Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Agit comme personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures de l’unité. Résout les problèmes relevant de sa responsabilité. Consulte la documentation pertinente et communique avec les personnes-ressources appropriées pour obtenir et fournir des renseignements sur des questions diverses et complexes.

Participe au bon fonctionnement de l’unité. Recommande des modifications aux procédures afin d’en améliorer l’efficacité. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l’établissement des priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre des décisions prises par le superviseur.

Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que les brochures promotionnelles, les guides départementaux et les rapports annuels. Rédige de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Formate les documents et les révise pour en assurer la grammaire, l’orthographe et l’exactitude. Prend des notes et tape divers documents tels que de la correspondance, des rapports et des notes de service. Signe certains documents.

Administre les comptes de l’unité. Prépare les budgets ou les propositions budgétaires. Surveille et rapproche divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les écarts et erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de comptes sur demande.

Tient à jour les dossiers du personnel et complète la documentation pour les paiements, affectations, nominations, promotions, congés sabbatiques, absences, et autres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. S’assure du respect des délais.

Participe aux activités liées aux affaires étudiantes telles que l’admission, la préinscription, l’inscription, l’aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Suit les inscriptions, les modifications de cours, le rendement académique, les prêts, les bourses et les récompenses. Réfère les problèmes qui dépassent son domaine d’expertise aux personnes-ressources appropriées ou aux autorités compétentes.

Gère l’agenda du superviseur. Prend les rendez-vous, rappelle les rendez-vous au superviseur et organise l’horaire selon les priorités.

Fournit de l’information aux appelants et visiteurs. Détermine la raison de l’appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évalue la nécessité d’une intervention d’autres personnes-ressources et fixe des rendez-vous si nécessaire.

Planifie des réunions, contacte les participants et réserve les salles. Aide à la préparation de l’ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et effectue le suivi des décisions relevant de sa responsabilité.

Utilise divers logiciels. Maintient les systèmes d’information informatisés et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité de l’unité. Agit comme personne-ressource concernant l’utilisation des logiciels. Explique et démontre l’utilisation des logiciels, résout les problèmes relevant de son domaine d’expertise et communique avec les personnes-ressources informatiques au besoin. Maintient et met à jour les fichiers administratifs. Gère les systèmes de classement et organise l’archivage.

Assure la gestion de l’inventaire et effectue les achats de fournitures et d’équipement. Organise l’entretien de l’équipement de bureau. Vend certains articles tels que les notes de cours et gère la caisse.

Doit être axé sur le service à la clientèle, avec une capacité démontrée à interagir avec des universitaires, des chercheurs et du personnel à tous les niveaux.

Grande attention aux détails.

Excellentes compétences organisationnelles, capacité à prioriser les demandes entrantes et à gérer plusieurs tâches pour respecter les délais et travailler sous pression.

Capacité à résoudre des problèmes, axé sur les résultats.

Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.

Parfaitement bilingue en français et en anglais.

À l’aise avec les programmes Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Microsoft Drive, etc.).

Capacité à compiler des informations pour préparer des demandes de subventions et à assurer la liaison avec d'autres institutions et parties prenantes externes.

Capacité démontrée à offrir un soutien adapté aux attentes de différentes équipes.

Compréhension des principes de base de la comptabilité et de la budgétisation.

Capacité à lire les registres financiers.