Sous la supervision du Vice-président, Développement stratégique - Infrastructures, l'Adjointe de direction assure un soutien administratif essentiel à l'équipe de direction. Ce rôle offre une opportunité unique de jouer un rôle clé dans la réussite des projets. Une grande organisation, de la polyvalence et de la proactivité feront de vous un excellent atout pour ce poste!
Ce que vous réservent vos journées de travail chez EXP
- Gérer l'agenda du vice-président et coordonner ses activités professionnelles;
- Assister le vice-président dans le développement des affaires et l'atteinte des objectifs de l’équipe;
- Soutenir l'équipe dans la préparation d'offres de services et de propositions;
- Répondre aux demandes des clients en assurant la saisie, la révision et la correction des documents techniques liés aux projets;
- Participer aux rencontres et rédiger les comptes-rendus lorsque requis;
- Veiller à l’application des normes ISO au sein des succursales de la région métropolitaine (Laval, Montréal, Longueuil);
- Effectuer l'ouverture de dossiers et assurer le suivi de la qualité des projets;
- Mettre en place et suivre les méthodes de gestion budgétaire pour chaque projet;
- Gérer les appels entrants en les acheminant aux bonnes personnes et s'assurer que les retours d'appel se fassent rapidement;
- Réunir les bons de commande et les factures pour les achats et sous-traitants, faire approuver et transmettre au service des comptes à payer;
- Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et veiller à leur réapprovisionnement;
- Accueillir et intégrer les nouveaux employés;
- Effectuer toutes autres tâches connexes liées au poste.
Ce qui fait de vous un atout pour EXP
- Un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Une maîtrise de la suite Office 2016 (Word, Excel, Power Point et Outlook);
- Une maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit;
- Une maitrise élémentaire de l’anglais demandée (débutant). Vous pourrez être amené à échanger ponctuellement avec des partenaires internes, situés dans le reste du Canada ou aux États-Unis, en anglais à l’oral et principalement à l’écrit.
- Vous démontrez une très grande précision dans l’exécution de vos tâches;
- Vous êtes organisée et fiable, concentrée sur vos tâches, ce qui vous permet de bien rencontrer tous les objectifs qui vous sont fixés ou que vous vous êtes fixés;
- Vous êtes reconnue pour votre grande capacité d’apprentissage;
- Vous êtes d’une discrétion exemplaire.
Ce que vous offre EXP
- Un salaire concurrentiel avec le marché;
- Un régime d’assurance collective flexible incluant un régime d’invalidité de courte et longue durée, un programme d’aide aux employés (PAE) et des services de soins de santé virtuels;
- Un régime d’épargne retraite;
- L’engagement à soutenir et favoriser la conciliation famille-travail (horaires flexibles, télétravail, etc.);
- La possibilité d’évoluer au sein de l’entreprise;
- Une entreprise tournée vers le développement durable et sa communauté;
- L’accès à un programme de remboursement de frais liés à des activités de mieux-être;
- L’accès à un programme de bonification;
- L’accès à des formations de perfectionnement.
Au plaisir de faire votre connaissance !
EXP souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi. Les candidatures des femmes, des membres de minorités visibles et de minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. Les personnes en situation de handicap qui le désirent peuvent obtenir des mesures d’adaptation pour le processus de sélection en nous contactant à l’adresse courriel suivante: hrsupport@exp.com.
Avec pour mission de comprendre, innover, collaborer et réaliser, EXP fournit des services-conseils et des services complets d’ingénierie, d’architecture et de conception destinés aux milieux bâtis et naturels du monde entier.
Notre histoire
L’héritage professionnel d’EXP remonte à 1906, année marquant le début des activités d’ingénierie des infrastructures de la plus ancienne de ses sociétés patrimoniales. Aujourd’hui, à l’échelle d’EXP, des milliers de personnes créatives travaillent ensemble à créer des projets et des expériences extraordinaires, année après année.
Ce qui nous différencie
La passion, l’enthousiasme, la diversité et les capacités de pointe de nos équipes sont ce qui nous rassemble et nous définit. Il nous tient à cœur d’offrir un milieu de travail stimulant qui favorise l’avancement professionnel, qui encourage la créativité et qui récompense l’excellence.
Nous savons que l’équilibre travail et vie personnelle est un des éléments clés du bien-être de nos employées et employés et nous mettons continuellement en place des mesures qui permettent d’assurer cet équilibre. EXP est d’ailleurs la première firme de génie-conseil à avoir obtenu le Sceau Concilivi.
Apprenez-en davantage sur la vie en mode EXP en visitant www.exp.com.