Assistant(e) Exécutif(ve)

Vous fournirez un soutien administratif de haut niveau.Vous gérerez des calendriers complexes, préparerez des communications destinées à la direction, coordonnerez des réunions et faciliterez la gestion courante du service informatique mondial. Vous tirerez parti de votre grand sens de l’organisation, de votre attitude proactive et de votre capacité à gérer avec discrétion des renseignements confidentiels et urgents.

Your future duties and responsibilities

• Gérer des calendriers complexes et dynamiques, planifier et ajuster de manière proactive les réunions internes, les événements externes et les activités prioritaires.
• Fournir un soutien administratif confidentiel aux cadres supérieurs de l'unité commerciale, en assurant une coordination fluide entre les engagements internes et externes.
• Coordonner et réserver les déplacements et les hébergements, en veillant à ce que toute la logistique soit gérée conformément aux politiques de l'entreprise.
• Surveiller, trier et répondre aux communications, demandes et invitations entrantes avec discrétion, en veillant à établir les priorités appropriées et à assurer un suivi en temps opportun.
• Servir de liaison principale entre les cadres et les parties prenantes internes/externes, y compris les clients, les médias et le public, en maintenant toujours une communication professionnelle et diplomatique.
• Préparer des documents de haute qualité pour les cadres, tels que des mémos, des présentations, des rapports et de la correspondance, en veillant à leur exactitude et à leur conformité avec les normes organisationnelles.
• Maintenir les procédures administratives, y compris le courrier professionnel, les notes de frais, les documents de voyage, les autorisations et les approbations, conformément aux politiques de l'entreprise.
• Préparer et traiter avec précision et en temps opportun les documents financiers, y compris les bons de commande et les notes de frais.

• Soutenir l'organisation de séminaires de direction, d'événements clients, d'initiatives RSE et d'autres activités à fort impact
• Aider à la préparation de supports de présentation multimédia, de documents connexes et de stratégies thématiques à l'aide de MS PowerPoint, MS Word et MS Excel
• Assurer la liaison avec les fournisseurs, les partenaires et les clients de manière professionnelle et confiante au nom des cadres supérieurs
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins
• Maintenir un niveau élevé de professionnalisme et de confidentialité dans toutes les interactions

• Aider à la préparation de présentations multimédias, de documents d'information et de documentation stratégique
• Contribuer à la planification et à l'exécution des réunions de l'équipe de direction, des revues d'activité et des engagements avec les parties prenantes
• Suivre les échéances, les livrables et les étapes clés de plusieurs initiatives simultanées

Required qualifications to be successful in this role

• Minimum de 5 ans d'expérience en soutien administratif au niveau exécutif senior dans une grande organisation professionnelle
• Capacité prouvée à travailler dans un environnement dynamique, à s'adapter rapidement et à gérer des priorités changeantes avec sang-froid
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ; la maîtrise du français est un atout majeur
• Un haut degré de tact et de bon jugement
• Ingénieux avec un fort sens de la responsabilité, de la fiabilité et de l'engagement envers la qualité
• Forte présence interpersonnelle avec la capacité de représenter les dirigeants à la fois en interne et en externe

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Expérience dans la gestion d'agendas et de déplacements, l'élaboration de présentations et la planification d'événements
• La connaissance de SharePoint et des outils d'entreprise tels que les systèmes d'approvisionnement électronique et de gestion de la relation client (CRM) est un atout

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.

Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.

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