L'adjoint(e) à la réception s’assure du bon fonctionnement des activités de la réception au moyen des outils disponibles et des procédures en place. Le poste exige que la confidentialité et la protection des données soient respectées à tout moment, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter des appels externes et d’accueillir des visiteurs et des visiteuses. Le ou la responsable de la réception doit être présent ou présente pendant les heures d’ouverture de 8h à 17h. Être ponctuel (am, pm, dîner et pauses).
Cette personne devra se déplacer tout au long de la journée (en dehors de la réception) pour diverses tâches sur tous les étages – possiblement apporter de l’aide à l’équipe pour les services de café et, au besoin, placer les commandes de café/breuvages et donner du support à l'équipe de gestion des établissements pour des tâches connexes.
Fonctions et responsabilités
- Servir de premier point de contact de l’entreprise et promouvoir une image professionnelle à tout moment en accueillant, en enregistrant et en orientant les membres et les visiteurs/visiteuses à leur arrivée;
- Répondre aux appels téléphoniques (internes et externes) et fournir des informations de base si nécessaire, transférer les appels à la personne/au service approprié ou prendre un message;
- Gérer les réservations des salles de réunion à l’aide d’Outlook et apporter une solution rapide en cas de conflit en assurant la liaison avec les adjoints administratifs/adjointes administratives;
- Offrir aux membres de CGI et aux visiteurs/visiteuses des cartes d’accès en fonction des procédures de sécurité en place et assurer un suivi;
- Tenir à jour les dossiers, notamment les registres des visiteurs, les listes des ressources humaines et des membres, etc.;
- Autres tâches, notamment : numériser divers documents, classer et archiver en ligne des documents importants, créer des billets de service (avec l’immeuble ou autres fournisseurs), aider les adjoints administratifs/adjointes administratives dans certaines tâches administratives si le temps le permet, etc.
- Responsable du centre de conférence (aide aux réservations, apporter un soutien aux événements, service de traiteur, vérifier la propreté des salles, etc.).
- Apporter un soutien à 2 réceptions au quotidien (pour les pauses et les dîners) et le remplacement aux 2 réceptions lors des vacances ou absences
- Apporter du soutien à l’équipe de Gestion des établissements
Qualités requises pour réussir dans ce rôle
- Au moins deux ans de formation ou d’expérience en administration des affaires;
- Capacité à organiser, à faire plusieurs tâches à la fois et à prioriser (un atout);
- À l’aise dans un environnement d’entreprise et avec la haute direction
- Expérience avec le Service à la clientèle et le travail d’équipe
- Débrouillardise et une bonne capacité pour la résolution de problèmes dans un environnement dynamique
- Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais
- Bonne maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
#LI-LG1
Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.
La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…
Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.
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