Administrative Assistant

JOB DESCRIPTION

Posting # – RI-25-025

Posting Period: June 6 to 20, 2025

POSITION: Administrative Assistant

CHEO Research Institute – Office of Research Services (ORS)

Current Vacancy

TERM: Full-time (FTE 1.0), Permanent

SALARY: $50,000 - $58,000 (will commensurate with skills and experience)

Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEO RI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth, and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for an Administrative Assistant for the Office of Research Services (ORS).

As an Administrative Assistant with the ORS, you will be part of a team that is driving a bold new research strategy and shape a healthier tomorrow at CHEO and beyond. This role is essential in supporting and coordinating the smooth operation of the ORS in its day-to day operations as we collaboratively work towards our strategic goals. You will be valued for your contributions and empowered to grow and succeed in a forward-thinking environment.

KEY RESPONSIBILITIES

ORS Operations Support

• Assist the Director of Research Operations with office space requests and Workspace Committee coordination.
• Coordinate office moves, workspace setups, furniture orders, and renovation requests with the facilities team.
• Manage room access logistics including key distribution and office signage.
• Oversee the booking system for touchdown spaces to support flexible work arrangements.
• Maintain office functionality by ensuring supplies (office and kitchen) are stocked and equipment is operational.
• Support procurement of equipment and technology (e.g., computers, monitors) in coordination with IT and procurement teams.

Communications Support

• Provide administrative support to the Communications Team, including weekly meetings and inbox management.
• Maintain and distribute the Discoveries newsletter; manage distribution list and coordinate PubMed scans.
• Update website content including researcher profiles, publications, news, and recruitment materials.
• Support intranet updates in collaboration with ORS.
• Provide logistical and technical support for Leadership Check-in events (scheduling, AV setup, recordings).
• Coordinate the CHEO RI Swag program twice annually, including communications, ordering, and distribution.

Patient and Family Engagement Program Support

• Provide administrative support for the Patient and Family Advisory Committee (PFAC), including scheduling, and minute-taking.
• Manage PFAC-related purchases and expense claims in Workday.
• Maintain family leader profiles on the CHEO RI website and support onboarding of new members.

General Administrative Support

• Provide administrative assistance to ORS Directors: scheduling, meeting support, minute-taking, and room bookings.
• Manage expense reporting and claims submission in Workday, ensuring compliance and timely processing.
• Maintain and update distribution lists.
• Provide backup support to the Executive Assistant as needed.

Event Coordination

• Organize logistics for meetings and events: scheduling, IS coordination, catering, room setup, and vendor invoice processing.

Perform other related duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• High school diploma or equivalent; additional qualifications in office administration or related field preferred.
• Minimum 3-5 year of experience in an administrative, operations or communications role, managing multiple professionals.
• Experience in maintaining multiple calendars, organizing large group meetings, setting agendas, and minute taking.
• Demonstrate high level of attention to details and professionalism.
• Proficiency in computer skills (Microsoft Office 365 and SharePoint).
• Strong organizational skills including time management, prioritization, scheduling and file management.
• High degree of accuracy, proofreading, and detail orientation.
• Profound level of confidentiality and discretion in handling sensitive information, protecting data and respecting privacy.
• Excellent communication (verbal and written) and interpersonal skills with a customer service mindset.
• Experience in event planning and coordination is an asset.
• Commitment to our values of inclusivity, engagement, collaboration, and innovation.
• Bilingualism is an asset (English and French).

WORKING CONDITIONS

• Work independently and in a team-based environment
• Ability to work under tight deadlines
• On-site work, with the flexibility to work in a hybrid work model, up to three days a week, in accordance with current policy

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;
• Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter, outlining your experience in relation to the role, to jlauzon@cheo.on.ca.

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated will be 401 Smyth Road, Ottawa, ON, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

DESCRIPTION DE POSTE

Numéro d’affichage RI–25–025

Période d’affichage : Du 6 au 20 juin 2025

POSTE : Adjointe administrative ou adjoint administratif

Institut de recherche du CHEO – Bureau des services de recherche

Poste vacant actuel

DURÉE : Permanent, temps plein, 1,0 ETP

SALAIRE : Le salaire varie de 50 000 $ à 58 000 $ (il sera proportionnel aux compétences et à l’expérience)

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, consiste à réunir des gens talentueux exceptionnels et des technologies pour mener des recherches qui changeront la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.

L’IR du CHEO a immédiatement besoin d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif pour le Bureau des services de recherche.

En tant qu’ajoint administratif au SRO, vous ferez partie d’une équipe qui met en œuvre une nouvelle stratégie de recherche audacieuse pour façonner un avenir en meilleure santé au CHEO et au-delà. Ce role est essential pour soutenir et coordonner le bon fonctionnement du SRO dans ses activités quotidiennes, tout en collaborant avec nous pour atteindre nos objectifs stratégiques. Vous serez valorisé pour vos contributions et vous aurez l’occasion de vous épanouir et de réussir dans un environnement avant-gardiste.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien aux opérations du Bureau des services de recherche

• Aider la directrice des opérations de recherche relativement aux demandes liées aux espaces de bureau et à la coordination du comité d’espace de travail.
• Coordonner les déménagements des bureaux, l’aménagement des espaces de travail, les commandes de mobilier et les demandes de rénovation avec l’équipe des installations.
• Gérer la logistique de l’accès aux salles, comme la distribution des clés et l’affichage au bureau.
• Superviser le système de réservation des points de transition afin de favoriser des modalités de travail flexibles.
• Maintenir la fonctionnalité du bureau en veillant notamment à l’approvisionnement des fournitures (bureau et cuisine) et au bon fonctionnement de l’équipement.
• Soutenir l’acquisition d’équipement et de technologies (comme des ordinateurs et des écrans) en coordination avec les équipes des TI et de l’approvisionnement.

Soutien aux communications

• Assurer un soutien administratif à l’équipe des communications, notamment pour les réunions hebdomadaires et la gestion de la boîte de réception.
• Tenir à jour et distribuer le bulletin Découvertes; gérer la liste de distribution et coordonner la recherche de documentation provenant de PubMed.
• Mettre à jour le contenu du site Web, dont les profils des chercheuses et chercheurs, les publications, les nouvelles et les documents de recrutement.
• Donner son soutien dans le cadre des mises à jour de la plateforme intranet en collaboration avec le Bureau des services de recherche.
• Fournir un soutien logistique et technique pour les bilans du leadership (planification, configuration audiovisuelle, enregistrements).
• Coordonner le programme d’articles promotionnels de l’IR du CHEO deux fois par année, dont les communications, les commandes et la distribution.

Soutien du programme d’engagement des patientes et des patients et de leur famille

• Assurer un soutien administratif au Comité consultatif des patientes et patients et de leur famille, dont la planification et la rédaction de procès-verbaux.
• Gérer les achats et les demandes de remboursement liés au Comité consultatif des patientes et patients et de leur famille dans Workday.
• Tenir à jour les profils des chefs de famille sur le site Web de l’IR du CHEO et appuyer l’intégration des nouveaux membres.

Soutien administratif général

• Fournir une aide administrative aux directrices et directeurs du Bureau des services de recherche en remplissant les tâches suivantes : planification, soutien lors des réunions, rédaction de procès-verbaux et réservation de salles.
• Gérer la soumission des rapports de dépenses et des demandes de remboursement dans Workday, en en assurant la conformité et le traitement rapide.
• Tenir à jour les listes de distribution.
• Donner du soutien à l’adjointe ou l’adjoint de direction, au besoin.

Coordination des événements

• Assurer la logistique des réunions et des événements en remplissant les tâches suivantes : planification, coordination des services d’information, services de traiteur, configuration des salles et traitement des factures des fournisseurs.

Accomplir les autres tâches connexes assignées.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent; qualifications supplémentaires en administration de bureau ou dans un domaine connexe, un atout.
• Un minimum de trois à cinq ans d’expérience dans un rôle en administration, en exploitation ou en communication, tout en supervisant plusieurs professionnelles et professionnels.
• Expérience de la gestion de plusieurs calendriers, de l’organisation de réunions en grand groupe, de l’établissement d’ordres du jour et de la rédaction de procès-verbaux.
• Grand souci du détail et professionnalisme.
• Maîtrise de l’informatique (Microsoft Office 365 et SharePoint).
• Solides compétences organisationnelles, notamment la gestion du temps, l’établissement des priorités, l’ordonnancement et la gestion des dossiers.
• Haut degré de précision, notamment dans la correction d’épreuves, et souci du détail.
• Capacité élevée à assurer la confidentialité et la discrétion du traitement des renseignements de nature délicate, à protéger les données et à respecter la vie privée.
• Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) et compétences interpersonnelles avec un état d’esprit axé sur le service à la clientèle.
• Expérience en planification et en coordination d’événements, un atout.
• Volonté de respecter nos valeurs d’inclusion, de mobilisation, de collaboration et d’innovation.
• Bilinguisme, un atout (anglais et français).

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome.
• Capacité à travailler dans des délais serrés.
• Travail sur place, avec la possibilité de travailler selon un mode hybride jusqu’à trois jours par semaine, conformément à la politique en vigueur.

AUTRES EXIGENCES

• Autorisation de travailler au Canada
• Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID‑19 de l’IR du CHEO
• Vérification du casier judiciaire

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation décrivant votre expérience par rapport au poste à jlauzon@cheo.on.ca.

L’IR du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous avons pris l’engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l’ensemble des candidates et candidats qualifiés. Conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi peuvent envoyer un courriel à ce sujet aux Ressources humaines à l’adresse researchhr@cheo.on.ca.

L’IR du CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, notamment la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux perspectives et aux cheminements de carrière diversifiés et non traditionnels, et aux compétences comme la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorités racisées, d’Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identités de genre minoritaires, ainsi que d’autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour collaborer de façon productive auprès de diverses communautés.

L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $50,000.00-$58,000.00 per year

Benefits:

• Company pension
• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• Work from home

Language:

• Mandarin (preferred)

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1H 8L1