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Faculté/unité : École d’éducation permanente, Gestion et entrepreneuriat
Sommaire du poste
Relevant du ou de la gestionnaire de programme du Centre administratif de l’École des études permanentes (ÉÉP) et travaillant en étroite collaboration avec le domaine de la technologie et de l’innovation (T et I), l’administrateur ou l’administratrice de programme sera responsable de la planification, de l’organisation et des questions administratives pour assurer la prestation harmonieuse des activités de collaboration de l’ÉÉP de McGill au service de la clientèle de l’Afrique et de la diaspora africaine. L’administrateur ou l’administratrice de programme participera à la mise en œuvre de processus efficaces pour la coordination entre les parties prenantes, assurant le suivi des tâches financières et budgétaires.
Principales responsabilités
- Travailler en étroite collaboration avec le superviseur ou la superviseure, le personnel, le corps professoral de l’ÉÉP dans tous les domaines et d’autres parties prenantes internes et externes pertinentes, planifier, élaborer et mettre en œuvre des politiques et processus administratifs pour soutenir les cibles de sensibilisation, les objectifs, les opérations quotidiennes, les programmes et les mandats de service de l’Africa Collaborative de l’ÉÉP.
- Participer à l’évaluation des principaux problèmes et projets, traiter et approuver une variété de documents, y compris le traitement et l’approbation des rapports budgétaires, des feuilles de temps, de la paie et du rapprochement des dépenses au moyen des renseignements issus de Workday, Banner, Destiny et Minerva pour assurer la conformité aux politiques applicables.
- Administrer et rapprocher les budgets, et préparer des rapports financiers.
- Agir à titre de personne-ressource en communiquant des renseignements pertinents sur les cours, les politiques d’inscription et d’autres renseignements sur les départements en personne, par téléphone et par courriel, ainsi qu’au moyen de mises à jour régulières du site Web et d’autres activités de sensibilisation.
- Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour l’élaboration des horaires de cours dans Destiny, Minerva et Banner pour les sections de cours sans crédit ou avec crédit en veillant à ce que les échéances soient respectées. Créer et mettre à jour l’information du système relativement aux renseignements nouveaux ou modifiés sur les cours.
- Appliquer les processus d’attribution des cours, préparer et afficher les cours disponibles, assurer la coordination avec les parties prenantes pour les processus d’attribution des cours, communiquer les avis d’attribution des cours aux chargé(e)s de cours, gérer les exceptions en matière d’affectation, l’intégration des chargé(e)s de cours et les demandes de renseignements des chargé(e)s de cours.
- Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour administrer la livraison du matériel de cours, les besoins en matière d’approvisionnement et de production et l’ouverture des sections de cours.
- Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour les affectations, les contrats, les renouvellements, les points prioritaires et d’autres listes conformément aux lignes directrices et aux échéances de l’Université et de la convention collective.
- Surveiller les inscriptions pour assurer la mise en œuvre harmonieuse des cours, des groupes d’étude, des ateliers, du tutorat, des séances de mentorat, des conférences, des projets spéciaux et d’autres activités sans crédit.
- Tenir et mettre à jour les procédures, les listes de vérification et les modèles utilisés, créer des procédures normales d’exploitation (PNE) et offrir de la formation sur les opérations aux coordonnateurs administratifs et coordonnatrices administratives ou autres membres du personnel.
- Superviser le personnel administratif et les parties prenantes, au besoin, dans l’exercice efficace de leurs fonctions.
- Consulter régulièrement le superviseur ou la superviseure et les parties prenantes pertinentes pour planifier et coordonner les besoins en matière de soutien administratif.
- Organiser et diriger des ateliers sur les politiques et les processus administratifs, ainsi que l’orientation des étudiant(e)s.
- Veiller à ce que les activités administratives de sensibilisation de l’Africa Collaborative de l’ÉÉP soient conformes aux politiques et procédures de l’ÉÉP et de McGill.
- Assurer la liaison entre l’Africa Collaborative de l’ÉÉP et les parties prenantes internes et externes afin de garantir la disponibilité d’un soutien administratif et de services appropriés.
- Identifier les domaines potentiels de développement des activités de sensibilisation de l’Africa Collaborative de l’ÉÉP et faire des propositions à cet égard.
- Rendre compte au superviseur ou à la superviseure des activités de sensibilisation et de leur incidence sur l’ÉÉP.
- Faire partie de divers comités de l’ÉÉP.
Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
DEC III et trois (3) ans d’expérience connexe préalable en administration universitaire, un atout. Capacité démontrée de travailler dans un environnement MS Office, y compris une grande maîtrise d’Excel. Expérience démontrée de l’utilisation de Workday, Banner, SIS, FIS et MMP. Une expérience du système de gestion Web, de Destiny One et du logiciel d’enquête, un atout. Expérience démontrée de travail dans un environnement d’enseignement supérieur syndiqué. Excellentes compétences interpersonnelles et souci du service, y compris la tolérance et la compassion dans les situations stressantes. Expérience de travail avec des budgets. Expérience démontrée de travail efficace avec des étudiant(e)s du premier cycle et des cycles supérieurs provenant de divers milieux sociaux, universitaires, économiques et culturels. Aptitude manifeste pour la planification, l’organisation, la résolution de problèmes et la prise de décisions. Capacité manifeste de travailler seul(e) et en équipe. Degré élevé de professionnalisme et de discrétion; grand souci du détail, de l’exactitude et de la confidentialité. Aptitude éprouvée à travailler sous pression sur de multiples projets tout en faisant preuve de souplesse, à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à respecter des échéances serrées. Connaissance du français et de l’anglais. L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter de communiquer en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Régime d’avantages sociaux concurrentiels (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie) (si admissible)
- Régime de retraite à cotisations déterminées (avec cotisation de l’employeur jusqu’à concurrence de 10 %) (si admissible)
- Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
- Politique de vacances concurrentielle
- Deux (2) jours de congé pour raisons personnelles
- Deux (2) congés mobiles
- Neuf (9) « vendredis d’été » – jours de congé payés entre la Saint‑Jean‑Baptiste et la fête du Travail
- Congé payé pendant la période des Fêtes de décembre
- Exonération des frais de scolarité pour les membres du personnel réguliers et leurs personnes à charge
- Jusqu’à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que, pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et disposé(e) à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé ou situé.
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Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager, Programs and Partnerships
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-02-28
Date limite pour postuler :
2025-08-03
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
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