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- Département : Service à la clientèle
- Statut : Permanent, Temps plein
- Heures de travail : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00
- Lieu de travail : Hybride (Télétravail et sur site)
- Superviseur immédiat : Gestionnaire du service à la clientèle
Responsabilités
En tant que membre à part entière de notre équipe du service à la clientèle, l'analyste des commandes et soutien aux comptes est principalement responsable du traitement efficace et précis des commandes clients, de la conception à la production. De plus, le titulaire du poste apportera un soutien crucial en agissant comme remplaçant des gestionnaires de comptes lorsqu'ils sont en vacances ou participent à des salons professionnels. Le candidat idéal est une personne bilingue, enthousiaste et organisée, qui s'épanouit dans un environnement dynamique.
Tâches principales
Traitement et précision des commandes :
- Analyser les commandes en fonction des exigences du client et des capacités de production.
- Saisir les détails des commandes dans le système.
- Préparer et soumettre les demandes de maquettes liées aux commandes au département artistique.
- Vérifier les fichiers de maquettes complétés et les transmettre aux clients pour approbation avant la production.
- Préparer le bon de travail de production après l'approbation de l'œuvre d'art par le client et s'assurer que toutes les informations sont à jour et exactes avant le début de la production.
- Préparer et acheminer les commandes d'importation et les demandes de commandes spéciales au département des achats.
- Assurer la liaison entre le département de production, le département artistique et le gestionnaire de comptes.
- Effectuer diverses modifications, corrections et mises à jour des commandes clients pendant le processus de commande (par exemple, processus de commande rejetée, fermetures de bons de correction papier).
Soutien aux comptes :
- Agir comme remplaçant des gestionnaires de comptes lorsqu'ils sont en vacances, participent à des salons professionnels, etc. Pendant ces périodes, les responsabilités incluront :
- Maintenir de solides relations avec les clients existants et nouveaux.
- Identifier et satisfaire les besoins des clients.
- Rechercher des solutions et répondre aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle par téléphone ou par courriel.
- Traiter les devis pour les clients.
- Examiner toutes les commandes entrantes pour s'assurer que toutes les informations sont correctes et gérer toute divergence pouvant survenir lors de l'exécution d'une commande.
- Communication quotidienne avec les différents départements internes.
- Mettre à jour diverses données dans le système.
Tâches générales :
- Effectuer toutes les autres tâches inhérentes au poste.
Exigences du poste
- Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC).
- Compétences linguistiques : Bilinguisme (anglais et français) courant.
- Expérience : Une expérience préalable dans un rôle de service à la clientèle est un atout.
- Compétences et aptitudes clés :
- Excellentes compétences interpersonnelles : Vous établirez des relations avec les clients et collaborerez en interne.
- Solides compétences en communication écrite et verbale : La clarté est essentielle pour assurer la liaison entre les départements et aider les clients.
- Niveau élevé de précision et grande attention aux détails : Indispensable pour une saisie de commande et une gestion de données précises.
- Compétences organisationnelles exceptionnelles et gestion efficace du temps : Vous jonglerez efficacement avec plusieurs commandes, délais et tâches diverses.
- Capacités avérées en résolution de problèmes : Vous identifierez et résoudrez les divergences et rechercherez des solutions pour les clients.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à bien travailler sous pression : Le rôle est rapide avec des priorités changeantes et assure la suppléance des gestionnaires de comptes.
- Capacité à s'adapter aux priorités changeantes : La flexibilité est essentielle dans un environnement dynamique.
- Capacité à bien travailler en équipe : La collaboration avec divers départements internes est essentielle au succès.
- Maîtrise de l'informatique – Solide connaissance de Microsoft Office.
- Proactif et ingénieux : On s'attendra à ce que vous identifiiez les opportunités et recherchiez proactivement des solutions.
- Capacité à apprendre et à retenir rapidement une connaissance approfondie des produits.
- La connaissance du secteur manufacturier est un atout.
Contact
Pour postuler à ce poste, veuillez envoyer votre curriculum vitae par courriel à [email protected].
Au plaisir de prendre connaissance de votre candidature. Nous vous remercions de votre intérêt. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.
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- Department: Customer Service
- Status: Permanent, Full Time
- Working Hours: 37.5 hours per week, Monday to Friday 9:00 am -5:00 pm
- Place of Work: Hybrid (Remote & On Site)
- Immediate Supervisor: Customer Service Manager
Responsibility
As an integral part of our Customer Service Team, the Order Analyst & Account Manager Support is primarily responsible for efficiently processing customer orders from conception to production with the utmost accuracy. Additionally, the incumbent will provide crucial support by acting as a replacement for Account Managers when they are on vacation or attending trade shows. The ideal candidate is a fluently bilingual, enthusiastic, and organized individual who thrives in a fast-paced environment.
Main Tasks
Order Processing & Accuracy:
- Analyze orders according to customer requirements and production capabilities.
- Enter order details into the system.
- Prepare and submit order-related artwork requisitions to the art department.
- Verify completed artwork files and forward to customers for approval prior to production.
- Prepare the production work order upon customer’s art approval and ensure all information is up to date and accurate prior to the start of production.
- Prepare and direct import orders, and special order requests to the Purchasing Department.
- Liaise between the Production Department, Art Department, and the Account Manager.
- Perform miscellaneous customer order modifications, corrections, and updates during the order processing (i.e., rejected order process, paper proof closures).
Account Manager Support:
- Act as a replacement for Account Managers when they are on vacation, attending tradeshows, etc. During these periods, responsibilities will include:
- Maintaining solid relationships with existing and new customers.
- Identifying and satisfying customer needs.
- Investigating solutions and responding to customer inquiries in a timely and professional manner via telephone or email.
- Processing quotations for customers.
- Reviewing all incoming orders to ensure all information is correct and handling any discrepancies that may arise in the fulfillment of an order.
- Daily communication with various internal departments.
- Updating various data in the system.
General Duties:
- Carry out all other tasks inherent to the position.
Requirements
- Education: Completion of a Diploma of College Studies (DEC).
- Language Proficiency: Fluently Bilingual (English and French).
- Experience:
- Previous experience in a customer service role is preferred.
- Core Skills & Abilities:
- Excellent Interpersonal Skills: You'll be building relationships with customers and collaborating internally.
- Strong Written and Verbal Communication Skills: Clarity is key when liaising between departments and assisting customers.
- High Level of Accuracy and Strong Attention to Detail: Essential for precise order entry and data management.
- Exceptional Organizational Skills and Effective Time Management: You'll juggle multiple orders, deadlines, and diverse tasks efficiently.
- Proven Problem-Solving Abilities: You'll identify and resolve discrepancies and investigate customer solutions.
- Ability to Multi-task and Work Well Under Pressure: The role is fast paced with shifting priorities and covers for Account Managers.
- Ability to Adapt to Changing Priorities: Flexibility is a must in a dynamic environment.
- Ability to Work Well in a Team Environment: Collaboration with various internal departments is central to success.
- Computer Literate - Strong Knowledge of Microsoft Office.
- Proactive and Resourceful: You'll be expected to identify opportunities and proactively seek solutions.
- Capacity to quickly learn and retain extensive product knowledge.
- Knowledge of manufacturing is an asset.
Contact
To apply for the position, please send your resumé by email to [email protected].
We look forward to hearing from you and thank you for your interest. Only those candidates chosen for an interview will be contacted.
Job Type: Full-time
Pay: $38,000.00-$40,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Work from home
Schedule:
- Monday to Friday
Work Location: Hybrid remote in Pointe-Claire, QC H9R 1H1
