TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Assurer l’accueil des visiteurs et tenir le registre à jour (MK Descartes)
- Répondre aux appels entrants
- Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production (Oracle)
- Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants et préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, envois par messagers)
- Effectuer de la traduction pour des présentations et des formations à l’interne
- Établir et maintenir un système de classement efficace
- Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau
- Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des articles promotionnels (faire des recherches et demander des soumissions)
- Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines :
- Effectuer la rédaction et la publication de descriptions de tâches pour les postes à pourvoir (Indeed)
- Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue
- Participer à l’accueil des nouveaux employés
- Création, émission et suivi des cartes d’accès (Kantech)
- Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés
- Offrir un support lors de l’organisation d’activités corporatives
- S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées
- Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise
- Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET HABILETÉS
- Bilinguisme essentiel (français, anglais)
- Très bonne connaissance de la suite MS Office, notamment avec Outlook afin d’organiser des réunions en présentiel ou par TEAMS, gestion des disponibilités, effectuer des réservations de salles
- Aisance avec les outils informatiques et les périphériques (facilité à apprendre de nouveaux logiciels, utilisation d’imprimantes, de numériseurs et de systèmes téléphoniques)
- Soutien au recrutement (affichage de postes, appels de présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)
- Capacité de rédaction professionnelle (demandes internes et externes, courriels)
- Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, gestion des visites, représentation professionnelle de l’entreprise)
- Discrétion, débrouillardise, autonomie, initiative et soucis du détail
ÉDUCATION EXIGÉE
Détenir un DEC en bureautique ou l’équivalent
EXPÉRIENCE
Minimum de 3 ans dans un poste similaire
AUTRES FONCTIONS
La description de travail n’est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète des activités, des tâches ou des responsabilités qui sont exigées de l’employé. Les tâches, les responsabilités et les activités peuvent changer, ou de nouvelles peuvent être attribuées à tout moment.
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