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Faculté des sciences
Département de biologie
Contrat de deux ans jusqu’en août 2027, avec possibilité de prolongation.
Résumé du poste:
L’agent(e) administratif(ve) assure une administration efficace et efficiente au département de biologie, Faculté des sciences, en soutien à l'enseignement, à la recherche et à l'administration, conformément aux objectifs et aux buts de l'unité, tout en assurant la cohérence avec la mission et la culture de la Faculté et de l'Université. Planifier, développer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour le(s) département(s). Soutenir les activités liées à l'administration générale, y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, les communications, les affaires étudiantes, les ressources physiques. En collaboration avec la Faculté et/ou l'équipe de gestion, développer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs pour les opérations quotidiennes des départements/Faculté. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et directives de l'Université. Favoriser les relations avec d'autres unités et organisations externes.
Responsabilités principales:
- Responsabilité principale des opérations administratives quotidiennes du département de biologie. Planifie, développe et met en œuvre des procédures, politiques et processus administratifs nécessitant une analyse complexe et une prise de décision, en soutien aux objectifs et buts du département et à la mission globale d'enseignement et de recherche.
- Superviser et gérer le personnel de soutien. Effectuer plusieurs fonctions RH, y compris l'allocation de la charge de travail, la gestion des performances, la résolution des conflits et la direction de l'équipe vers l'atteinte des objectifs organisationnels.
- Agir en tant que point de contact principal et ressource administrative pour la chaire tout en travaillant au sein d'une équipe de gestion, y compris des spécialistes financiers, pour améliorer les opérations et la standardisation entre les unités afin d'optimiser l'efficacité de l'unité. Agir en tant que liaison et point de contact entre le département et la Faculté et au sein de l'équipe de gestion. Agir en tant que ressource secondaire pour d'autres départements au besoin, à titre consultatif.
- Responsable et supervise toutes les nominations académiques et non académiques, les renouvellements et autres fonctions connexes au sein du système HRIS.
- Conseiller et faire des recommandations à la chaire du département sur les questions relevant du portefeuille : politiques RH, performances, avantages sociaux, formation, infrastructure et équipement, communications. Travailler au sein de l'équipe de gestion pour identifier les opportunités et les efficacités pour soutenir les opérations au sein de l'unité et entre les unités.
- Superviser et gérer le recrutement et l'embauche de tous les CAS, chargés de cours, assistants d'enseignement et assistants de recherche. Responsable de s'assurer que toutes les embauches sont conformes aux dispositions des conventions collectives et aux politiques de l'Université.
- Fournir un soutien à la chaire dans les affaires du personnel académique telles que l'embauche, l'immigration, les congés sabbatiques, autres congés, la réaffectation, la titularisation, le mérite et la retraite. Collecter et analyser des données et préparer le rapport annuel du département, les examens cycliques et d'autres rapports selon les directives de la chaire. Répondre aux demandes de données et de rapports de l'administration de la Faculté/Université.
- En collaboration avec les spécialistes de l'équipe de gestion, responsable de la surveillance budgétaire, de la planification, du reporting et des processus de fin d'année, recommander des allocations budgétaires et pratiquer une gestion financière saine.
- Agir en tant que personne-ressource générale et liaison sur les questions financières parmi les professeurs, le personnel et les étudiants. Conseiller sur le processus budgétaire et tenter de clarifier les systèmes et procédures financiers de l'Université.
- Représenter le département lors des réunions pour fournir des contributions concernant les affaires financières et les ressources humaines et pour communiquer les discussions et recommandations des comités à la chaire afin de prendre des décisions et des politiques.
- Identifier et participer à des initiatives d'amélioration continue pour maximiser l'efficacité de l'unité.
- Entreprendre des projets spéciaux en fonction des besoins du département.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
- Diplôme de premier cycle requis. Un diplôme de maîtrise dans un domaine connexe est considéré comme un atout.
- Bilingue; excellentes compétences en communication verbale et écrite, en anglais et en français.
- Une expérience et une connaissance éprouvées des politiques, procédures et processus universitaires, administratifs et académiques sont considérées comme un atout. Une expérience de gestion dans un milieu syndiqué est également un atout.
- Capacité démontrée d’établir et de maintenir des relations de travail positives et efficaces avec les intervenants internes et externes.
- Capacité avérée à motiver et à gérer des équipes durant des transitions; solides compétences en matière de délégation.
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication, essentielles pour guider et gérer efficacement des équipes.
- Maîtrise de la technologie et forte aptitude à utiliser des outils et technologies d'automatisation est essentielle.
- Vaste expérience de la gestion budgétaire et de la surveillance financière.
- Capacité de travailler de façon autonome et en collaboration, en promouvant un environnement axé sur le travail d’équipe.
- Solides compétences organisationnelles et en résolution de problèmes; capacité à prendre des initiatives, à mettre en œuvre des améliorations de processus de façon efficace et à faire preuve de créativité.
- Capacité de gérer des situations difficiles avec tact, diplomatie et ingéniosité.
- Excellentes compétences en gestion du temps, capacité éprouvée à établir l’ordre de priorité des tâches, à travailler sous pression et à respecter les échéances au sein d’un environnement en évolution rapide.
- Capacité démontrée à rechercher, résumer et présenter des informations de manière efficace, tant verbalement que par écrit, avec une grande attention aux détails.
- Méticuleux dans la documentation des actions de suivi concernant les dossiers en cours.
- Maîtrise de l'utilisation de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Minerva et Workday.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
- Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 %)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) journées flexibles
- Neuf (9) « Vendredis d'été » – congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
- Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer
ici
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Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $64,770.00 - $80,960.00 - $97,150.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-08-10
Date limite pour postuler :
2025-08-27
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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