Adjoint(e) de direction

À titre d’adjoint(e) de direction, vous travaillerez en collaboration avec le chef des finances du Groupe Davie ainsi qu’avec les membres de l’équipe des finances.

Plus précisément, vous aurez à :

• Offrir un soutien administratif au Chef des finances et à l’équipe des finances, notamment pour la planification et la préparation de documents.
• Gérer l’agenda du Chef des finances : filtrer et prioriser les courriels, organiser les rencontres, signaler les éléments urgents et assurer le suivi des communications et des actions à entreprendre.
• Organiser les déplacements et l’hébergement des membres de l’équipe des finances.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau en maintenant un environnement de travail propre, sécuritaire et bien organisé.
• Prendre en charge la logistique des réunions : réservations de salles, rédaction des procès-verbaux et suivi des horaires.
• Agir comme personne-ressource principale auprès des fournisseurs, de la gestion de l’immeuble et des prestataires de services.
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes au besoin.
• Coordonner les événements du bureau et assurer la logistique entourant les visites.
• Participer à l’accueil de nouveaux employés : préparation du poste de travail et gestion des accès.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les services de messagerie.
• Contribuer à certaines tâches de base en comptabilité ou en finances, telles que le traitement des rapports de dépenses.
• Veiller au respect des politiques et procédures de l’entreprise.

Qualifications

• Minimum de cinq années d’expérience dans un poste d’adjoint(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire.
• Très bonne capacité d’organisation et aisance à gérer plusieurs responsabilités en parallèle.
• Excellentes capacités de communication en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration (ex. : Microsoft Teams).
• Attitude positive, esprit d’initiative, autonomie et souci du détail.
• Expérience dans un environnement de travail au rythme soutenu.
• Approche axée sur le service à la clientèle et l’excellence opérationnelle.