Spécialiste de la paie/Payroll Specialist

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Chez Mable Health, nous croyons que retrouver sa mobilité, ce n’est pas seulement un progrès clinique — c’est retrouver sa vie.

Fondée en 2022, Mable Health bâtit un réseau national de cliniques spécialisées en orthèses, prothèses, orthopédie et aides à la vie quotidienne. Notre mission : permettre à tous les Canadiens, peu importe où ils vivent, d’avoir accès à des soins de mobilité exceptionnels.

Nous unissons la passion et l’expertise des professionnels de la santé de terrain avec la vision, les ressources et la portée d’un réseau national soutenu par SeaFort Capital. Ensemble, nous redéfinissons les standards en matière de soins de mobilité.

Envie de contribuer à cette mission? De faire partie d’une organisation qui valorise autant l’humain que l’innovation? Venez faire bouger les choses avec nous.

Spécialiste de la paie

Relevant du Vice-Président des finances et en collaboration avec la Directrice des ressources humaines, le ou la spécialiste de la paie est responsable de la gestion complète du cycle de paie pour plusieurs entités de l’organisation. Il/elle doit s’assurer que les paies sont traitées de manière précise, conforme aux lois en vigueur, et dans les délais requis. Il/elle agit également à titre de personne-ressource pour toutes les questions relatives à la paie et aux avantages sociaux.

Responsabilités principales :

• Gestion complète du cycle de paie
• Assurer l’ensemble du cycle de paie pour tous les employés, qu’ils soient horaires ou salariés, sur une base de 26 paies. Cette responsabilité comprend :
• Compiler, traiter et vérifier l’ensemble des données nécessaires à la production de la paie, incluant les heures travaillées, les absences, les congés, les primes et les commissions, à l’aide du système de gestion du temps;
• Transmettre les données de paie dans les délais requis;
• Assurer la conformité de l’ensemble du cycle de paie avec les lois fiscales, les normes du travail et les manuels d’employés applicables;
• Traiter la paie pour les employés horaires et salariés sur une base de 26 périodes de paie;
• Procéder à l’ouverture et à la fermeture des dossiers de paie;
• Maintenir à jour toutes les données ayant un impact sur la paie (changement de salaire, taux d’assurance, déductions volontaires, impôts supplémentaires, nouvelles banques, etc.).

Gestion administrative et légale de la paie:

• Effectuer une gestion conforme, rigoureuse et confidentielle des éléments administratifs et légaux liés à la paie, incluant :
• Assurer le traitement rigoureux des pensions alimentaires, des saisies salariales, des relevés d’emploi, des augmentations salariales, des départs et des congés spéciaux;
• Vérifier l’exactitude des déductions à la source ainsi que les remises aux différents organismes gouvernementaux;
• Préparer les documents légaux de fin d’année (T4, Relevé 1, REER, CNESST, rapports gouvernementaux) ainsi que la déclaration annuelle des salaires et des activités de formation;
• Répondre aux demandes d’information ou d’enquête émanant des instances gouvernementales (ex. : assurance-emploi, Revenu Québec, ARC).

Gestion des avantages sociaux et application du manuel de l’employé:

• Administrer les vacances, les congés fériés, les congés de maladie, les congés mobiles, les congés parentaux, les primes, les bonis et les diverses allocations selon les politiques internes;
• Gérer les différentes banques de congés et assurer leur suivi rigoureux;
• Collaborer avec l’équipe des ressources humaines pour recevoir les données nécessaires (absences, congés, nouvelles embauches, fins d’emploi, contrats légaux, etc.);
• Valider les factures liées aux assurances collectives, REER, régimes de retraite et autres programmes d’avantages;
• Participer aux rencontres avec les fournisseurs d’avantages sociaux, conjointement avec l’équipe RH.

Production de rapports et conformité comptable;

• Produire des rapports et des écritures comptables nécessaires au suivi financier et à la conformité :
• Calculer les commissions mensuelles
• Préparer les écritures comptables liées à la paie, incluant les courus et participer aux processus de fin de mois;
• Concilier sur une base mensuelle les différents compte GL en lien avec la paie dont les banques de vacances, assurances collectives, etc.;
• Produire à chaque fin de mois, les rapports d’analyses pour les directions concernées (finances, RH, direction générale);
• Participer à l’intégration de la paie pour les futures acquisitions;
• Participer aux audits de fins d’année en fournissant les rapports et documents requis;

Support et amélioration continue

• Travailler en collaboration étroite avec les ressources humaines pour assurer une coordination optimale :
• Agir en tant que personne-ressource pour les questions relatives à la paie et résoudre les problèmes relevant de sa compétence;
• Participer à l’amélioration continue des processus et outils liés à la fonction paie afin d’optimiser l’efficacité, la rigueur et la conformité.
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Professionnel en conformité de la paie (PCP); (obligatoire)
• Bilingue (obligatoire)
• Connaissance approfondie des lois du travail et des normes de paie au Québec et dans les autres provinces au Canada (obligatoire);
• Maîtrise d’un logiciel de paie avancé tel qu’EmployeurD/Nethris, Dayforce, ADP (obligatoire);
• Maîtrise de la suite Microsoft dont un niveau avancé en Excel (obligatoire);
• Minimum de 5 ans d’expérience similaire en traitement de la paie, idéalement dans un environnement multi-entreprises et multi-provinces (obligatoire);
• Maitrise d’un système ERP (obligatoire)
• Connaissance de Microsoft AX (atout majeur)
• Diplôme en administration, comptabilité ou domaine connexe (atout majeur);
• Autonomie et rigueur
• Discrétion et sens élevé de la confidentialité ;
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Conditions de travail :

• Poste permanent à temps plein ;
• Lieu de travail : bureau situé à Montréal, dans le secteur Rosemont ;
• Mode hybride : 3 jours en présentiel, 2 jours en télétravail ;
• Salaire compétitif et gamme complète d’avantages sociaux.

