Adjoint(e) de projet, Municipalités résilientes au climat du Vietnam

Notre échelle salariale se situe généralement entre 51 765$ et 58 870$, en fonction des qualifications et de l'expérience

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l'amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. La FCM se veut une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail. Nous nous engageons avec passion à renforcer le Canada en parvenant à des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail, et en partageant nos connaissances et notre expérience sur la scène mondiale, afin de permettre à d’autres collectivités d’améliorer leur qualité de vie.

Contexte:

La FCM mettra en œuvre le projet « Municipalités résilientes au climat du Vietnam » (MRCV). Ce projet vise à améliorer l'adaptation au changement climatique, la gestion des infrastructures et la gestion des déchets solides (GDS) dans les zones urbaines du Vietnam. Le projet aidera certaines provinces et administrations urbaines sous-provinciales particulièrement vulnérables au changement climatique à actualiser leurs plans d'adaptation au changement climatique, leurs plans et services de gestion des infrastructures essentielles et leurs plans et pratiques de gestion des déchets solides afin de les rendre plus résilients au changement climatique, plus sensibles à la dimension de genre et plus inclusifs, conformément au nouveau système de gouvernement local à deux niveaux du Vietnam et aux priorités nationales en matière de changement climatique, de développement urbain et de protection de l'environnement.

Le projet prendra fin en mars 2030.

Objectif principal:

Sous la direction du ou de la gestionnaire de projet et en collaboration avec le ou la gestionnaire des opérations des programmes, l'adjoint(e) de projet est chargé(e) d'apporter un soutien administratif, logistique et organisationnel au projet qui lui est assigné. Il ou elle est le point de contact principal pour les demandes d'informations et de services liées à ce projet.

• Agir comme point central pour le soutien administratif et logistique en lien avec le projet assigné, en répondant notamment aux demandes de renseignements ou en les transférant aux personnes appropriées. En coordination avec la ou le gestionnaire de projet, assurer la liaison avec le personnel du projet, les services corporatifs de la FCM (Finances, Technologies de l’information, Employé(e)s et culture organisationnelle), les participant(e)s aux missions et les partenaires, et assurer le suivi de renseignements ou de documents manquants ou d'autres demandes.
• Organiser la logistique, principalement au Canada, pour les activités de projet comme les rencontres, ateliers, visites d'études, projets d'observation en situation de travail, visites d’échange au Canada ou à l'échelle internationale, séances d'information et activités spéciales, en coordination avec le personnel du projet, les partenaires et les municipalités hôtes ainsi qu'avec le bureau local au Vietnam.
• Examiner, traiter (codifier, valider, vérifier) et soumettre les factures et les demandes de remboursement de dépenses au département des Finances. Peut avoir à assurer le suivi des dépenses par rapport au budget, à assembler des données et à fournir des renseignements en vue de la planification budgétaire annuelle.
• Coordonner tous les déplacements des Canadien(ne)s liés au projet assigné (hébergement, transport, assurance, avances, etc.) pour le personnel, les consultant(e)s et les volontaires; fournir des conseils aux partenaires, volontaires et consultant(e)s concernant les politiques et les processus de la FCM et du Conseil du Trésor relatifs aux déplacements; si nécessaire, assurer la liaison avec le personnel du projet au Vietnam pour assurer la coordination des plans de déplacements internationaux.
• Assurer le soutien administratif du projet, dont la rédaction, la révision et/ou la relecture de divers documents; la gestion électronique des documents du projet (c.-à-d. profil des voyageurs, listes de contrôle de voyage, coordonnées, copies de passeports, formulaires d'assurance, notes biographiques, etc.), de manière à en permettre une extraction efficace et efficiente.
• Soutenir le renforcement des capacités des partenaires et du personnel, le cas échéant, sur des sujets touchant l'administration, la logistique, l'interprétation des politiques et la mise en œuvre de systèmes et d'outils administratifs, et cela, de manière à assurer la conformité aux pratiques de la FCM.
• Fournir du soutien, sur demande, pour des fonctions de gestion du projet (p.ex. élaboration et suivi des plans et budgets annuels, recrutement et sélection des volontaires, etc.).
• Participer au groupe de coordination d'enjeux administratifs et opérationnels et fournir, au besoin, un soutien d'appoint à d'autres adjoint(e)s de projets, en tant qu’un membre de personnel administratif des projets.
• Assurer la liaison avec le personnel de la FCM et les fournisseurs externes de services pour les aspects liés à la coordination et au suivi de la traduction et de la production de documents, la coordination et la confirmation des plans de déplacement et la planification et la coordination logistique des rencontres et activités.
• Peut être appelé(e) à participer au travail d’équipes interfonctionnelles du département des Programmes de la FCM et/ou à des initiatives générales de la FCM.
• Participer à des comités de la FCM afin de fournir de la rétroaction et des mises à jour régulières sur des questions administratives; sur demande, assister à des réunions internes au nom du gestionnaire ou de la gestionnaire de projet et fournir des mises à jour sur les activités de projet à ces occasions.

• Études en administration, en soutien administratif ou dans un autre domaine pertinent.
• Au moins trois ans d'expérience dans un poste administratif ou une formation/expérience équivalente.
• Solides connaissances des pratiques et des processus administratifs (p. ex. gestion électronique de fichiers, modèles et formats de documents commerciaux).
• Solides connaissances des processus et outils de soutien aux entreprises, des applications informatiques professionnelles (suite Microsoft Office).
• Bonnes compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles, et attitude professionnelle afin de coordonner le travail avec divers intervenants et contacts de haut niveau.
• Capacité avérée à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement dynamique avec des délais serrés.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Capacité à respecter la confidentialité, la discrétion et le tact dans le traitement d'informations sensibles.
• Forte orientation vers le service à la clientèle.
• Une expérience de travail dans des programmes internationaux ou à l'étranger est un atout, notamment la collaboration avec des ambassades et de l'organisation de voyages internationaux.
• Capacité à travailler avec des personnes issues de cultures différentes.
• Compréhension des principes de gestion financière.
• Compréhension des directives et des obligations contractuelles relatives aux financements par des donateurs.
• La maîtrise du français et du vietnamien est un atout.

L'anglais est requis, le français et le vietnamien sont un atout.