à la distribution du matériel événementiel, des affiches, du matériel promotionnel, de la signalisation, etc. Aider à la rédaction des textes marketing et à la planification publicitaire.
- Tenir à jour les registres de toutes les activités, détails et feuilles de calcul liés à l'événement, y compris les budgets, les informations sur les fournisseurs, les contrats/factures, les coordonnées/invités/listes de diffusion et les notes de réunion, etc.
- Réaliser l'analyse post-événementielle, compiler les données et préparer les rapports et les statistiques.
Veuillez noter que ce poste nécessite des déplacements au Canada et est soumis à un horaire de travail particulier.
Compétences et aptitudes requises :
Expérience avérée dans l'organisation de conférences d'une journée et d'événements similaires avec un minimum de supervision. Excellentes compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'attention aux détails. Esprit d'initiative, autonomie et débrouillardise avérés. Capacité à gérer et à hiérarchiser plusieurs projets à la fois. Capacité avérée à travailler dans un environnement informatique à l'aide de Microsoft Office. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe ; un esprit de collaboration est essentiel. Capacité avérée à résoudre des problèmes. Capacité à s'adapter rapidement, par exemple en accomplissant des tâches pour des événements dans de nouveaux lieux et endroits. Doit être orienté vers le service et professionnel. Anglais et français, parlé, écrit et lu. Expérience en création de contenu (photographie, vidéographie, conception graphique) un atout.
Connaissance de l'anglais: L' Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 (usage courant) sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Agent(e) communication
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-09-25
Date limite pour postuler :
2025-09-01
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
Report job
