Pourquoi rejoindre Chubb Fire and Security ? Chez Chubb Fire and Security Canada, filiale de API Group, nous fournissons des solutions de sécurité incendie et de sécurité à la fine pointe de la technologie pour protéger ce qui compte le plus pour nos clients partout au pays. En tant que leader de confiance dans l'industrie de l'incendie et de la sécurité, nous nous sommes forgés une réputation d'excellence, de fiabilité et d'innovation. Rejoindre notre équipe, c'est faire partie d'un fournisseur de premier plan de solutions de sécurité et de sûreté incendie, avec des opportunités de croissance et d'avancement.
Notre mission est d'aller plus loin pour nos clients et notre industrie. Nous sommes à l'avant-garde de la conception, de la fourniture et du soutien de solutions sûres, fiables et innovantes.
Résumé du rôle :
Notre succursale de Québec est à la recherche d'un administrateur de succursale pour rejoindre l'équipe. Les principales tâches et responsabilités de ce rôle seront de soutenir tous les aspects du processus des commandes à l'encaissement dans les opérations de notre succursale, y compris, mais sans s'y limiter, la facturation, le traitement des commandes, les activités d'achat et les responsabilités du service à la clientèle, ainsi que d'autres tâches assignées.
Il s'agit d'un rôle en présentiel à la succursale en question 5 jours par semaine, 37,5 heures par semaine.
Responsabilités du poste :
1. Fournir un soutien administratif au besoin pour toutes les divisions de la direction générale
2. Traiter et saisir les travaux, les bons de travail et les données et documents des clients, au besoin pour les rapports de l'entreprise, dans les systèmes de l'entreprise, en temps opportun, conformément aux attentes et aux normes de la direction. Tenir à jour les comptes des clients et assurer l'exactitude des informations.
3. Clôture des projets et des bons de travail et traite les factures
4. Gérer et gérer les interactions, les demandes de renseignements et les différends avec les clients, fournir des solutions et des alternatives appropriées dans les délais impartis et assurer un suivi pour assurer la résolution conformément aux politiques de l'entreprise.
5. Responsable du traitement des factures pour le paiement via le système ERP conformément aux politiques de paiement de l'entreprise. Vérifie que le paiement est facturé au bon fournisseur et pour le bon montant. S'assurer que la quantité commandée/reçue est enregistrée avec précision par rapport aux chiffres réels reçus. Effectuer les annulations et les nouvelles soumissions de factures, le cas échéant.
6. Examine, gère et répond à toutes les demandes de facturation, aux litiges et au crédit demandé qui nécessitent un traitement supplémentaire et aide les clients et les fournisseurs par téléphone et par e-mail tout au long du processus de crédit avec une communication claire et précise concernant leur situation.
7. Traiter toutes les factures des fournisseurs au besoin en utilisant le code GL approprié de la base de données (conformément aux politiques et directives de l'entreprise) et en obtenant l'approbation appropriée basée sur la matrice d'approbation.
8. Possède une bonne connaissance des systèmes ERP pour saisir et accéder à l'information dans le traitement des demandes téléphoniques entrantes des clients et des fournisseurs au service des comptes fournisseurs. Fournit un service utile au fournisseur concernant les questions, les questions et les problèmes de comptes clients (par exemple, dates de paiement, frais incorrects, etc.). Demander des conseils et de l'aide à son superviseur au besoin. Veiller à ce que les problèmes soient résolus correctement et en temps opportun.
9. Aider à maintenir un système de classement ordonné et contribuer à la tenue des archives à la fin de la période.
10. Adhère à toutes les règles et procédures de l'entreprise en matière de santé et de sécurité. Agir de manière responsable et sécuritaire. Responsable du respect de toutes les normes et procédures de l'entreprise.
11. Allègement des vacances pour d'autres postes dans les succursales
12. Aider l'équipe des opérations de la direction générale en lui fournissant le soutien et l'information nécessaires.
13. Autres tâches assignées par le gestionnaire hiérarchique
Exigences du poste :
1. Études postsecondaires en administration de bureau ou dans une discipline connexe, de préférence
2. 2+ ans d'expérience dans un environnement administratif au rythme rapide
3. Excellentes compétences en communication écrite et verbale
4. Solides compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles
5. Excellente compétence en gestion du temps - Très organisé et capable de travailler sous pression.
6. Flexibilité pour effectuer plusieurs tâches dans un environnement au rythme rapide
7. Solides compétences en informatique et maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint). Une expérience et/ou une connaissance des systèmes d'entreprise sont préférables.
8. Bilinguisme français et anglais est requis
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : à partir de 50 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel