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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la direction du responsable régional, le superviseur administratif élaborera et mettra en œuvre des procédures, des politiques et des processus administratifs afin de soutenir les objectifs du Centre de services administratifs (ASC), les relations avec les autres unités universitaires et les organisations externes, ainsi que la mission globale de l'université en matière d'enseignement et de recherche. Le superviseur administratif réalisera et/ou organisera des activités visant à soutenir les opérations quotidiennes de l'ASC.
Responsabilités principales :
FONCTIONS GÉNÉRALES
- Superviser directement un employé de MUNACA et les employés d'AMUSE. Participer au recrutement, organiser et vérifier le travail, et participer à leur formation. Approuver les congés et suivre les absences.
- Consulter régulièrement le supérieur hiérarchique direct pour planifier les besoins en matière de soutien administratif.
RESSOURCES HUMAINES
- Traite les recrutements et les nominations dans WORKDAY pour les employés classés et non classés du CAS (professeurs invités, professeurs adjoints, associés universitaires, chargés de cours), les chargés de cours et les assistants de recherche
- Participe à l'administration de l'unité, par exemple au recrutement, à l'embauche, à l'intégration, au départ et à d'autres tâches liées à WORKDAY (offres d'emploi, traitement des licenciements, gestion des candidats, rédaction des lettres d'offre, ajustements salariaux, rapports et gestion des données)
- Fournit des informations détaillées sur les politiques relatives aux universitaires, aux postdoctorants, aux chargés de cours, aux assistants de recherche, aux congés et aux permis de travail
- Sert de ressource pour les questions liées à AMUSE, AMURE et MCLIU ; assure la liaison avec le syndicat McGill Labor Relations pour résoudre les conflits liés aux conventions collectives (AMURE, AMUSE, MCLIU)
- Remplit les dossiers d'offre d'emploi pour les permis de travail sur le site Web de CIC
- Prépare les annonces, tient à jour les dossiers du personnel, traite les congés sabbatiques et autres congés ; crée les nominations académiques pour les nouvelles recrues
- Aide aux activités liées aux politiques salariales annuelles
- Aide à la mise en œuvre des initiatives/programmes/politiques en matière de ressources humaines au niveau du département introduits par la faculté et/ou l'université
- Établit et entretient des relations de travail efficaces en identifiant les besoins et en apportant son soutien dans la prestation des services.
OPÉRATIONS
- Évalue et résout les problèmes administratifs liés aux bâtiments 3661 Peel, Birks Building et Morris Hall (sécurité, exploitation des installations, lecteurs de cartes AAM Lenel, etc.). Assure le suivi auprès des services concernés afin de garantir une résolution efficace.
- Gère les ressources matérielles de l'ASC ou des bâtiments (3661 Peel, Birks, Morris Hall) et veille au respect des réglementations universitaires et gouvernementales.
- En collaboration avec le responsable régional, le titulaire du poste tient à jour l'inventaire des locaux et interagit avec les services chargés des installations afin de fournir les services nécessaires au bâtiment, tels que les rénovations mineures, la sécurité, les interventions d'urgence, la sûreté, etc.
- Assure le suivi de l'inventaire, notamment les fournitures de bureau, l'acquisition et la distribution des licences logicielles, le matériel de bureau et les équipements électroniques et audiovisuels.
- Assurer le soutien logistique pour l'organisation de réunions, de conférences et de colloques, ainsi que pour les préparatifs de voyage. Assurer le soutien logistique au coordinateur administratif pour : assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux, contacter les participants, réserver les salles de réunion et aider à la préparation de l'ordre du jour.
- Mettre à jour, préparer et gérer la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels départementaux et les rapports annuels, sous forme imprimée ou sur le site web. Rédiger la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Organiser la production et la publication des revues départementales et d'autres documents tels que les rapports d'examen cyclique.
Autres compétences et/ou aptitudes requises
- Doit être orienté vers le client et le service, avec une capacité avérée à interagir avec des personnes de tous niveaux.
- Doit faire preuve d'une grande confidentialité dans ses relations avec les clients, les dossiers et la correspondance, et être capable de traiter des informations sensibles.
- Une expérience dans les ressources humaines en rapport avec le personnel académique et les affaires étudiantes est un atout.
- Expérience dans la gestion de budgets et d'autres transactions financières.
- Compétences organisationnelles avérées, souci du détail et capacité à coordonner, hiérarchiser et traiter plusieurs dossiers.
- Expérience avérée dans l'organisation d'événements et/ou de conférences.
- Compétences avérées en matière de planification, d'organisation et de direction de la mise en œuvre d'un projet spécial. Capacité à rédiger des comptes rendus de réunion précis.
- Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe.
- Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Internet.
- Expérience avec Workday.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-09-04
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, .
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