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At Mable Health, we believe mobility isn’t just a clinical outcome — it’s about helping people reclaim their lives.

Founded in 2022, Mable Health is building a national network of trusted clinics specializing in orthotics, prosthetics, orthopedic devices, and daily living aids. Our mission is to ensure more Canadians — no matter where they live — have access to exceptional mobility care.

Backed by SeaFort Capital, we bring together the entrepreneurial spirit of independent healthcare providers with the scale, strategy, and resources of a national organization.

If you’re passionate about making a difference and want to be part of a team that values both people and progress — we’d love to meet you.

Payroll Specialist

Reporting to the Vice President of Finance and working with the Director of Human Resources, the Payroll Specialist is responsible for managing the entire payroll cycle for multiple entities within the organization. They must ensure that payroll is processed accurately, in compliance with applicable laws, and within the required timeframe. They also act as the point of contact for all payroll and benefits-related matters.

Main responsibilities:

Complete Payroll Management

• Oversee the complete payroll cycle for all employees, hourly and salaried, across 26 pay periods. Responsibilities include:
• Compiling, processing, and verifying all payroll-related data, including hours worked, absences, leave, bonuses, and commissions, using the time management system;
• Submitting payroll data within required deadlines;
• Ensuring the entire payroll process complies with applicable tax laws, labor standards, and internal policies or employee handbooks;
• Processing payroll for both hourly and salaried employees on a bi-weekly (26 pay periods per year) basis;
• Opening and closing employee payroll files;
• Maintaining and updating payroll records (e.g., salary changes, insurance rates, voluntary deductions, additional tax withholdings, bank account changes, etc.).

Administrative and legal payroll management

• Ensure the compliant, accurate, and confidential handling of all administrative and legal aspects related to payroll, including:
• Processing alimony payments, wage garnishments, records of employment, salary adjustments, terminations, and special leaves with diligence and precision;
• Verifying the accuracy of source deductions and remittances to government authorities;
• Preparing year-end statutory documents such as T4s, Relevé 1 slips, RRSP contributions, CNESST filings, government reports, and the annual declaration of salaries and training activities;
• Responding to information requests or audits from government agencies, including Employment Insurance, Revenu Québec, and the Canada Revenue Agency (CRA).

Benefits Management and Employee Handbook Implementation

• Administer vacations, statutory holidays, sick leave, floating leave, parental leave, bonuses, bonuses and various allowances in accordance with internal policies;
• Manage leave banks and ensure accurate and diligent tracking;
• Collaborate with the Human Resources team to obtain relevant data (absences, leaves, new hires, terminations, legal agreements, etc.);
• Validate invoices related to group insurance, RRSPs, pension plans, and other employee benefits;
• Participate in meetings with benefits providers in coordination with the HR team.

Reporting and Accounting Compliance

• Produce financial reports and accounting entries required for monitoring and compliance:
• Calculate monthly commissions;
• Prepare payroll-related journal entries, including accruals, and support month-end closing processes;
• Reconcile payroll-related general ledger accounts monthly (e.g., vacation banks, group insurance);
• Generate analysis reports for Finance, HR, and senior management on a monthly basis;
• Contribute to payroll integration during business acquisitions;
• Support year-end audits by providing required documentation and reports.

Support and continuous improvement

• Work closely with Human Resources team to ensure smooth coordination and efficiency:
• Serve as the point of contact for payroll-related inquiries and resolve issues within scope;
• Actively participate in the continuous improvement of payroll processes and tools to enhance efficiency, accuracy, and compliance.

Requirements and qualifications:

• Payroll Compliance Practitioner (PCP) designation – required
• Bilingual (French and English) – required
• Strong knowledge of payroll legislation and labor standards in Quebec and other Canadian provinces – mandatory
• Proficiency in advanced payroll systems such as EmployeurD/Nethris, Dayforce, or ADP – mandatory
• Proficient in the Microsoft Office Suite, with advanced Excel skills – required
• Minimum 5 years of experience in payroll processing, ideally in a multi-company, multi-province environment – mandatory
• Experience with ERP systems – mandatory
• Knowledge of Microsoft Dynamics AX – strong asset
• Diploma in administration, accounting, or a related field – strong asset
• High level of autonomy, attention to detail, and professionalism
• Demonstrated discretion and ability to handle confidential information
• Strong organizational skills and ability to manage multiple priorities simultaneously

Working conditions:

• Permanent full-time position;
• Workplace located in Montreal, in Rosemont’s sector;
• Hybrid work model : 3 days in office and 2 days remote per week;
• Competitive salary with a full range of benefits.