VOS RESPONSABILITÉS :
Sous la supervision de la directrice générale de l’éducation internationale, l’assistante administrative ou l’assistant administratif assure un soutien polyvalent aux activités du bureau. Elle ou il prend en charge la gestion administrative courante, contribue au suivi financier et participe activement aux communications internes et externes. L’ensemble des responsabilités s’exercent à l’échelle régionale, nationale et internationale. Les principales responsabilités sont :
Coordination administrative
- Assurer les tâches administratives pour le Bureau de la direction générale de l'éducation internationale et du conseil d’administration, en étroite collaboration avec les différents services;
- Gérer les courriels, l’agenda, les déplacements et les prises de rendez-vous;
- Participer à l’accueil logistique des délégations nationales et internationales;
- Préparer, rédiger, corriger et mettre en page des documents, lettres, rapports et présentations;
- Organiser les réunions et rencontres du conseil d’administration, y assister si nécessaire, et rédiger les ordres du jour, procès-verbaux et comptes rendus;
- Traiter les communications téléphoniques, électroniques ainsi que le courrier;
- Préparer des rapports, listes, tableaux et faire du traitement de texte à l’aide de plusieurs logiciels;
- Créer et compléter divers documents et formulaires, notamment pour l’inscription des élèves;
- Gérer le système de classement;
- Répondre aux demandes de renseignements des élèves, des parents, du personnel des écoles et des partenaires externes;
- Exécuter toutes autres tâches connexes visant à fournir un soutien administratif efficace à la direction générale, au conseil d’administration et aux membres de l'équipe.
Gestion financière
- Effectuer les demandes d’achat, les bons de commande ainsi que le suivi de la facturation;
- Effectuer le suivi des paiements des frais de scolarité;
- Saisir les données budgétaires, assurer le suivi de divers budgets et en faire rapport à la direction;
- Préparer et vérifier l’exactitude des réclamations et factures des employés, puis les transmettre pour paiement;
- Réaliser les conciliations et effectuer les dépôts bancaires;
- Participer à la préparation des documents nécessaires aux vérifications et redditions de comptes;
- Collaborer à la gestion des contrats avec des fournisseurs ou partenaires;
- Gérer la petite caisse.
Communication et médias sociaux
- Soutenir et diffuser des communications internes, notamment les bulletins, courriels, annonces;
- Concevoir et gérer les publications sur les médias sociaux liés à l’éducation internationale (Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.);
- Contribuer à la création de contenus promotionnels ou informatifs, tels que visuels, présentations et infolettres;
- Participer à l’élaboration et à la gestion du calendrier de communication;
-
Mettre à jour le site web et les plateformes numériques.
PROFIL RECHERCHÉ :
- Compétences : Auto-apprentissage, créativité/innovation, habiletés techniques et technologiques, approche client, collaboration, communication, bienveillance, adaptabilité/résilience, sens des responsabilités, auto-gestion, construction identitaire.
- Qualifications et exigences :
- Diplôme d'études collégiales en secrétariat, bureautique ou techniques administratives ou une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente jugée équivalente par le CECCE;
- Six (6) mois d’expérience en secrétariat ou dans une école serait un atout;
- Connaissance des logiciels pertinents aux responsabilités (Suite Microsoft et applications Google);
- Connaissance des logiciels SAP et ASPEN serait un atout;
- Connaissance des méthodes de bureau;
- Discrétion et respect du caractère confidentiel de certains aspects du travail.
- Langues : maîtrise du français à l'oral et à l'écrit et bonne connaissance de l’anglais à l’oral.
- À savoir avant de soumettre votre candidature : Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises sur le site Web du CECCE et inclure une copie à jour de votre curriculum vitae en FRANÇAIS, d'une copie de votre diplôme, ainsi que tout autre renseignement pertinent. Toute candidature reçue par courriel, par télécopieur, par courrier ou incomplète sera refusée.
Suivez notre conseil :
Le Conseil des écoles catholiques du Centre-Est (CECCE) est le plus grand réseau canadien d’écoles de langue française à l’extérieur du Québec. Avec plus de 28 000 élèves répartis dans 46 écoles élémentaires, 14 écoles secondaires, une Académie d'apprentissage virtuel, un réseau de classes nature, et une école pour adultes, le CECCE se distingue par l’excellence de son approche pédagogique transformée et la bienveillance de son environnement scolaire, en promouvant une communauté scolaire francophone plurielle, inclusive et vibrante.
Si vous partagez nos valeurs d’inclusion et d’ouverture, joignez-vous à la grande famille du CECCE et évoluez dans un environnement professionnel épanouissant où chaque contribution forge l’avenir des élèves.
Rejoignez un cadre souple et innovant tout en:
- Travaillant pour le chef de file dans le milieu de l’éducation au Canada;
- Évoluant dans un environnement innovant et 100 % francophone;
- Bâtissant une carrière en profitant de multiples possibilités d'avancement;
- Profitant d’un salaire et d’avantages sociaux concurrentiels;
- Se rapprocher de son lieu de domicile, puisque le CECCE compte 61 établissements scolaires;
- Bénéficiant d’un environnement de travail bienveillant où le bien-être de chaque membre du personnel est une priorité;
- Participant à la promotion de la culture franco-ontarienne et de la catholicité.